Receptionist med inriktning mötesservice

Sortera på publicering: 2018-06-20

Uppsala universitet är ett brett forskningsuniversitet med stark internationell ställning. Uppgiften är att bedriva forskning och utbildning av högsta kvalitet och att på olika sätt samverka med samhället. Vår viktigaste tillgång är alla de individer som med sin nyfikenhet och sitt engagemang gör Uppsala universitet till en av landets mest spännande arbetsplatser. Uppsala universitet har 42.000 studenter, 7.000 anställda och en omsättning på 6,7 miljarder kronor.

Vi söker en positiv och ansvarstagande person till vårt team vid Gemensam service, med huvudsaklig placering vid campus Engelska parken. Nyckelord för tjänsten är hög servicekänsla, initiativförmåga, självständighet och flexibilitet. Övriga viktiga egenskaper är samarbetsförmåga och noggrannhet.

Avdelningen för Gemensam service och administration
Avdelningen för Gemensam service och administration är en nybildad avdelning inom förvaltningen vid Uppsala universitet. Avdelningen består av två enheter där den ena har sin bas i Uppsala och den andra i Visby. Enheten i Uppsala stödjer verksamheten vid campus Engelska parken, Segerstedthuset och Universitetshuset. Du som söker tjänsten skall därför vara beredd att kunna utgå från ovan nämnda platser.

Campus Engelska parken är ett av Uppsala universitets största områden för utbildning och forskning. Här arbetar ca 1000 medarbetare och ca 5000 studenter. Gemensam service stödjer verksamheten på campus med servicecenter, mötesservice och fastighetsservice. Servicecenter/mötesservice kommer på campus Engelska parken att bestå av tre personer, som är en del av en större enhet.

Dina arbetsuppgifter
Det här är en tvådelad tjänst där du arbetar både som receptionist i servicecenter och med mötesservice vid enheten. Som receptionist förväntas du ge god service och områdesgemensam information till de verksamma vid Engelska parken. Vidare ansvarar servicecenter bland annat för utdelning av campuskort och nycklar, boka lokaler, hantera utlåning av AV- utrustning, ta emot leveranser och viss tentamenshantering.

Inom mötesservice är din uppgift att säkerställa professionell service innan, under och efter möten som pågår i våra lokaler. Där ingår det bland annat att agera mötesvärd, ta hand om visningar samt att vara kontaktperson för bokningar, förfrågningar och offerter. Även möblering och iordningställande av våra konferenslokaler och viss tekniksupport förekommer i arbetsuppgifterna. Arbetet utförs mestadels vardagar under kontorstid men innebär naturligt en del kvälls- och helgarbete. Arbetsuppgifterna är varierande beroende på arrangemang och beläggning.

Kvalifikationskrav
Utbildning på gymnasienivå är ett krav likaså erfarenhet från tidigare arbeten inom receptions/mötesfunktioner eller arbeten som har till uppgift att leverera service mot/till kund/användare. Arbetet kräver också god förmåga att kommunicera i tal och skrift på svenska och engelska.

För att trivas i rollen ska du vara lösningsorienterad och tycka om att arbeta med varierande arbetsuppgifter och leva efter mottot att ingenting är omöjligt. Du bör ha ett nyfiket sinne och god pedagogisk och social förmåga för att kunna sätta dig in i nya situationer och hjälpa användarna i deras arbete. Eftersom vi jobbar med service ställer vi höga krav på våra medarbetares vilja, hjärta och engagemang. Vi tror att du genom dina tidigare erfarenheter inom serviceyrket har utvecklat förmågan att med positiv energi, proaktivt och flexibelt bemöta användare och gäster i ett stundtals högt tempo. Vår förhoppning är att alla som arbetar hos oss är prestigelösa och alltid beredda att ge en hjälpande hand, då blir lagandan som bäst. Mycket stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet och att du passar in i och kompletterar personalgruppen.

Önskvärt och/eller meriterande i övrigt
Kunskap om Uppsala universitet och dess verksamhet och högskoleutbildning kan vara meriterande. Uppsala universitet värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Upplysningar lämnas av Elin Lörelius, projektledare tel 018-471 18 56, alt av enhetschefen Fredrik Blomqvist tel 018-471 35 01.

Lön: Individuell lönesättning tillämpas.

Omfattning: 100 %

Tillträde: 2018-09-17 eller efter överenskommelse.

Anställningsform: Tidsbegränsad anställning t.o.m. 2019-09-16 med möjlighet till förlängning.

Välkommen med din ansökan senast den 22 juli 2018, UFV-PA 2018/2296.

Vi undanber oss erbjudanden om rekryterings- och annonseringshjälp. Ansökan tas emot i Uppsala universitets rekryteringssystem.