Riktlinjer för digitalisering av Gustavianums samlingar
Registren över Gustavianums många samlingar förvaras för närvarande i ett antal
äldre lokala databaser, företrädesvis i form av FileMakerdatabaser. De olika
samlingarna omfattas av speciella dokumentationsbehov, men gemensamt är att
de behöver göras synliga för omvärlden på ett bättre sätt än idag.
Från och med 1 januari 2019 arbetar därför Gustavianum med digitalisering enligt
tre sammanhängande linjer:
1) Alvin-portal.org som publiceringsinstrument online
För att göra Gustavianums samlingar kända för forskare, studenter och andra
intresserade världen över läggs översiktlig information om samlingarna – bild och
kort beskrivning av föremål och konstverk – ut i Alvin, den portal för publicering online som utvecklats av Uppsala universitetsbibliotek. Delar av samlingarna har redan digitaliserats och publicerats i portalen, men från och med 2019 blir detta en sammanhållen insats. Registreringen i Alvin-portal.org sker efter olika principer för olika samlingar, men gemensamt är att varje post som läggs ut nyregistreras. Den hämtas alltså inte upp ur befintliga databaser. Varje föremål registreras också med en bild som vi har rätt att tillgängliggöra för tredje part.
På museets hemsida publiceras från och med våren 2019 länken till våra onlineposter under särskild rubrik som nås från första sidan. Man behöver alltså inte gå via särskilda samlingssidor för att få Gustavianums poster i Alvin, utan vi gör det så enkelt som möjligt att nå portalen, där sökfunktionen redan idag är användartillvänd.
En viktig aspekt av publiceringen i Alvin är bilderna. Högupplösta bilder
på föremål och samlingar som vi har rätt att tillgängliggöra för tredje part görs på
detta sätt fritt tillgängliga för omvärlden, och det innebär att vi på sikt inte längre
expedierar särskilda fotobeställningar utan hänvisar alla intresserade att fritt
ladda ner de bilder som ligger i Alvin. Därför kommer Gustavianum med start 2019 börja fotografera särskilt efterfrågade föremål och konstverk, för att på detta sätt snabbt få ut det mest efterfrågade bildmaterialet. Ett särskilt fotoprojekt, drivet av museets befintliga personal, startar i februari 2019 och beräknas pågå till 2024.
2) Nya databaser för dokumentation och forskning
För de flesta av museets samlingar behövs också interna databaser för att ordna
samlingarna på ett sådant sätt att de lättare går att forska på. Sådana interna
databaser, med omfattande information, kommer inte att publiceras on-line men
ska, på sikt, dels kunna fungera för museets eget arbete med att ordna
samlingarna, dels som en resurs för forskning på samlingarna. I detta arbete
kommer olika databassystem att användas beroende på samlingens särskilda
karaktär.
De arkeologiska samlingarna kommer från och med 2019 att omfattas av en
särskild utredning kring ett sådant framtida nytt databassystem. En del av dessa
samlingar, den s.k. Asinesamlingen, ligger redan nu i en databas som heter
Pragmata. Gustavianum deltar 2019-2021 i projektet ”Common ground” med
finansiering från Riksbankens Jubileumsfond, där vissa svenska samlingar ska
ordnas antingen i en utveckling av Pragmata eller mer etablerad plattform,
Arches, med bas i CIDOC-CRM och CIDOC International Core Data Standard for
Archaeological and Architectural Heritage, av Getty Conservation Institute och
World Monuments Fund, med tekniskt bistånd från English Heritage och Flanders
Heritage Agency.
Satsningen mot Pragmata/Arches för arkeologiskt material blir under perioden
2019-2021 det enda utvecklingsprojekt som Gustavianum arbetar med när det
gäller intern databasutveckling; övriga samlingar får under denna period kvarstå i
existerande databassystem samtidigt som en kontinuerlig publicering sker i Alvin, (se ovan under 1).
3) En task-force för forskarstöd i systemfrågor
Gustavianum har under 2018 deltagit i den inventering av IT-stödbehov som
initierats av vetenskapsområdet HumSam. Eftersom digital humaniora och
samhällsvetenskap är ett ämnesområde på frammarsch, där flera
forskningsfinansiärer förbereder stora utlysningar de närmaste åren, är det av
stor vikt att forskare får stöd i att orientera sig i den flora av tekniska möjligheter
som finns.
Här har museet framfört att det finns behov av ett mer sammanhållet, verksamhetsnära forskarstöd, som kan ge konkreta råd och stöd till forskare. Detta är något annat än nationella samarbeten eller universitetsgemensam IT för våra större system, där det redan pågår utvecklingsprocesser. Förslaget som diskuterats inom HumSam är en mindre ”task force” för forskarstöd i systemfrågor, och Gustavianum stödjer den tanken.