Tåg kan bli första alternativ för korta tjänsteresor

Vad exakt gör en resesamordnare?

– Jag är både stöd till chefer och medarbetare och ger råd och tips kring det mesta som rör tjänsteresor, säger Marie Engegard. Utöver det har jag också mycket kontakt med olika leverantörer och diskuterar företagslösningar som passar våra behov på Uppsala universitet. Jag samarbetar med olika avdelningar inom universitetsförvaltningen, arrangerar internutbildningar om tjänsteresor, sammanställer statistik kring kostnader och miljö.

Supportärenden som innebär att svara på såväl vardagliga som väldigt komplexa resefrågor hanterar Marie Engegard varje dag. Bland de vanligaste frågorna Marie Engegard får märks vilket kostnadsställe och vilken fakturareferens resenären har, om tåg är det som gäller och om resan möjligtvis får göras med taxi.

Men vad handlar de ovanliga frågorna om?
– Ibland är det väldigt privata frågeställningar om att man vill ha en medresenär som inte tjänstgör vid universitetet, avslöjar Marie Engegard. Eller också av typen vad får jag ta med mig i handbagaget?

Alla frågor är inte av trevlig art. Ibland hjälper Marie Engegard till vid olika incidenter som kan uppstå i samband med tjänsteresor, något som resulterar i försäkringsärenden. Vidare kan hon reklamera det som inte blev bra vid en tjänsteresa.

Får man resa hur och vart som helst i tjänsten?
– Nej, det får man inte, säger Marie Engegard. En tjänsteresa ska alltid vara beordrad eller godkänd av ansvarig prefekt eller motsvarande, syftet med tjänsteresan ska framgå och färdmedel och boende ska vara överenskomna i förväg. Oavsett vilka forskningsanslag eller medel man reser på så är det prefekt eller motsvarande som har det yttersta ansvaret och som bestämmer om den anställde får resa eller inte.

Men hur är det med miljö kontra effektivitet i arbetet – spelar det någon roll?
– Miljöaspekten är av yttersta vikt och ska alltid bevakas vid varje tjänsteresa, säger Marie Engegard. Men det innebär inte till exempel att man får åka tåg inom Europa bara för att man vill det. Där kommer också rimligheten och kostnadsaspekterna in. Man får se vid varje enskilt fall. Det första man ska ha övervägt innan det blir en tjänsteresa är alternativet, alltså fråga sig måste jag resa? Kan jag ersätta med digitalt möte?

Finns det nedtecknade och antagna riktlinjer för tjänsteresor?
– Det finns riktlinjer, men också ett utkast till nya reseriktlinjer, berättar Marie Engegard. Förslaget i dessa är att tåg ska vara förstahandsalternativet för kortare resor. Vad som menas med kortare resor är under diskussion. Ett annat förslag är att tågresor som är längre en två timmar ska få göras i första klass eller motsvarande i de fall man behöver arbeta under större delen av resan. Men riktlinjerna är ännu inte fastställda. Beslutet fattas av rektor.

Var och en bokar sin tjänsteresa genom att logga in i självbokningssystemet. Där måste man ha en resenärprofil så att man får tillgång till systemet hos den upphandlade resebyråleverantören.

Varför krävs inloggning?
– Det är av säkerhetsskäl som det ligger på en låst sida för anställda, säger Marie Engegard. Du kan bara logga in om du har ett AKKA-id.

Avslutningsvis, vad är det bästa med ditt jobb?
– En del saker och frågor återkommer varje dag, men ändå är ingen dag den andra lik, säger Marie Engegard. Reseområdet är rörligt och det händer nya saker hela tiden. Nya utmaningar gör det spännande. Man måste vara pragmatisk och lösningsorienterad som resesamordnare. Och gilla att servera god service på kvalificerad nivå.

En resesamordnare måste hålla sig lugn när det uppstår pressade resesituationer, till exempel missade anslutningsflyg. Detta gör att resesamordnaren hela tiden måste tänka nytt och arbeta aktivt med olika utvecklingsområden.

– Jag gillar när det är tempo, säger Marie Engegard. Varje dag känner jag mig väldigt uppskattad av mina medarbetare och av att vara behjälplig. Det är det bästa!

Ulrika Hurtig