E-handelssystemet Proceedo införs
Alla nya leverantörsfakturor kommer hanteras i Proceedo i starten medan beställningsfunktionen öppnar senare.
Alla nya leverantörsfakturor kommer hanteras i Proceedo i starten medan beställningsfunktionen öppnar senare. Inledningsvis kommer vi mest hantera fakturor i det nya systemet medan utbudet av beställningsbara varor och tjänster kommer att utökas successivt. Uppdatering 31 okt 2024: Hantering av leverantörsfakturor var tänkt att lanseras i Proceedo den 30 oktober men driftssättningen skjuts fram till onsdag den 6 november på grund av tekniska problem.
Hanna Mörtberg, ekonomidirektör.
Proceedo är ett modernt e-handelssystem med en heltäckande lösning för hela inköpsprocessen, från avtal och order hela vägen till fakturering och uppföljning.
Det nya systemet erbjuder inköpsflöden med förvalt kostnadskonto och där fakturor automatiskt kan matchas mot ordern. Proceedo kommer på sikt frigöra både tid och resurser till mer värdeskapande uppgifter.
– Vi inför ett system som ger möjligheter vi inte har haft tidigare, det går att godkänna eller neka kostnader innan de uppstår. Detta ger förutsättningar att ta kontroll över hela inköpsprocessen vilket på sikt kommer att leda till ökad effektivitet, säger ekonomidirektör Hanna Mörtberg.
Mest fakturahantering
Alla leverantörsfakturor ska, oavsett hur beställning görs, fortsättningsvis hanteras i Proceedo.
– Det är viktigt att poängtera att allt inte kommer att beställas genom systemet till en början. Inledningsvis kommer vi mest att hantera fakturor där, på samma sätt som i Raindance, säger Hanna Mörtberg.
I dagsläget görs universitetets beställningar av varor huvudsakligen i andra kanaler än i ett e-handelssystem. Givet att dessa beställningar även fortsättningsvis görs på samma sätt kommer fakturorna att vara ”vilda” och då görs beslutsattester i efterhand precis som idag.
– I Wisum finns idag en begränsad del av universitetets avtal för köp av varor. Samtliga dessa avtal kommer att överföras successivt till Proceedo och det planeras vara helt genomfört sista januari 2025, fortsätter Hanna Mörtberg.
Efter driftsättningen kommer nya leverantörsfakturor att flöda in i Proceedo istället för till Raindance leverantörsfakturaportal.
Beställningar ska attesteras
En viktig förändring är att beställningar i Proceedo ska attesteras i systemet för att en order ska gå iväg till leverantör. Därför kan det behövas en översyn av beställningsrutiner och särskilt tidskritiska inköp.
– Att vi får möjlighet att godkänna inköp i förväg leder till bättre kostnadskontroll och mer ordning och reda, konstaterar Hanna Mörtberg.
Användare
Det finns ett begränsat antal licenser i det nya systemet vilket innebär att drygt hälften av alla anställda vid Uppsala universitet kan ha en licens. Alla institutioner eller motsvarande har meddelat vilka medarbetare som ska ha licens och vilka roller de ska ha i systemet.
– För att underlätta har vi även skapat en så kallad ”titt-licens” med gemensam inloggning så att medarbetare som inte har en roll i Proceedo kan titta på beställningssortimentet, säger Hanna Mörtberg.
Utbildningar för olika roller
Inför driftsättningen genomförs utbildningar för attestanter, beställare, granskare, inköpskoordinatorer och ekonomiadministrativ personal.
Avdelningen för ekonomi och upphandling har skapat digitala utbildningar i Studium och genomför som ett komplement även utbildningar på plats för vissa roller. Webbutbildningen kommer även att ges på engelska.
Annica Hulth