Bisysslor en tillgång för universitetet – om regelverket följs

Om du arbetar extra i en anställning, utövar uppdrag eller bedriver egen verksamhet eller andra aktiviteter vid sidan av ditt ordinarie arbete är detta med all sannolikhet en bisyssla.

Dag Linde, förhandlingschef vid universitetsförvaltningen, betonar att det är viktigt för förtroendet för universitetet att arbetsgivaren vet vad arbetstagarna ägnar sig åt vid sidan av huvudanställningen.

– Som huvudregel är Uppsala universitet generöst vid bedömning av bisysslor och i de flesta fallen bedöms bisysslor som tillåtna. Men det är viktigt att inte bisysslor utgör problem på olika sätt för universitetet. Till exempel att universitets resurser används för bisysslan, att arbetstagaren ägnar sig åt bisysslan istället för att arbeta på betald arbetstid eller att risk för förtroendeskadlig bisyssla föreligger.

Tillåtna bisysslor

En godkänd bisyssla kan rent konkret handla om till exempel förtroendeuppdrag och akademiska uppdrag, som är vanliga inom ramen för en universitetslärares anställning, men även politiska och fackliga uppdrag. Uppdrag i större omfattning, till exempel styrelseuppdrag vid andra lärosäten eller hos forskningsfinansiärer eller mer omfattande redaktörskap för tidskrifter, är oftast också tillåtna bisysslor.
Det kan dock uppstå konsekvenser om en bisyssla inte redovisas.

– Om du har en bisyssla och inte anmält den, oavsett om du är skyldig att anmäla eller inte, finns risken att arbetsgivaren bedömer din bisyssla som otillåten i efterhand. Det ligger alltså alltid i ditt intresse som arbetstagare att anmäla bisyssla för att vara på den säkra sidan, säger Dag Linde.

Otillåtna bisysslor

Tillsynsmyndigheter som Universitetskanslersämbetet (UKÄ) och Riksrevisionen undersöker regelbundet att universitetet har koll på sina medarbetares bisysslor, och det finns som sagt även otillåtna bisysslor.
De otillåtna bisysslorna är indelade i tre olika kategorier; förtroendeskadliga bisysslor, arbetshindrande bisysslor samt konkurrerande bisysslor. En förtroendeskadlig bisyssla är till exempel en affärsmässig förbindelse med Uppsala universitet av en inte obetydlig ekonomisk omfattning. En arbetshindrande bisyssla kan vara en lärare som, även om den är anmäld som bisyssla, planerat in den i en omfattning så att den anställde inte kan fullgöra sin undervisningsskyldighet vid Uppsala universitet.

Med en konkurrerande bisyssla kan till exempel menas att en lärare erbjuder en utbildning i samma ämne och inriktning som uppdragsutbildningen och därmed konkurrerar med Uppsala universitetets uppdragsverksamhet.

Konsekvenser av otillåtna bisysslor

Exempel på fall där man inte har redovisat en bisyssla, som får konsekvenser, kan till exempel vara besked om, efter tidigare påminnelser, att om inte bisyssla som arbetsgivaren fått kännedom om anmäls riskerar arbetstagaren sin anställning. I liknande fall vid Uppsala universitet har då arbetstagaren anmält sina bisysslor.

– Det finns dock från andra arbetsgivare ett antal exempel på att en otillåten bisyssla som varit okänd för arbetsgivaren lett till ett omedelbart skiljande från anställningen i allvarligare fall, säger Dag Linde.

Universitetet tar årligen fram underlag till verksamheten angående hur det ser ut med anmälningsfrekvensen för de som måste anmäla bisysslor. Dag Linde berättar också att universitetet kontinuerligt informerar och påminner medarbetare och chefer om vikten av att redovisa sina eventuella bisysslor.

– Det görs i återkommande utbildningsinsatser till chefer, verksamhetsnära HR (VHR) och nyanställda där HR-avdelningen och juridiska avdelningen deltar i, samt även i löpande rådgivning till chefer. I anställningsavtal för lärare framgår att de behöver anmäla om de har bisysslor eller inte inom en månad från att de påbörjat anställningen. I underlaget för medarbetarsamtal som HR-avdelningen tagit fram finns frågor om bisysslor med som stöd till chefer.

Universitetets interna granskning av bisysslor

Internrevisionens rapport ”Bisysslor – Uppföljande granskning” (UFV 2022/804) som kom 2022 följde upp den granskning av Uppsala universitets hantering av bisysslor som genomfördes 2018. Syftet med rapporten var inte enbart att följa upp om de konsistoriebeslut som fattades i enlighet med rektors yttrande hade genomförts, utan även om besluten kan anses fått effekt.

Rapporten konstaterade att efterlevnaden av regelverk och rutiner för bisysslor varierat stort mellan institutioner och att den interna styrningen och kontrollen avseende hanteringen kunde förbättras.

– En orsak till variationen kan vara att uppföljningen inte alltid prioriterats tillräckligt i ansvarskedjan från prefekt, dekan, vicerektor och rektor, säger Uppsala universitets internrevisionschef Sven Jungerhem.

Rapporten framhåller samtidigt att besluten verkligen är genomförda och att anmälningsfrekvensen har ökat. Universitetet har vidtagit ett antal åtgärder för att följa de lagar som reglerar anställdas bisysslor.

– Bland annat finns nu ett tydligare internt regelverk och ett mindre komplicerat anmälningsförfarande. Man har dessutom underlättat för chefer och medarbetare att årligen diskutera bisysslor genom att inkludera frågan i mallen för de årliga medarbetarsamtalen.

Även Sven Jungerhem är noga med att betona att bisysslor inte är av ondo. Snarare tvärtom.

– Bisysslor är ett av flera sätt att sprida de kunskaper som genereras vid universitetet och som därför bör underlättas. Det viktiga är att de inte bedöms vara arbetshindrande, konkurrerande eller förtroendeskadliga.

Rekommendationer om förbättrat stöd

Rekommendationerna efter internrevisionens rapport var bland annat att regelverk och information behövde uppdateras och stärkas och att rektor säkerställer att regelverk implementeras fullt ut och ytterligare förbättrar stödet till prefekter beträffande information och uppföljning.

Uppföljningar bör också göras på såväl institutions- som universitetsövergripande nivå och åtgärder vidtas för att korta de långa handläggningstiderna.

Sven Jungerhem menar också att det finns risk för förtroendeskador om universitetet har en bristande bisysslehantering. Frågan ligger därför fortsatt som ett av flera bevakningsområden i internrevisionens riskanalys.

– Ett väl fungerande bisyssleregister är också ett viktigt instrument för att minska korruptionsrisker. Internrevisionen kommer att fortsätta granska kvaliteteten i universitetets bisyssleregister. En databas av det här slaget kan liknas vid ett kylskåp: det som ligger där behöver vara färskt.