Förändrat sätt prioritera digital verksamhetsutveckling

Januari 2023 beslutades om en ny process för att hantera universitetsövergripande IT-projekt. Syftet med den nya processen är att hela universitetet ska bidra till att prioritera vilken digital verksamhetsutveckling som ska genomföras.

– Processen togs fram för att samtliga delar av universitetet, på ett tydligare sätt, ska kunna bidra till att avgöra vilka universitetsövergripande IT-projekt som prioriteras, säger Caroline Sjöberg, universitetsdirektör.

Process i flera steg

Den nya modellen innebär att det parallellt arbetas med inventering av behov respektive förstudier av tidigare prioriterade projekt samtidigt som utvecklingsprojekt som startats efter förstudier genomförs.

Först sker en inventering och prioritering inom respektive vetenskapsområde, Universitetsbiblioteket och Universitetsförvaltningen med stöd av Avdelningen för universitetsgemensam IT. Efter det sammanställs behoven och en beredningsgrupp bestående av IT-direktören, kanslicheferna för områdeskanslierna, överbibliotikarien och planeringsdirektören prioriterar behoven. Universitetsdirektören beslutar sedan om vilka direktiv och förstudier som ska genomföras efter dialog med universitetsledningen.

Efter beslut tas det fram direktiv till förstudier av respektive prioriterat behov. En av tankarna är att det i förstudierna ska bli tydligt vilka resurser som krävs för att möta utvecklingsbehoven, förstudierna ska också utgöra underlag för beslut om projektet ska genomföras eller inte.

Efter förstudierna är det dags för beslut om utvecklingsprojektet ska genomföras. De besluten tas som en del i det ordinarie arbetet med verksamhetsplan och budget.

Första omgången av förstudier

En första omgång med tre förstudier och ett uppdrag av universitetsövergripande digital verksamhetsutveckling startade 2025 efter behovsinventering och prioritering och beräknas vara klara våren 2025:

• forskningsdatahantering​
• digital rättning av tentamen
• arbetsprocesser och ärendehantering​
• uppdrag att införa ett IT-system för resurs- och bemanningsplanering.

När det gäller forskningsdatahanteringen har en rapport tagits fram där det bland annat föreslås en djupare utredning om möjligheten för en enhetlig och långsiktig finansieringsmodell för lagring av forskningsdata.

I förstudien för digital rättning av tentamen testas inscanning av papperstentor in i ett digitalt tentamenssystem. Tanken är både att underlätta rättning av tentamina som sker på papper och att vid digital examen kunna erbjuda möjlighet att tentera på papper för studenter som har det behovet.

Förstudien kring arbetsprocesser och ärendehantering ska ta fram förslag på vilka arbetsprocesser och ärendeflöden som är lämpliga att digitalisera.

Beslut om genomförande

Ovanstående tre förstudier som är väg att blir klara kommer i nästa steg att ligga till grund för prioriteringar i arbetet med verksamhetsplan och budget för 2026.

– De tre förstudierna har utifrån sina respektive mål och förutsättningar resulterat i ett bra underlag för fortsatt arbete och fungerar som rekommendationer inför nästa steg. De underlättar därmed kommande planering av verksamheten. Processen har alltså uppfyllt syftet att skapa en struktur till behovsinsamlingen och prioriteringarna, tycker Caroline Sjöberg.

Resurssystem lanseras i mars

Den sista delen från första omgången av behovsinventeringen, IT-system för resurs- och bemanningsplanering, genomförs direkt som ett uppdrag. Som teknisk lösning har universitetet valt IT-systemet Retendo, ett IT-system som redan används av flera andra svenska lärosäten.

Nu pågår arbete med att anpassa Retendo till universitetets verksamhet, bland annat genom att lägga in utbildnings- och personalbegrepp. Retendo planeras att lanseras i mars 2025 för användare inom universitetet, de institutioner som anmält intresse kommer att introduceras successivt.

Nästa omgång förstudier

I den andra omgången med behovsinventering, som genomfördes hösten 2024, kom det fram 62 förslag sammanlagt. Universitetsdirektören Caroline Sjöberg beslutade den 28 april att ta fram direktiv till fyra förstudier efter beredning och förslag från beredningsgruppen och föreslå rektor att besluta om en femte förstudie:

• långtidslagring av forskningsdata utifrån förslag i rapporten som gjordes i första omgången av förstudier
• systemstöd för HR-processer när avtalet för Primula löper ut 2028
• möjliga effektiviseringar av inventeringsarbete och hantering av anläggningstillgångar
• behovet av ekonomiska prognoser vid universitetet och möjligheter och begränsningar i befintligt systemstöd för ekonomiska prognoser.

Den femte förstudien är tänkt att genomföras av Universitetsbiblioteket och därför lämnas beslut om eventuell förstudie över till rektor för beslut:

• behovet av en kontrollerad historisk personalkatalog.

– De här förstudierna har prioriterats eftersom de är strategiskt viktiga för att möta de behov som finns i vår verksamhet och de har också gemensamt att de berör stora delar av universitetet. De prioriterade behoven ger oss även möjlighet till effektiviseringar och ökad kvalitet genom att införa ny teknik och nya arbetssätt. De utgör därmed ett viktigt steg i vårt arbete med universitetets digitala transformation, säger Caroline Sjöberg.

Ovanstående förstudier genomförs för att eventuella beslut om genomförande ska kunna tas i samband med budget och verksamhetsplan inför år 2027.

Anders Berndt