Stöd för prefekter och chefer
David Beskow och Karin Allera ansvarar för kompetensutvecklingsprogrammen för prefekter och chefer vid Uppsala universitet. De är båda HR-strateger på HR-avdelningen vid universitetsförvaltningen. Foto: Mikael Wallerstedt.
Universitetet erbjuder chefer och prefekter olika former av stöd. Centralt i stödet är de relativt nya programmen för kompetensutveckling.
De nya förändrade prefekt- och chefsprogrammen har nu funnits i drygt två år. Det har funnits prefektutbildning tidigare men utbildningen gjordes om för ett par år sedan och utökades med en utbildning för övriga chefer.
– Alla chefer med delegerat chefsansvar är välkomna för att fylla på sina kunskaper och bygga nätverk med andra prefekter eller chefer, säger Karin Allera, HR-strateg på HR-avdelningen vid universitetsförvaltningen.
Prefektutbildning obligatorisk
Rektor har beslutat att prefektprogrammet är obligatorisk utbildning för prefekter och ställföreträdande prefekter, prefektprogrammet vänder sig även till avdelningschefer vid universitetsförvaltningen. Chefsprogrammet riktar sig till andra chefer som har personal-, ekonomi- eller verksamhetsansvar, det kan till exempel vara biträdande prefekter, studierektorer, administrativa chefer eller intendenter. Chefsprogrammet är inte obligatoriskt utan erbjuds som en möjlighet.
– Programmen inriktar sig på ledarskap, att vara arbetsgivare och att leda verksamhet, säger Karin Allera. De teorier vi lär ut bygger på aktuell forskning.
I programmen använder de mycket återkoppling och utbyte mellan deltagarna.
– Vi vill att samtalen under utbildningen rör sig i och omkring deltagarnas verklighet för att det ska bli relevant, säger David Beskow, HR-strateg på HR-avdelningen vid universitetsförvaltningen.
Uppdelat på fler tillfällen
Programmen går en gång per år och hittills har det varit fler sökande än antalet platser på chefsprogrammet. Utbildningen består av tolv heldagar fördelat på sex tillfällen under ett halvår.
– Deltagarna har uppskattat upplägget eftersom det vi tar upp hinner sjunka in och de kan öva och praktisera kunskaperna mellan tillfällena, säger David Beskow.
Programmen skiljer sig framför allt åt genom att chefsprogrammet inriktar sig på frågor där chefen är närmare verksamheten.
– Vi kan se att trots ett liknande kursinnehåll blir diskussionerna mellan deltagarna annorlunda, säger David Beskow. De som går kursen har olika behov och kan också bygga nätverk med personer med liknande behov.
Anpassas löpande
I samband med att prefektprogrammet förnyades genomfördes en pilotomgång av utbildningen för att tidigt anpassa programmen efter kursdeltagarnas behov utifrån kursutvärderingar och diskussioner under kursens gång. Dessutom deltar kursledarna också i ett projekt som arbetar med prefektrollen och erfarenheter från det projektet kommer till nytta även i utbildningsprogrammen.
– Det är förstås alltid svårt att hitta former som passar alla men vi förändrar löpanade programmet för att fungera för alla så bra som möjligt, säger David Beskow. Programmet i sin nuvarande form är vi nöjda med och det får också positiva kommentarer och utvärderingar av deltagarna. Även om det förstås ständigt måste förändras och förbättras.
Diskussionsgrupper
I programmen ingår att delta i en chefsgrupp där deltagarna får reflektera över frågor från den egna vardagen.
– I chefsgruppen delar deltagarna med sig till varandra. De kan lyfta sina frågor och hjälpa varandra. För många innebär det att tyst kunskap blir till medveten kunskap, säger David Beskow.
Chefsgrupper erbjuds också chefer som inte har gått prefekt- eller chefsprogrammet.
Mer stöd och utbildning
Utöver de här två programmen erbjuder HR-avdelningen också andra utbildningar och stöd för chefer både utvecklande och förebyggande insatser eller för specifika frågor.
– Vi fokuserar inte bara på stöd när det har hänt något eller ska göras en förändring utan arbetar också med utvecklande insatser, till exempel utveckling av ledningsgrupper, säger Karin Allera. Vi har stöttat flera institutioner som behövde skapa en organisation under prefekten. Som prefekt har man många ansvar, till exempel arbetsmiljö, personal, ekonomi, och man kan behöva delegera ansvar men det är viktigt att man skapar ett fungerade system.
– Vi bjuder också in till prefektseminarium två gånger per termin för kollegialt utbyte och nätverksbygge. Som prefekt är du ju ganska ensam och det är viktigt att känna stöd både av kollegor med samma uppdrag och från oss på HR-avdelningen, säger David Beskow.
HR-avdelningen erbjuder även stöd för chefer vid en specifik svårighet. Kommunikationsproblem, låsta samarbetssituationer, konflikter eller psykisk ohälsa är exempel på extra krävande situationer där det kan vara värdefullt med stöd.
Anders Berndt
Röster från kursdeltagare och kontaktinformation
Lotta Lundell, administrativ chef på institutionen för informatik och media om chefsprogrammet:
– Chefsprogrammet har ett bra upplägg med en blandning av teori och praktiska övningar. Det är en fördel att det är en internkurs, för då har man en gemensam bas och förståelse för de utmaningar som finns inom akademin.
–Jag tycker att de frågeställningar som tagits upp av deltagarna vid kurstillfällena har varit både väldigt givande och till nytta konkret. Det har blivit en bra kombination av att få ta del av andras utmaningar och med hjälp av kursledarnas input få till bra diskussioner. Vi har inte alltid kommit fram till ”lösningar” men man har i alla fall fått tips och råd hur man kan hantera sin roll och sitt uppdrag som chef.
Robin Strand, avdelningsföreståndare för avdelningen för visuell information och interaktion på institutionen för informationsteknologi. Har gått pilotomgången av chefsprogrammet:
– Jag gillade upplägget där perspektivet vidgades ju längre in i kursen man kom. Första modulen handlade om chefsrollen och att leda på Uppsala universitet, den andra handlade om att leda individer och grupper och den tredje handlade om att leda verksamhet. Det fanns också goda möjligheter för reflektion – kursen började och avslutades med individuella samtal med en av lärarna och vi hade flera chefsgruppssamtal under kursens gång.
– Det var väldigt värdefullt att träffa andra chefer för att diskutera utmaningar och frågeställningar som man ställs inför som chef.