Digitala examensbevis sparar tid och är skonsammare mot miljön
Från den 1 januari 2024 utfärdar Uppsala universitet enbart digitala examensbevis, berättar Anders Gardikro, enhetschef för enheten för studieadministration. Foto: Mikael Wallerstedt.
Hallå där Anders Gardikro, enhetschef för enheten för studieadministration och ansvarig för universitetets övergång till digitala examensbevis.
Varför har Uppsala universitet gått över till digitala examensbevis?
– Det är ett naturligt steg i digitaliseringens era. Digitala examensbevis är en nationellt framtagen systemlösning som successivt kommer att införas vid alla lärosäten i Sverige som är anslutna till Ladok (nationellt system för studiedokumentation red:s anm.) men Uppsala universitet var först ut med att införa det.
– Digitala examensbevis innebär en mer effektiv och miljövänlig hantering. Det blir ökad service för studenterna eftersom handläggningen går snabbare och vi slipper tiden för postgång. Nu hämtar studenterna själva sitt examensbevis i Ladok, och presumtiva arbetsgivare kan enkelt verifiera en examen direkt mot Ladok.
– Tidigare har många examensbevis kommit i retur eftersom de inte hämtats ut och ibland har de kommit bort. Men nu slipper vi det problemet. För internationella studenter i länder med bristfällig postgång har detta varit ett vanligt problem som de nu slipper då även de får sina examensbevis digitalt.
– Det har också positiv effekt är för miljön då vi slutar transportera våra bevis med brev och dessutom slipper skriva ut allt på papper. Om vi räknar på antalet bevis och arkivkopior är det cirka 80 000 A4-papper per år som vi nu sparar in.
Gäller det även examensbevis för doktorsexamen?
– Ja, övergången gäller alla examensbevis, även för doktorsexamen.
Vad säger studenterna?
– Den återkoppling vi har fått från studenter i samband med övergången har varit positiv, det har varit efterlängtat med en modern, digital lösning.
Innebär det några skillnader för medarbetarna ute på institutionerna?
– Nej, den här övergången innebär ingen skillnad för arbetet ute på institutionerna.
Hur förändras arbetssituationen på enheten för studieadministration?
– Den nya hanteringen är tidsbesparande då bevisen numera inte behöver skrivas ut, kopieras, stoppas i kuvert och adresseras. Dessutom har vi tidigare hanterat ett ganska stort antal returnerade bevis som inte har hämtats ut av mottagaren som vi nu inte längre behöver hantera.
Finns det några andra planer på större utvecklingsprojekt inom enheten för studieadministration?
– Vi är involverade i det stora projektet som hanterar införandet av ett processtöd för utbildningsplanering i Ladok som kommer ersätta Selma (universitetets utbildningsdatabas red:s anm). Ett annat projekt som pågår just nu är utvecklandet av individuella studieplaner för forskarstuderande i Ladok.
Anders Berndt
Fakta
Från den 1 januari 2024 utfärdar Uppsala universitet digitala examensbevis. En student som har fått examen utfärdad efter den 1 januari 2024 kan närsomhelst ladda ner sitt examensbevis. När studentkontot upphör att vara giltigt kan studenten istället skapa ett inlogg på Ladok för alumner.
Studenterna får en avisering via e-post när deras examensbevis har utfärdats. När examensbeviset har utfärdats kan studenten logga in i Ladok och ladda ner sitt examensbevis som en digitalt stämplad pdf-fil där stämpeln visar att dokumentet är oförändrat. Det går också att dela en länk direkt till examensbeviset med till exempel presumtiva arbetsgivare som då kan verifiera äktheten på examensbeviset. Den digitalt stämplade pdf-filen går förstås också bra att skriva ut på papper och universitetet kan hjälpa de studenter som så önskar med en vidimerad utskrift.
Notera att den här artikeln enbart handlar om examensbevis och inte de diplom som delas ut vid olika examensceremonier.
Så här ser universitetets nya digitala examensbevis ut. De utfärdas som digitalt stämplade pdf-filer som inte går att ändra men som går att skriva ut.