Låt mejlen vänta, boxa in din tid och våga tacka nej

Print screens från mailprogrammet Outlook.

Det kan vara lockande att börja dagen med att kolla mejlen, något karriärutvecklare Anna Westin inte rekommenderar. ”då låter du andra styra din dag”.

Till enheten för karriär och ledning i akademin kommer doktorander, forskare och ledare för att få hjälp att hitta fokus i det dagliga arbetet. Karriärutvecklare Anna Westin ger sina bästa tips på hur du hittar flow på jobbet.

Det var under pandemin som man vid enheten för karriär och ledning i akademin började ge kursen ”Bli klar i tid och må bra på vägen”. Kursen vänder sig till doktorander − en grupp unga forskare som kanske för första gången i livet ställs inför en tillvaro där man måste kunna projektleda sig själv.

− Responsen har varit otroligt positiv. De som gått kursen har sagt att de fått mer gjort och att de fått verktyg som hjälper dem att rama in tillvaron. De har också insett att de inte är ensamma om att tycka det är svårt, säger Anna Westin karriärutvecklare vid enheten för karriär och ledning i akademin.

Det är dock inte bara doktorander som behöver hjälp. Anna Westin möter också andra forskare, lärare och ledare vid universitetet i individuella coachingsamtal. Många tampas med liknande problem − känslan av att ofta bli störd och att sällan få tid till arbetsuppgifterna man egentligen vill och bör göra.

Porträtt Anna Westin

”Det handlar om att säga ja till saker som leder dig närmare ditt mål och inte urskillningslöst fylla kalendern. Det är inga problem att hålla sig sysselsatt, svårigheten är att fylla arbetsdagen med rätt saker.” säger Anna Westin. Foto: David Naylor

Boxa in tiden och hitta fokus

Det finns verktyg att ta till. Anna Westin tar till exempel upp batching-metoden som går ut på att man delar in arbetet i a- och b-uppgifter. I den första kategorin hamnar de mer tankekrävande uppgifterna, som skriva på en avhandling eller artikel. B-uppgifter är sådana som måste göras men inte kräver lika mycket koncentration, till exempel att svara på mail eller boka möten. A-uppgifterna bör utföras först eller när man vet med sig att man är som smartast.

Denna strukturering av arbetsuppgifter kan kombineras med unit-metoden som innebär att man delar upp sin arbetsdag i mindre tidsenheter. Varje unit är 45 minuter lång och däremellan tar man en liten paus. Under en så kallad a-unit råder totalförbud för prat, mejl eller att kolla mobilen.

− Det handlar att skapa förutsättningar för dig själv att jobba ostört och hitta flow. Det kan räcka med 3 till 4 a-units per dag för att du både ska känna att du fått mycket gjort, och att du också fått det.

Anna Westin tipsar också om att komma överens på arbetsplatsen om när det ska råda koncentrerat arbete och när det ska finnas utrymme för prat. Det kan också vara en god idé att diskutera hur tillgänglig man förväntas vara.

− Säg att du jobbar som bäst mellan klockan åtta och tio. Då kanske du kan kolla mejlen först klockan tio? Många tror det förväntas att man ska vara tillgänglig, men ofta går det kan faktiskt styra de här förväntningarna. Kanske kan man komma överens om att man skickar ett sms om det är viktigt?

Sök den långsiktiga belöningen

Att kolla mejlkorgen direkt på morgonen är inte något hon rekommenderar eftersom man då låter andra styra ens dag. Det är också lätt att förbruka sina mest produktiva timmar på mejl i stället för att ta tag i det man hade planerat.

− Vi känner oss duktiga och blir snabbt belönade av att bocka av fem mejl. Samtidigt kan det leda till att man kommer längre från sitt mål. Här måste man försöka söka den mer långsiktiga belöningen.

Samma gäller när det kommer till att tacka ja till arbetsuppgifter som inte riktigt ingår i ens arbetsbeskrivning. Det är lätt att bli smickrad och vilja svara ja, men här kan det vara värt att tänka till.

− Att ta sig tid att fundera innan man säger ja kan vara värdefullt, särskilt om du vet med dig att du gärna vill vara andra till lags. För att hålla sina ja kan det vara nödvändigt att säga nej till annat. Det handlar om att säga ja till saker som leder dig närmare ditt mål och inte urskillningslöst fylla kalendern.

Fakta: Kursen ”Bli klar i tid och må bra på vägen” leds av Åsa Burman, docent i praktisk filosofi vid Stockholms universitet. Hon är också grundare av företaget Finish on time och har skrivit boken ”Bli klar i tid och må bra på vägen”.

Sandra Gunnarsson

Bild på boken bli klar i tid tillsammans med porträtt på Åsa Burman. 

Kursen ”Bli klar i tid och må bra på vägen” leds av Åsa Burman, docent i praktisk filosofi vid Stockholms universitet. Hon är också grundare av företaget Finish on time och har skrivit boken ”Bli klar i tid och må bra på vägen”. Foto: Natur och Kultur/ Sara mac Key

Dela med dig av dina erfarenheter

Vad tycker du stör mest i det dagliga arbetet? Hur gör du själv för att hitta fokus? Skicka in dina tankar till sandra.gunnarsson@uu.se så publicerar vi en uppföljande artikel. Du kan vara anonym.

Anna Westins tips på hur du hittar fokus

  • Boxa in din tid − avsätt tid till eget arbete och bestäm när du är tillgänglig för andra. Gör det tydligt genom att skriva in i kalendern.
  • Börja arbetsdagen med det som är viktigt för dig – låt mejlen vänta till senare.
  • Skapa förutsättningar att jobba ostört – stäng ner mejlen och lägg bort telefonen.
  • Hitta dina gyllene timmar när du är som smartast – använd dessa till det arbete som kräver mest koncentration.
  • Tänk noga igenom vad du vill tacka ja till och fokusera på det som tar dig närmare ditt mål.

Prenumerera på Uppsala universitets nyhetsbrev

FÖLJ UPPSALA UNIVERSITET PÅ

facebook
instagram
youtube
linkedin