De nya samarbetsytorna är igång
Nu kan du börja använda de nya samarbetsytorna som ersätter de grupp- och enhetsytor som funnits tidigare. Nya mötesytor planeras börja kunna användas från april 2024.
De nya samarbetsytorna skapas i Sharepoint Online. Till skillnad från tidigare är de nya samarbetsytorna alltså inte en del av samma tekniska plattform som intranätet utan ligger i ett helt annat lösning.
– Samarbetsytorna är tänkta för att arbeta tillsammans med dokument och sprida information inom gruppen. Alla medlemmar i gruppen kan redigera i dokumenten samtidigt, säger Henrik Envall, projektledare för införandet av de nya samarbets- och mötesytorna.
Två varianter
De nya samarbetsytorna finns i två varianter precis som tidigare. En variant skapas fritt av medarbetare och du kan bjuda vem du vill som in till samarbetsytan.
Sedan finns det samarbetsytor för enheter. För de samarbetsytorna baseras medlemskapet på en organisatorisk del av Uppsala universitet. Det kan vara en institution, enhet eller avdelning. Personer som börjar eller slutar vid den organisatoriska enheten blir automatiskt tillagda eller borttagna.
Nödvändigt med ny lösning
För att kunna ha kvar möjligheten med samarbetsytor var det tvunget att hitta en ny teknisk lösning.
– Det blev nödvändigt att hitta en ny lösning eftersom det verktyg som de tidigare samarbetsytorna var byggda i kommer att läggas ner.
Det finns flera olika skäl till att universitetet valt just Sharepoint Online som plattform för de nya samarbetsytorna.
Lagringen sker till exempel inom EU, vilket underlättar för att universitetet ska kunna följa lagstiftningen. Kostnadsmässigt blir det en fördel eftersom Sharepoint Online redan ingick i IT-avgifterna. Det finns liknande tjänster som är gratis för privatpersoner men de tjänsterna är oftast inte gratis för organisationer eller kan erbjuda lösningar som gör att universitetet följer lagstiftningen kring lagring.
Dessutom var det möjligt att införa multifaktorautentisering. Multifaktorautentiseringen innebär att användare måste använda minst två olika bevis för att logga in. Multifaktorautentisering införs på fler och fler system vid Uppsala universitetet för att minska risken för att olika it-attacker ska lyckas, läs mer i tidigare artikel länkad från länkrutan nederst.
– Det är också enklare att bjuda in externa användare, alltså användare som inte är medarbetare vid Uppsala universitet, än i den tidigare lösningen.
Möjligheter i samarbetsytorna
Genom att använda Sharepoint Online får medarbetarna också tillgång till flera olika verktyg eller program.
– Det handlar bland annat om kalender, projektstöd och planeringsstöd.
Än så länge finns begränsad support och användarstöd för de nya programmen som blir tillgängliga via Sharepoint Online men det pågår arbete för att utveckla stödet.
Men precis som de tidigare samarbetsytorna är de nya inte säkerhetsklassade för känsliga personuppgifter eller konfidentiell information. Den typen av information ska man alltså inte lägga in på de nya samarbetsytorna.
Mötesytor från april
Nästa del i projektet är att få igång mötesytor i Sharepoint Online.
– Vi siktar på att ha piloter med mötesytor i februari och att kunna börja rulla ut de nya mötesytorna från april.
Mötesytor är till för att effektivisera planering och genomförande av beslutsmöten. Mötesytorna består i korthet av en digital dagordning och möjlighet att ladda upp möteshandlingar till respektive punkt i dagordningen.
– De nya mötesytorna i Sharepoint Online kommer att ha koppling till universitetets diarium och förenkla diariehanteringen. De som ingår i referensgruppen för mötesytor som verkligen fram emot att diarieföringen kommer att underlättas.
Anders Berndt
Vilket program/verktyg är tänkt till vad?
För många medarbetare kan antagligen utbudet av verktyg, program och olika typer av webbplatser kännas lite förvirrande. Speciellt eftersom många rent tekniskt kan användas för lite olika syften.
Här kommer därför en snabbguide med några program etc som kan vara relevanta i sammanhanget med samarbets- och mötesytor.
www.uu.se - universitetets externa webbplats som vänder sig till personer utanför universitetet, till exempel presumtiva studenter, samarbetspartners eller media.
Medarbetaringången - intranät med information och verktyg riktat till alla medarbetare. På intranätet är mycket av materialet uppdelat efter olika ämnesområden, till exempel Forskning, ekonomiadministration eller studieadministration. Till skillnad från samarbetsytorna är allt material öppet för alla inloggade medarbetare.
Lokala informationsytor i medarbetaringången - lokalt intranät i medarbetaringången. Verktyg för den interna lokala kommunikationen där innehållet blir en del i ett större sammanhang genom att det kan länkas ihop med övrigt innehåll på medarbetaringången. Det kan till exempel vara en institution som har en checklista riktad till institutionens personal utifrån en universitetsövergripande policy.
Lärplattformen Studium - pedagogiskt stödverktyg för undervisande situationer. Materialet riktas till specifika kurstillfällen och dess studenter.
Samarbetsytor - verktyg för att samarbeta i grupper. Grupperna kan bestå både av medarbetare och personer utan någon formell koppling till universitetet.
Samarbetsytorna är till för att olika grupper enkelt ska kunna samarbeta digitalt. Det kan handla om att samarbeta kring dokument eller sprida information inom gruppen. Till skillnad från medarbetaringången kan bara de som är medlemmar i en grupp ta del av informationen och arbeta med gruppmaterialet.
Mötesytor - verktyg för att digitalt hantera dagordning och handlingar inför formella möten. Det kan till exempel vara en beslutsmöten för områdesnämnd, fakultetsnämnd eller institutionsstyrelse.
Kom igång med samarbetsytor
- Tjänsten kräver multifaktorautentisering (MFA) via din mobiltelefon och appen Microsoft Authenticator. Om du inte aktiverat MFA för SharePoint Online, börja med denna guide för att komma igång.
- Klicka sedan in dig på verktyget "Dela och samredigera filer med andra" för att hitta alla nödvändiga guider.
- När du är redo kan du logga in via uppsalauniversitet.sharepoint.com och skapa din första samarbetsyta.
Hjälp att komma igång
- Kontakta itsupport@uu.se för stöd att logga in och skapa din första samarbetsyta.
- I SharePoint finns en träningsportal med videofilmer om hur man kommer igång och arbetar med samarbetsytor.
- Det finns ett användarforum där du kan få hjälp med svar på frågor.
- Under en införandefas erbjuds begränsad support för övriga funktioner i systemet via samarbetsytor@uu.se.