Nytt system ska förenkla inköpsprocessen

– Universitetet har under en längre tid haft ett behov av en förändrad inköpsprocess. Från institutioner och verksamheter har man önskat ett system där en beställning ska godkännas innan order skickas till leverantör, säger Ellen Leijon, projektledare för inköpsprojektet, vid avdelningen för ekonomi och upphandling (AEU).

Universitetet har ingått avtal med Visma Proceedo, som tillhandahåller e-handelslösningen Proceedo. När ett inköp görs via systemet så kommer det att krävas ett godkännande – det vill säga attest, innan en order skickas till leverantör. Det ger bättre kontroll av beställningar och att köpet är godkänt i förväg

När varan sedan levereras så kontrollerar man via systemet att det är rätt leverans och till rätt pris och om allt stämmer behövs ingen ytterligare åtgärd innan köpet är klart för betalning.

– Det blir en säkrare hantering av inköpsprocessen. Innan beställning av vara eller tjänst skickas iväg i systemet, måste beställningen attesteras av en chef eller annan person med budgetansvar. Universitetet kommer att följa de statliga reglerna om att köp ska godkännas innan det genomförs. Det ger också attestanten möjligheten att säga nej till ett inköp.

Attest via mobiltelefon

För att få till ett effektivt beställningsflöde är målsättningen att attestering av beställningar ska göras så snabbt som möjligt. Attest av beställningar och fakturor kommer även kunna göras via mobiltelefon, vilket underlättar hanteringen.

En chef har även möjlighet att delegera beslutsattesten enligt universitetets delegationsordning och riktlinjer för delegering av attesträtt.

Den nya inköpsprocessen ska bidra till en effektivare inköpsorganisation och i grunden handlar det om ett förändrat sätt att både se på och arbeta med inköp. Universitetet har idag många beställare och många vill kunna välja – och själva köpa sina produkter men det är inte kostnadseffektivt på sikt.

Skapa duktiga beställare

Universitetet disponerar upp till 4 000 licenser i e-handelssystemet och alla medarbetare som kommer att ha en roll i Proceedo behöver också en licens. Införandet av Proceedo kommer att innebära en mer organiserad inköpsprocess, där inte alla medarbetare har möjlighet att själva beställa en vara eller tjänst.

De medarbetare som tilldelas en licens i systemet, kommer att kunna se produktsortimentet, göra eller attestera beställningar samt stötta sina kollegor med kontering och hantering av order och fakturor. Alla som får en licens kommer att få utbildning i systemet innan det tas i drift.

– Vad vi sett är att långt ifrån alla medarbetare gör beställningar, varför det finns goda skäl att tro att det här upplägget kommer att fungera bra, säger Ellen Leijon. Det kan bland annat betyda en tidsbesparing i stort för verksamheten, eftersom beställare kommer att bli mycket duktiga på att beställa en vara eller tjänst.

Implementeringen av Proceedo har påbörjats och planeras vara klar hösten 2024.

Gunilla Sthyr