Medarbetarpolicyn en chans att diskutera mjuka värden

På institutionen för samhällsbyggnad och industriell teknik började de arbetet med medarbetarpolicyn under den årliga kickoffen i början av hösten 2023. Temat för kickoffen var medarbetarskap och medarbetarepolicyn var en del av programmet. Inför kickoffen skickades medarbetarpolicyn ut till alla medarbetare.

– Det blev bra diskussioner och engagemang. Vi diskuterade i grupper, bland annat vad det innebär att bemöta varandra med respekt och hur vi kan arbeta vidare med de här frågorna, säger Karin Ringefors Finn, HR-generalist på institutionen för samhällsbyggnad och teknik.

Medarbetarpolicyn vid Uppsala universitet beslutades av rektor i februari 2023. I arbetet med att ta fram den hade medarbetare, chefer och andra grupper möjlighet att komma med synpunkter och idéer. Medarbetarpolicyn är i praktiken en A4-sida med punkter för hur medarbetare och chefer ska bete sig på arbetsplatsen.

Förankra innan start

– Det är viktigt med förankringen inför att man går ut till alla medarbetare vid institutionen. Vår prefekt arbetar aktivt med arbetsmiljöfrågor och det är ju grunden. Men vi aktiverade också institutionens kombinerade arbetsmiljö- och lika villkorsgrupp och avdelningsföreståndarna, säger Linnéa Sandén, HR-generalist på institutionen för samhällsbyggnad och teknik .

Karin Ringefors Finn och Linnéa Sandén har i sina arbeten som verksamhetsnära HR hållit i arbetet med att få igång diskussionerna och arbetet med medarbetarpolicyn på institutionen. Fokus i upplägget har varit dialog och muntliga diskussioner.

– Syftet med att lyfta temat på kickoffen var för att så att säga gunga igång och börja prata om medarbetskap och de här frågorna, säger Linnéa Sandén.

Dilemmaövningar i mindre grupper

Efter kickoffen har de arrangerat workshops vid institutionens avdelningar med fokus på dilemmaövningarna som finns i stödmaterialet till medarbetarpolicyn. Workshops på två av tre avdelningar har genomförts och det planeras för en workshop på den tredje avdelningen.

– Workshops på två av tre avdelningar har genomförts och tagits emot väl. Vi planerar nu för en workshop på den tredje avdelningen. Workshopen har respektive avdelningsföreståndare bjudit in till och vi HR-generalister har modererat diskussionerna, säger Karin Ringefors Finn.

De valde ut ett fyra-fem dilemman från stödmaterialets cirka trettio förslag till dilemman. Inför workshopen skickade de ut medarbetarpolicyn igen och inledde workshopen med en kort repetition av medarbetarpolicyn för att komma igång och för de som missat kickoffen.

De konstaterar båda att det är viktigt att fundera över hur man på bästa sätt kan genomföra diskussionerna

– Men vi hade nog valt ut för många dilemman. Det var så pass bra diskussioner så vi lät diskussionerna rulla på och hoppade över några dilemman, säger Karin Ringefors Finn.

Diskutera mjuka värden

– Både kickoff och workshop är tillfällen för att träna på att använda dialog som verktyg även för mjuka värden. Vi ser det här som en början, vi har börjat prata och lära känna materialet, säger Karin Ringefors Finn.

Linnéa Sandén och Karin Ringefors Finn började med att fokusera på de två första punkterna i medarbetarpolicyn och valde lämpliga dilemmaövningar därefter. De punkterna i policyn handlar om att man som medarbetare ska bidra till ett bra arbetsklimat, bemöta alla personer och idéer med respekt och hålla en respektfull ton i all kommunikation.

Se det som en chans

– Det viktiga nu är att de här frågorna får ta plats. Det är nyttigt att sätta ord på de här frågorna. Jag hoppas att medarbetarna ser det här som en chans och inte som ytterligare en pålaga. Hur ofta har vi pratat om medarbetarskap tidigare, frågar sig Linnéa Sandén.

– Man kan ju se medarbetarpolicyn som krav men man kan också vända på det. Det här är det jag kan förvänta mig av andra. Att de ska visa mig respekt, säger Karin Ringefors Finn.

– Dilemmaövningarna är ett bra verktyg för att fånga upp olikheter och olika erfarenheter. I samband med dilemmaövningarna har vi påmint om att alla är olika och kan uppfatta samma situation på olika sätt. Vi tolkar alla utifrån våra perspektiv och våra erfarenhetsryggsäckar. Det kanske är lite förnumstigt men det är bra att påminna sig att vi är varandras arbetsmiljö. Alla har ett ansvar, säger Linnéa Sandén.

Stöd för cheferna

Båda är överens om att medarbetarpolicyn är bra som verktyg för prefekter och andra chefer.

– Medarbetarpolicyn är något handfast för prefekter att ha som stöd i diskussioner. Den kan underlätta för att ha samtal tidigt innan eventuella problem växer sig stora, säger Karin Ringefors Finn.

– Förhoppningsvis blir medarbetarpolicyn en naturlig del av medarbetarsamtalen, säger Linnéa Sandén.

Alla har ett ansvar

Medarbetarpolicyn och medarbetarskap är förstås inte frågor som en institution eller avdelning blir klara med. Det behöver vara ett återkommande tema som chefer och medarbetare ständigt återkommer till.

– Vi planerar nu att ha diskussioner med dilemmaövningar en gång om året. Vi kommer också att, som en del av introduktionsinformationen till nya medarbetare, skicka med medarbetarpolicyn.

Anders Berndt