Medarbetarpolicyn ett steg på vägen mot bättre arbetsmiljö

I februari 2023 beslutade rektor om en medarbetarpolicy för Uppsala universitet. Det har funnits liknande dokument på olika institutioner och avdelningar tidigare men nu är det första gången universitetet har en gemensam medarbetarpolicy.

Hela medarbetarpolicyn ryms på en A4-sida och den innehåller universitetets gemensamma värderingar genom att konkretisera och tydliggöra medarbetares inklusive chefers ansvar, förhållningssätt och förväntat beteende gentemot varandra. Syftet med medarbetarpolicyn är att främja en god organisatorisk och social arbetsmiljö på lika villkor och samtidigt bidra till kvalitet i universitetets verksamhet.

Förväntningarna som beskrivs i policyn kan tyckas vara självklara och något som alla bör kunna stå bakom, som till exempel "bemöta alla med respekt", "hantera skilda idéer, uppfattningar och eventuella meningsskiljaktigheter konstruktivt och professionellt" eller "medverka till att skapa en inkluderande arbetsmiljö där mångfald värdesätts och olikheter bejakas". Men vad betyder det och är det verkligen självklart och lika innebörd för alla? Sedan beslutet om medarbetarpolicyn har det därför pågått ett arbete med implementering av densamma. Det är viktigt att alla medarbetare tillsammans arbetar med att göra medarbetarpolicyn till en del av vardagen.

Diskussioner för att konkretisera

– Införandet av medarbetarpolicyn handlar mycket om att diskutera med mina kollegor hur jag ska bete mig men också vad jag kan förvänta mig för behandling av andra.

Förväntningarna i medarbetarpolicyn är formulerade ganska övergripande och många gånger kan de behöva konkretiseras utifrån olika typer av situationer. Genom att diskutera olika typer av situationer som kan uppstå på arbetet och hur man som medarbetare och chef bör bete sig i olika situationer blir medarbetarpolicyn ett sätt att arbeta med arbetsmiljö- och likavillkorsfrågor.

– Medarbetarpolicyn är ett komplement till lagar, regler, riktlinjer och policys, ett exempel är den statliga värdegrunden. Medarbetarpolicyn är ett viktigt stöd i arbetsmiljö- och likavillkorsarbetet.

Lina Julin arbetar i ett projekt som under 2023–2025 stöttar chefer som har personalansvar med införande och konkretisering av medarbetarpolicyn men också policyn för arbetsmiljö och lika villkor respektive planen för jämställdhetsintegrering. Alla tre dokumenten är olika delar i det systematiska arbetsmiljö- och likavillkorsarbetet. Institutionerna/motsvarade har olika behov av stöd varför projektet också arbetar med att anpassa upplägg för införande och konkretisering till respektive institution/motsvarande.

Bättre arbetsmiljö ger ökade anslag

Alla anställda vill förstås ha en bra arbetsmiljö och känna sig respekterade på arbetsplatsen. Men tyvärr är det inte alltid fallet och därför är det viktigt att arbeta aktivt och förebyggande med arbetsmiljön, till exempel genom att diskutera olika typer av konkretiseringar av medarbetarpolicyn.

Men även resultaten i kärnverksamheten kan förbättras genom ett aktivt och systematiskt arbetsmiljöarbete. Forskning visar till exempel att det vetenskapliga utfallet, bland annat i form av publiceringar och externa forskningsanslag, är bättre om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön för forskare är god.

– En god arbetsmiljö är en viktig förutsättning för en bra verksamhet, konstaterar Lina Julin.

Stödmaterial

Projektet arbetar med att ta fram olika typer av stödmaterial för att stötta prefekter och chefer att arbeta aktivt med bland annat medarbetarpolicyn för att den ska bli en del av den dagliga verksamheten och bidra till god arbetsmiljö-

– Prefekter och chefer efterfrågar olika konkreta verktyg att arbeta med den här typen av frågor, både för att komma igång men också för att fortsätta att hålla frågan vid liv. Under hösten 2024 kommer därför ”frågekort” med korta frågeställningar tas fram. Dessa kan passa att använda på ett återkommande personalmöte till exempel.

Det har också efterfrågats stöd i att hålla workshops med medarbetarpolicy som tema vilket projektet gör löpande under projektperioden på förfrågan.

Vidare erbjuds medarbetare en åskådarutbildning med syfte att medarbetare ska veta hur man kan agera när man ser en oönskat beteende.

Sedan tidigare finns bland annat introduktionsmaterial och dilemmaövningar som kan används vid en workshop, nu finns också webbaserade utbildningar på intranätet för både medarbetare och chefer respektive verksamhetsnära HR. Projektet har också tagit fram en film om medarbetarpolicyn, bland annat som ett sätt att stimulera till engagemang och aktivitet.

Naturlig del av verksamheten

Information om vilket stöd chefer med personalansvar kan få via projektet har kommunicerats i olika kanaler, bland annat via MI, prefektmöten och HR-funktionsmöten. Hösten 2024 kommer projektet att börja höra av sig till verksamhetsnära HR och prefekter ute på institutionerna för att höra vilken hjälp eller stöd de eventuellt behöver stöd för att utveckla arbetet med arbetsmiljö- och likavillkorsarbetet .

– Vi försöker stötta så att medarbetarpolicyn blir en naturlig del av vardagen, det behöver inte vara så avancerat eller kosta mycket tid.

Anders Berndt