Digital ISP administratörer

Söka fram doktorand i Ladok

Förutom att söka fram doktorand via personnummer och/eller namn, så går det att söka fram doktorander och övriga ISP-användare via
Studiedokumentation > Hantera flera > Hantera doktorander (ISP).

I fliken ”Individuella studieplaner” går det att sök fram antagna doktorander med eller utan en digital ISP i Ladok. Möjlighet finns att filtrera på ISP-status ”Pågående” (doktorander med en pågående ISP), ”Avklarad” (doktorander som har en avklarad forskarutbildning) och/eller ”Avslutad” (doktorander som gjort avbrott på forskarutbildning). Genom att inte markera något alternativ så får du en lista på alla antagna doktorander på din institution.

I fliken ”Verksamhetsroller” går det att söka fram användare med personkoppling till doktorands ISP i Ladok. Här finns även funktion "Hantera personkopplingar för flera" (mer info om det finns längre ner i manualen).

(I fliken ”Doktorand med ISP” går det att söka fram alla doktorander som har en digital ISP i Ladok via forskarämne, men denna funktion finns även i fliken "Individuella studieplaner").

Doktorander antagna till forskarutbildning inom 93-års studieordning

Det går inte att skapa upp ISP i Ladok för doktorander som är registrerade på 93-års studieordning eller äldre. ISP för dessa doktorander får hanteras vid sidan av Ladok.

Resultat på forskarnivå innan 2018

Inrapporterade resultat på forskarnivå innan 2018 som finns under "Andra resultat" i doktorandens översikt i Ladok förs inte automatiskt över till doktorandens ISP.

Starta en ISP i Ladok

Steg 1 - Skapa personkopplingar

För att kunna skapa en ISP i Ladok behöver en huvudhandledare kopplas till doktoranden. Även övriga ISP-användare behöver kopplas till doktorand för att fliken ”Mina doktorander” ska dyka upp på startsidan i Ladok och för att aviseringsfunktion för ISP Ladok ska fungera.

Personkoppla först huvudhandledare till doktorand och därefter granskare, beslutsfattare och eventuella biträdande handledare som ska vara aktiva i ISP-processen.

• Gå till fliken ”Studentuppgifter”
• Välj ”Hantera ISP” i vänstermenyn
• Klicka på ”Skapa personkoppling” och välj rätt kurspaketering om det finns flera.
• Ange "Verksamhetsroll" (ISP-administratör, ISP-läsrättighet och ISP-super user ska inte personkopplas)
• Ange "Användare" - i rullistan kommer endast användare med ISP-behörighet upp som alternativ
• Ange "Startdatum" - startdatum ska vara det datum då personen påbörjade sitt uppdrag som huvudhandledare, granskare eller beslutsfattare för doktoranden. Det måste finnas en aktiv huvudhandledare när ISP skapas, så därför kan inte startdatum för huvudhandledare vara ett datum som ligger i framtiden.
• Slutdatum anges endast vid eventuellt byte av handledare, granskare eller beslutsfattare.

Skapa flera personkopplingar samtidigt

Det går att personkoppla en användare till flera doktorander samtidigt, till exempel för beslutsfattare som ska fastställa samtliga doktoranders ISP på en institution.

• Gå till ”Hantera flera” > ”Hantera doktorander (ISP)” > ”Verksamhetsroller”

Klicka på ”Hantera personkopplingar för flera”

• Organisationsenhet: Institution
  Användare: Användare som ska personkopplas
  Verksamhetsroll: Den roll användaren ska ha
  Startdatum: Då uppdraget startar
• Välj de doktorander som användaren ska ha en koppling till: Klicka på doktoranden för att markera den, håll inne Ctrl för att markera fler. Klicka på för att lägga över dem i ”Valda” rutan.
• Klicka på ”Nästa” och bekräfta i de följande stegen

Mina doktorander (ISP) och aviseringar

När en användare personkopplats till en doktorand så kommer fliken ”Mina doktorander (ISP)” dyka upp på startsidan i Ladok (1) och aviseringsfunktionen för ISP aktiveras.

När en ISP nått ett steg i arbetsflödet där användaren har en uppgift att utföra (skriva, godkänna, fastställa) så visas en avisering i fliken ”Mina doktorander (ISP)” (2) och ett aviseringsmail går också ut till den e-postadress användaren har inlagd i Ladok. Doktoranderna får avisering varje gång en ISP skickas framåt eller bakåt ett steg i systemet.

Steg 2 - Skapa ny individuell studieplan

När personkopplingarna är gjorda så kan en ISP skapas för doktoranden i Ladok

• Gå till fliken ”Studentuppgifter” > ”Hantera ISP”.
• Klicka på ”Ny individuell studieplan”
• Välj ämne på forskarnivå och tillfälle som ISP ska gälla för
• Gå till nästa sida, förhandsgranska och bekräfta sedan
• Nu har fliken ”Individuell studieplan” dykt upp på doktorandens sida. Gå in i ISP:n antingen via fliken eller genom att klicka på länken.

Steg 3 – Starta version

Nu behöver administratör starta en ISP-version för att arbetet med innehållet ISP ska kunna påbörjas.

• Klicka på ”Starta version”
• Beslutsfattare (i detta fall ISP-administratör) och beslutsdatum är förifyllda och ska inte ändras
• Gå in i ”Grunduppgifter” och fyll i uppgifter under ”Antagen till” och ”Allmän studieplan” (se nedan "Vilken info ska ingå i en digital ISP?")

Förväntat fastställandedatum

När en ny version av ISP startas ställs startdatum (det datum den nya versionen påbörjades) samt förväntat fastställandedatum (ett år från startdatum) in. Två månader innan förväntat fastställandedatum får huvudhandledare och doktorand en påminnelse om att fastställa versionen. Dessa datum går att ändra:

• Gå till ”Hantera flera” > ”Hantera doktorander (ISP)” > ”Individuella studieplaner”
• Markera ”Pågående” för att bara se doktorander med en pågående individuell studieplan
• Markera doktorander i listan
• Klicka på knappen ”Ändra datum” och välj ”Startdatum” eller ”Förväntat fastställandedatum” i rullistan
• Ange datum och bekräfta

Vilken information ska ingå i en digital ISP?

Här nedan redogörs för ISP-administratörens roll i ISP-processen. Panelen "Allmän studieplan" i "Grunduppgifter" kan endast redigeras av ISP-administratör.

Grunduppgifter

Antagen till (1)

Uppgifter om antagning förs automatiskt över hit från Ladok."Ämnestillfälle, startdatum" är det datum då doktoranden antogs till doktorsutbildning i Ladok. "Ämnestillfälle, slutdatum" är ett schablondatum uträknat fyra år från startdatum i Ladok.

"Lärosätets resurser": Enligt "Riktlinjer för utbildning på forskarnivå" vid Uppsala universitet ska i ISP redovisas vilka åtaganden (förutom handledning) som parterna gör för att säkra en fungerande utbildning. Ange vilka resurser som lärosätet tillhandahåller för utbildningen och i vilken utsträckning dessa kan förväntas vara tillgängliga för doktoranden under utbildningstiden. Exempelvis tillgång till experimentell utrustning för mätning, kohorter av insamlat biologiskt material eller databaser.

Allmän studieplan (2)

Administratör ansvarar för att lägga in information om den allmänna studieplanen här.

Delmål i forskarutbildning (3)

Doktorand och handledare fyller i delmål.

Studieaktivitet och finansiering (SCB) (4)

Doktorand och handledare fyller i planerad aktivitet och finansiering.

Rapporterad aktivitet och finansiering förs över automatiskt från Ladok.

Det finns ingen koppling mellan planerad och inrapporterad studieaktivitet och finansiering.

Institutionstjänstgöring (5)

Här finns möjlighet för doktorand och handledare att fylla i institutionstjänstgöring.

Övrig dokumentation (6)

Här kan tidigare fastställda ISP utanför Ladok eller andra dokument som är relevanta för doktorandutbildningen laddas upp.

Avklarad ISP och avsluta ISP

När en doktorand har disputerat eller tagit ut licentiatexamen kan status “Avklarad” läggas in på ISP. ISP måste vara fastställd för att anges som avklarad och därefter går det inte längre att skapa nya versioner av ISP. Detta kan med fördel göras samtidigt som resultat på doktorsavhandling rapporteras in och ”Alla kurser klara” dokumenteras i Ladok.

Om en doktorand avbryter sin utbildning kan status “Avslutad” läggas in för ISP. ISP behöver inte vara fastställd utan kan avslutas under pågående revidering. När status “Avslutad” lagts in går det inte längre att skapa nya versioner av ISP eller arbeta i ISP.

För att markera som avklarad eller avsluta ISP:

1. Gå till fliken “Studentuppgifter”
2. Välj “Hantera ISP”
3. Under “Åtgärd” på raden för individuell studieplan, välj "Avsluta” eller “Ange som avklarad”

Återaktivera ISP

Om “Avklarad” eller “Avslutad” lagts in av misstag går det att återaktivera ISP. Detta görs på samma sätt som ovan, men under “Åtgärd” så väljs istället “Återaktivera”.

(Ta bort en påbörjad ISP-version)

Denna funktion är avstängd i Ladok ISP fr o m 2025-06-16, se "Uppdateringar" längst upp i manualen.

En fastställd ISP kan inte tas bort, men det kan en ISP under revidering och i och med det så försvinner all information som lagts in i den. Tidigare fastställda versioner påverkas inte.

Ta bort en påbörjad ISP-version:

"Arbetsflöde" > "Övriga funktioner" > "Ta bort version (ej fastställd)"

Byte av institution, forskarutbildningsämne eller tillfälle inom samma ämne

Vid byte av institution, forskarutbildningsämne eller tillfälle inom samma ämne ska ISP:n i det gamla ämnet fastställas och avslutas och en ny ISP startas i det nya ämnet.

1. Gå till: ”Studentinformation" > ”Hantera ISP”
2. Skapa en ny personkonkoppling för en huvudhandledare inom det nya ämnet/tillfället
3. Skapa en ny individuell studieplan för det nya ämnet/tillfället

Informationen som finns i ISP för det gamla ämnet kommer inte att följa med automatiskt till det nya, utan överföring måste ske manuellt.

Byte av ISP-aktör

Om en ISP-aktör som ska godkänna eller besluta om ISP byts ut under doktorandtiden så behöver den nya aktören ansöka om ISP-behörighet och kopplas till doktorand i Ladok av ISP-administratör. Detta görs i ”Studentinformation” > ”Hantera ISP”.

Om till exempel huvudhandledare byts ut under doktorandtiden, ska den nya huvudhandledaren kopplas som ISP-aktör i Ladok. Den nya huvudhandledaren behöver också ansöka om behörighet som huvudhandledare i Ladok ISP (via särskild blankett) om hen inte redan har det och administratör behöver sedan skapa en personkoppling i Ladok ISP för den nya handledaren. Aktuellt slutdatum läggs in på den tidigare huvudhandledaren.

Frånvarande ISP-aktör

Om ISP-aktör som ska godkänna eller fastställa ISP är frånvarande under beslutsprocessen så kan en ISP-super user godkänna ISP i dennes ställe.

ISP - super user

Vid varje institution finns en person med behörigheten ISP-super user. En super user kan läsa och hantera ISP för alla doktorander på institutionen. Om en ISP fastnar någonstans i flödet, t ex om en granskare är frånvarande under beslutsprocessen, så kan super user gå in och skicka IP framåt eller bakåt.

ISP-mallar och ISP-versioner

En ISP-mall definierar vilka uppgifter en ISP ska innehålla. När en ny ISP-version startas i Ladok används den senaste ISP-mallen. Om en ISP startas långt innan fastställande är aktuellt kan mallen ha ändrats under tiden. Det innebär att en ISP kan se olika ut för olika doktorander beroende på vilken mall som använts när ISP-versionen startades i Ladok.