Digital ISP administratörer
Här hittar du information om hur du skapar en digital individuell studieplan (ISP) som administratör vid vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap.
Observera att den här manualen är till för vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap.
Uppdateringar
2025-06-13
Det har upptäckts ett fel i individuella studieplaner (ISP) i Ladok som kan uppstå när man först tar bort en ej fastställd version av en ISP och sedan skapar en ny version. I vissa fall leder det till att doktorandens ISP blir låst och inte längre går att nå. Utvecklarna arbetar för att lösa problemet men i dagsläget finns ingen känd lösning för att komma åt ISP igen när detta inträffat.
För att undvika att felet uppstår kommer Ladokkonsortiet från och med den 16 juni att tillfälligt stänga av möjligheten att ta bort versioner av en ISP. Vi uppmanar er att inte ta bort ISP-versioner tills problemet är löst.
2025-04-12
- Under rubriken "Antagen till" i fliken "Grunduppgifter" så kan doktorand och handledare nu lägga in information om "Lärosätets resurser", tidigare var denna panel låst till ISP-administratör.
2025-03-12
- Ny rubrik - "Lärosätets resurser", i fliken "Grunduppgifter" under "Antagen till".
2025-02-26
- Nya sida - "Överblick och reflektioner" ger en sammanställning över vissa delar av doktorandens individuella studieplan.
- Ladda ner PDF - nu går det att välja om all information i en individuell studieplan ska tas med när den skrivs ut som PDF, eller om man bara vill ha information från vissa flikar.
Söka fram doktorand i Ladok
Förutom att söka fram doktorand via personnummer och/eller namn, så går det att söka fram doktorander och övriga ISP-användare via
Studiedokumentation > Hantera flera > Hantera doktorander (ISP).
I fliken ”Individuella studieplaner” går det att sök fram antagna doktorander med eller utan en digital ISP i Ladok. Möjlighet finns att filtrera på ISP-status ”Pågående” (doktorander med en pågående ISP), ”Avklarad” (doktorander som har en avklarad forskarutbildning) och/eller ”Avslutad” (doktorander som gjort avbrott på forskarutbildning). Genom att inte markera något alternativ så får du en lista på alla antagna doktorander på din institution.
I fliken ”Verksamhetsroller” går det att söka fram användare med personkoppling till doktorands ISP i Ladok. Här finns även funktion "Hantera personkopplingar för flera" (mer info om det finns längre ner i manualen).
(I fliken ”Doktorand med ISP” går det att söka fram alla doktorander som har en digital ISP i Ladok via forskarämne, men denna funktion finns även i fliken "Individuella studieplaner").
Doktorander antagna till forskarutbildning inom 93-års studieordning
Det går inte att skapa upp ISP i Ladok för doktorander som är registrerade på 93-års studieordning eller äldre. ISP för dessa doktorander får hanteras vid sidan av Ladok.
Resultat på forskarnivå innan 2018
Inrapporterade resultat på forskarnivå innan 2018 som finns under "Andra resultat" i doktorandens översikt i Ladok förs inte automatiskt över till doktorandens ISP.
Starta en ISP i Ladok
Steg 1 - Skapa personkopplingar
För att kunna skapa en ISP i Ladok behöver en huvudhandledare kopplas till doktoranden. Även övriga ISP-användare behöver kopplas till doktorand för att fliken ”Mina doktorander” ska dyka upp på startsidan i Ladok och för att aviseringsfunktion för ISP Ladok ska fungera.
Personkoppla först huvudhandledare till doktorand och därefter granskare, beslutsfattare och eventuella biträdande handledare som ska vara aktiva i ISP-processen.
- Gå till fliken ”Studentuppgifter”
- Välj ”Hantera ISP” i vänstermenyn
- Klicka på ”Skapa personkoppling” och välj rätt kurspaketering om det finns flera.
- Ange "Verksamhetsroll" (ISP-administratör, ISP-läsrättighet och ISP-super user ska inte personkopplas)
- Ange "Användare" - i rullistan kommer endast användare med ISP-behörighet upp som alternativ
- Ange "Startdatum" - startdatum ska vara det datum då personen påbörjade sitt uppdrag som huvudhandledare, granskare eller beslutsfattare för doktoranden. Det måste finnas en aktiv huvudhandledare när ISP skapas, så därför kan inte startdatum för huvudhandledare vara ett datum som ligger i framtiden.
- Slutdatum anges endast vid eventuellt byte av handledare, granskare eller beslutsfattare.
Skapa flera personkopplingar samtidigt
Det går att personkoppla en användare till flera doktorander samtidigt, till exempel för beslutsfattare som ska fastställa samtliga doktoranders ISP på en institution.
- Gå till ”Hantera flera” > ”Hantera doktorander (ISP)” > ”Verksamhetsroller”
Klicka på ”Hantera personkopplingar för flera”
- Organisationsenhet: Institution
Användare: Användare som ska personkopplas
Verksamhetsroll: Den roll användaren ska ha
Startdatum: Då uppdraget startar - Välj de doktorander som användaren ska ha en koppling till: Klicka på doktoranden för att markera den, håll inne Ctrl för att markera fler. Klicka på för att lägga över dem i ”Valda” rutan.
- Klicka på ”Nästa” och bekräfta i de följande stegen
Mina doktorander (ISP) och aviseringar
När en användare personkopplats till en doktorand så kommer fliken ”Mina doktorander (ISP)” dyka upp på startsidan i Ladok (1) och aviseringsfunktionen för ISP aktiveras.
När en ISP nått ett steg i arbetsflödet där användaren har en uppgift att utföra (skriva, godkänna, fastställa) så visas en avisering i fliken ”Mina doktorander (ISP)” (2) och ett aviseringsmail går också ut till den e-postadress användaren har inlagd i Ladok. Doktoranderna får avisering varje gång en ISP skickas framåt eller bakåt ett steg i systemet.
Steg 2 - Skapa ny individuell studieplan
När personkopplingarna är gjorda så kan en ISP skapas för doktoranden i Ladok
- Gå till fliken ”Studentuppgifter” > ”Hantera ISP”.
- Klicka på ”Ny individuell studieplan”
- Välj ämne på forskarnivå och tillfälle som ISP ska gälla för
- Gå till nästa sida, förhandsgranska och bekräfta sedan
- Nu har fliken ”Individuell studieplan” dykt upp på doktorandens sida. Gå in i ISP:n antingen via fliken eller genom att klicka på länken.
Steg 3 – Starta version
Nu behöver administratör starta en ISP-version för att arbetet med innehållet ISP ska kunna påbörjas.
- Klicka på ”Starta version”
- Beslutsfattare (i detta fall ISP-administratör) och beslutsdatum är förifyllda och ska inte ändras
- Gå in i ”Grunduppgifter” och fyll i uppgifter under ”Antagen till” och ”Allmän studieplan” (se nedan "Vilken info ska ingå i en digital ISP?")
Förväntat fastställandedatum
När en ny version av ISP startas ställs startdatum (det datum den nya versionen påbörjades) samt förväntat fastställandedatum (ett år från startdatum) in. Två månader innan förväntat fastställandedatum får huvudhandledare och doktorand en påminnelse om att fastställa versionen. Dessa datum går att ändra:
- Gå till ”Hantera flera” > ”Hantera doktorander (ISP)” > ”Individuella studieplaner”
- Markera ”Pågående” för att bara se doktorander med en pågående individuell studieplan
- Markera doktorander i listan
- Klicka på knappen ”Ändra datum” och välj ”Startdatum” eller ”Förväntat fastställandedatum” i rullistan
- Ange datum och bekräfta
Vid antagning justerar administratör det förväntade fastställandedatumet till 3 månader efter att doktoranden påbörjat sin utbildning.
Vilken information ska ingå i en digital ISP?
Här nedan redogörs för ISP-administratörens roll i ISP-processen. Panelen "Allmän studieplan" i "Grunduppgifter" kan endast redigeras av ISP-administratör.
För Teknat gäller att när en doktorand nyantas eller flyttar över till det digitala systemet fyller administratör ISP baserat på Antagningsunderlag (nyantagning) eller tidigare uppgifter i Ladok/tidigare ISP (flytt).
Grunduppgifter
Antagen till (1)
Uppgifter om antagning förs automatiskt över hit från Ladok."Ämnestillfälle, startdatum" är det datum då doktoranden antogs till doktorsutbildning i Ladok. "Ämnestillfälle, slutdatum" är ett schablondatum uträknat fyra år från startdatum i Ladok.
"Lärosätets resurser": Enligt "Riktlinjer för utbildning på forskarnivå" vid Uppsala universitet ska i ISP redovisas vilka åtaganden (förutom handledning) som parterna gör för att säkra en fungerande utbildning. Ange vilka resurser som lärosätet tillhandahåller för utbildningen och i vilken utsträckning dessa kan förväntas vara tillgängliga för doktoranden under utbildningstiden. Exempelvis tillgång till experimentell utrustning för mätning, kohorter av insamlat biologiskt material eller databaser.
Uppgifter fylls i av ISP-administratör enligt Antagningsunderlag. Under “Anteckning” läggs in vilken finansieringskälla som prefekt godkänt för doktoranden. Vid revidering - lämna tomt. Finansiering ska framgå av tidigare fastställd pappers-ISP.
Allmän studieplan (2)
Administratör ansvarar för att lägga in information om den allmänna studieplanen här.
Allmän information
Allmänna studieplaner finns för respektive ämne och inriktning på webben Ämnen - Uppsala universitet Leta fram rätt ämne.
Version av allmän studieplan
Högst upp under ämneskoden anges datum för när respektive del, ämnesspecifik del och fakultetsgemensam del, av allmän studieplan är fastställda. Ange båda datumen med beskrivning i denna ruta. Vid nyantagning gäller alltid den senaste versionen av allmän studieplan, men observera att doktorand som flyttar över i samband med revidering kan vara antagen till en äldre version av allmän studieplan. En doktorand kan dock alltid välja att följa den senaste versionen av allmän studieplan. Stäm då av med handledaren och doktoranden så att det blir tydligt vilken version som doktoranden ska följa.
Diarienummer behövs inte.
Bifogad fil behövs inte.
Länk till allmän studieplan
Lägg in en länk till den allmänna studieplan som avses för att göra det tydligt för involverade var de kan hitta mera information.
Kurskrav
Från allmän studieplan och eventuellt från antagningsunderlag.
Övriga krav
Vid nyantagning framgår övriga krav av antagningsunderlaget. Vid revideringar ska övriga krav framgå av tidigare fastställda övriga krav. Om fler krav tillkommit måste huvudhandledare och/eller FUAP meddela vilka.
Delmål i forskarutbildning (3)
Doktorand och handledare fyller i delmål.
Administratör fyller endast i delmålsrutan om det överenskommits delmål såsom krav på halvtidsseminarium eller licentiatseminarium i antagningsunderlag.
Studieaktivitet och finansiering (SCB) (4)
Doktorand och handledare fyller i planerad aktivitet och finansiering.
Rapporterad aktivitet och finansiering förs över automatiskt från Ladok.
Det finns ingen koppling mellan planerad och inrapporterad studieaktivitet och finansiering.
Planering av studieaktivitet och finansiering fylls vid antagning av adminsitratör i enligt antagningsunderlag. Vid revideringar ska eventuell planerad studieaktivitet och finansiering framåt flyttas över.
Institutionstjänstgöring (5)
Här finns möjlighet för doktorand och handledare att fylla i institutionstjänstgöring.
Övrig dokumentation (6)
Här kan tidigare fastställda ISP utanför Ladok eller andra dokument som är relevanta för doktorandutbildningen laddas upp.
Om en tidigare ISP fastställts “på papper” eller i en digital PDF-fil så ska en kopia av den laddas upp här.
Avklarad ISP och avsluta ISP
När en doktorand har disputerat eller tagit ut licentiatexamen kan status “Avklarad” läggas in på ISP. ISP måste vara fastställd för att anges som avklarad och därefter går det inte längre att skapa nya versioner av ISP. Detta kan med fördel göras samtidigt som resultat på doktorsavhandling rapporteras in och ”Alla kurser klara” dokumenteras i Ladok.
Om en doktorand avbryter sin utbildning kan status “Avslutad” läggas in för ISP. ISP behöver inte vara fastställd utan kan avslutas under pågående revidering. När status “Avslutad” lagts in går det inte längre att skapa nya versioner av ISP eller arbeta i ISP.
För att markera som avklarad eller avsluta ISP:
- Gå till fliken “Studentuppgifter”
- Välj “Hantera ISP”
- Under “Åtgärd” på raden för individuell studieplan, välj "Avsluta” eller “Ange som avklarad”
Återaktivera ISP
Om “Avklarad” eller “Avslutad” lagts in av misstag går det att återaktivera ISP. Detta görs på samma sätt som ovan, men under “Åtgärd” så väljs istället “Återaktivera”.
(Ta bort en påbörjad ISP-version)
Denna funktion är avstängd i Ladok ISP fr o m 2025-06-16, se "Uppdateringar" längst upp i manualen.
En fastställd ISP kan inte tas bort, men det kan en ISP under revidering och i och med det så försvinner all information som lagts in i den. Tidigare fastställda versioner påverkas inte.
Ta bort en påbörjad ISP-version:
"Arbetsflöde" > "Övriga funktioner" > "Ta bort version (ej fastställd)"
Byte av institution, forskarutbildningsämne eller tillfälle inom samma ämne
Vid byte av institution, forskarutbildningsämne eller tillfälle inom samma ämne ska ISP:n i det gamla ämnet fastställas och avslutas och en ny ISP startas i det nya ämnet.
- Gå till: ”Studentinformation" > ”Hantera ISP”
- Skapa en ny personkonkoppling för en huvudhandledare inom det nya ämnet/tillfället
- Skapa en ny individuell studieplan för det nya ämnet/tillfället
Informationen som finns i ISP för det gamla ämnet kommer inte att följa med automatiskt till det nya, utan överföring måste ske manuellt.
Byte av ISP-aktör
Om en ISP-aktör som ska godkänna eller besluta om ISP byts ut under doktorandtiden så behöver den nya aktören ansöka om ISP-behörighet och kopplas till doktorand i Ladok av ISP-administratör. Detta görs i ”Studentinformation” > ”Hantera ISP”.
Om till exempel huvudhandledare byts ut under doktorandtiden, ska den nya huvudhandledaren kopplas som ISP-aktör i Ladok. Den nya huvudhandledaren behöver också ansöka om behörighet som huvudhandledare i Ladok ISP (via särskild blankett) om hen inte redan har det och administratör behöver sedan skapa en personkoppling i Ladok ISP för den nya handledaren. Aktuellt slutdatum läggs in på den tidigare huvudhandledaren.
Frånvarande ISP-aktör
Om ISP-aktör som ska godkänna eller fastställa ISP är frånvarande under beslutsprocessen så kan en ISP-super user godkänna ISP i dennes ställe.
ISP-mallar och ISP-versioner
En ISP-mall definierar vilka uppgifter en ISP ska innehålla. När en ny ISP-version startas i Ladok används den senaste ISP-mallen. Om en ISP startas långt innan fastställande är aktuellt kan mallen ha ändrats under tiden. Det innebär att en ISP kan se olika ut för olika doktorander beroende på vilken mall som använts när ISP-versionen startades i Ladok.