Digital ISP handledare, granskare och beslutsfattare
Här hittar du information om hur du skapar en skapar en digital individuell studieplan som handledare, granskare eller beslutsfattare vid Teknisk- naturvetenskapliga fakulteten.
Observera att den här manualen är till för Teknisk- naturvetenskapliga fakulteten.
Uppdateringar
2025-04-12
- Under rubriken "Antagen till" i fliken "Grunduppgifter" så kan doktorand och handledare nu lägga in information om "Lärosätets resurser", tidigare var denna panel låst till ISP-administratör.
2025-03-12
- Ny rubrik - "Lärosätets resurser", i fliken "Grunduppgifter" under "Antagen till".
2025-02-26
- Nya sida - "Överblick och reflektioner" ger en sammanställning över vissa delar av doktorandens individuella studieplan.
- Ladda ner PDF - nu går det att välja om all information i en individuell studieplan ska tas med när den skrivs ut som PDF, eller om man bara vill ha information från vissa flikar.
Tillgång till ISP i Ladok
För att få tillgång till ISP i Ladok behöver du ha ett användarkonto vid Uppsala universitet och rätt behörighet till ISP i Ladok. Om du inte har det så kontakta den institution som din doktorand är registrerad på.
Logga in i Ladok
Mina doktorander
På startsidan i Ladok finns fliken “Mina doktorander (ISP)”. Här finns en lista med de doktorander som du är huvudhandledare, granskare eller beslutsfattare för och som du är kopplad till i Ladok (1). (Om du saknar denna flik, kontakta administrationen på den institution där din doktorand är registrerad).
Klicka på doktorandens personnummer för att komma till dennes ISP. Länken fungerar som en genväg till din doktorand även när du inte har en aktuell arbetsuppgift i dennes ISP.
Aviseringar
I Ladok finns en automatisk aviseringsfunktion för ISP. När ISP nått ett steg i arbetsflödet där du har en uppgift att utföra (skriva, godkänna, fastställa) så visas en avisering i fliken ”Mina doktorander (ISP)” på startsidan i Ladok (2) och ett aviseringsmail går också ut till den e-postadress du har inlagd i Ladok. I aviseringen i "Mina doktorander (ISP)" (2) kan du se din aktuella arbetsuppgift och genom att klicka på den blå länken med arbetsuppgiften kommer du direkt till doktorandens ISP.
Doktorandens ISP i Ladok
När du går in i doktorandens ISP så hamnar du i fliken ”Arbetsflöde”. På denna sida godkänner/fastställer du ISP efter att du redigerat eller granskat den alternativt skickar tillbaka den till doktorand om korrigeringar krävs.
1. I flikarna från “Grunduppgifter” och nedåt fylls innehållet i ISP i. Fliken ”Tidplan” är en sammanfattning av information från övriga flikar.
2. ”Utförda arbetsuppgifter” visar vad som gjorts och vem som har godkänt tidigare steg i ISP.
3. ”Aktuell arbetsuppgift” är det steg där ISP befinner sig just nu och där signering och godkännande sker. Där finns också en arbetsbeskrivning med instruktioner om vad du behöver göra i ditt steg.
4. I ”Kommande arbetsuppgifter” finns kommande steg i ISP-flödet.
5. I ”Fastställda versioner” finns tidigare versioner av digital ISP som fastställts i Ladok.
Som granskare och beslutsfattare kan du läsa innehållet i ISP men inte revidera den.
Har du som FUAP önskemål om hur panel ”Avhandlingsarbete” ska användas, så meddela doktorand och handledare detta i god tid.
Som huvudhandledare och förste biträdande handledare kan du revidera ISPn (före doktoranden har godkänt versionen). Huvudhandledaren ansvarar för att övriga biträdande handledare (med enbart läsrättighet) har förstått att ISP upprättas/revideras och har tagit del av dess innehåll.
Du kan skicka en länk till doktorandens ISP genom att kopiera webbadressen i adressfältet när du är inne i ISP:n och sedan klistra in den i ett e-postmeddelande.
Granska innehållet i ISP
På ISP:S första sida, i fliken ”Arbetsflöde”, finns instruktioner om vilka delar av ISP du behöver granska innan du godkänner/fastställer ISP.
Titta framför allt i flikarna "Tidplan" och "Överblick och reflektioner" som ger en sammanfattning av doktorandens planerade utbildning samt progression.
Om det finns väsentliga avvikelser från tidigare plan som kräver prefekts beslut så ska de tydligt presenteras i ”Överblick och reflektion”. Doktorand, förste biträdande handledare och huvudhandledaren och kan redigera detta fält (se nedan).
Efter att förste biträdande handledare och huvudhandledare godkänt ISP i Ladok så är nästa steg i arbetsflödet granskning av FUAP.
FUAP behöver i detta steg avgöra om ISP har betydande avvikelser jämfört med tidigare version.
Om det är en nyantagning eller endast är mindre ändringar så ska FUAP både godkänna och fastställa ISP vilket görs i två steg i Ladok. FUAP behöver alltså skicka ISP framåt två gånger i arbetsflödet.
Om det är en ISP med väsentliga ändringar så ska prefekt fastställa ISP. FUAP skickar då vidare ISP till prefekt för fastställande och behöver sedan inte göra mer i Ladok.
Om FUAP eller prefekt ser uppgifter som behöver åtgärdas så ska ISP:n skickas tillbaka till doktorand tillsammans med en kommentar om vilka åtgärder som ska vidtas. ISP:n kommer sedan att på nytt komma till beslutsfattare för godkännande.
Om det krävs en handlingsplan kring en doktorand kan denna laddas upp i ISP:n som en separat bilaga under “Övrig dokumentation” (i fliken “Grunduppgifter”).
Godkänn/fastställ ISP
När innehållet i ISP är granskat så ska ISP godkännas alternativt fastställas eller skickas tillbaka till doktorand för komplettering.
- Klicka på aktuell knapp under rubriken ”Aktuell arbetsuppgift”.
Om du väljer att godkänna/fastställa version så innebär det att du signerar ISP och den skickas vidare till nästa steg i ISP-flödet.
Om det är en nyantagning eller endast är mindre ändringar så ska FUAP både godkänna och fastställa ISP vilket görs i två steg i Ladok. FUAP behöver alltså skicka ISP framåt två gånger i arbetsflödet.
Prefekt granskar och godkänner ISP som har väsentliga ändringar jämfört med tidigare plan. Det är FUAP:s ansvar att meddela prefekt när detta är aktuellt. Väsentliga ändringar ska framgå av anteckningsfältet i “Överblick och reflektion” i ISP:en.
Om FUAP eller prefekt ser uppgifter som behöver åtgärdas så ska ISP:n skickas tillbaka till doktorand tillsammans med en kommentar om vilka åtgärder som ska vidtas. ISP:n kommer sedan att på nytt komma till beslutsfattare för godkännande.
Om det krävs en handlingsplan kring en doktorand kan denna laddas upp i ISP:n som en separat bilaga under “Övrig dokumentation” (i fliken “Grunduppgifter”).
ISP-super user
Vid varje institution finns en person med behörigheten ISP-super user. En super user kan läsa och hantera ISP för alla doktorander på institutionen. Om en ISP fastnar någonstans i flödet, t ex om en granskare är frånvarande under beslutsprocessen, så kan super user gå in och skicka ISP framåt eller bakåt.
Fylla i ISP
(Gäller de handledare som har redigeringsbehörighet)
När administratör har startat en ISP-version i Ladok så kan uppgifter läggas in i flikarna “Grunduppgifter” ner till ”Överblick och reflektioner” i vänstermenyn. I "Grunduppgifter" är panelerna "Antagen till (1)" och "Allmän studieplan (2)" låsta till ISP-administratör.
Fliken ”Tidplan” är en sammanställning av ifyllda uppgifter från övriga flikar och där kan inga nya uppgifter fyllas i.
Grunduppgifter
Antagen till (1)
Uppgifter om antagning hämtas automatiskt från doktorandens antagning i Ladok. "Ämnestifllfälle, startdatum" är alltså det datum då doktoranden blev antagen till doktorandutbildning i Ladok. "Ämnestifllfälle, slutdatum" är ett schablondatum uträknat fyra framåt i tiden från startdatumet i Ladok.
"Lärosätets resurser": Enligt "Riktlinjer för utbildning på forskarnivå" vid Uppsala universitet ska i ISP redovisas vilka åtaganden (förutom handledning) som parterna gör för att säkra en fungerande utbildning. Ange vilka resurser som lärosätet tillhandahåller för utbildningen och i vilken utsträckning dessa kan förväntas vara tillgängliga för doktoranden under utbildningstiden. Exempelvis tillgång till experimentell utrustning för mätning, kohorter av insamlat biologiskt material eller databaser.
Uppgifter som administratör har fört in vid uppstart av digital ISP utifrån “Antagningsunderlag” är beslutade av prefekt och ska inte ändras.
Allmän studieplan (2)
ISP-administratör ansvarar för att lägga in information om den allmänna studieplanen.
Uppgifter som administratör har fört in vid uppstart av digital ISP utifrån “Antagningsunderlag” är beslutade av prefekt och ska inte ändras.
Delmål i forskarutbildning (3)
Använd de delmålsbenämningar som finns att välja på för att planera doktorandens utbildning per kalenderhalvår.
Handledare och doktorand fyller tillsammans i denna information (under förutsättning att fler delmål ska läggas till jämfört med antagningsunderlaget).
Använd de delmålsbenämningar som finns att välja på och undvik i största möjliga mån fritext.
Tanken är att planera upp doktorandens utbildning med en grundläggande struktur av tidsatta aktiviteter. För delmål som är genomförda eller ligger i närtid används datumväljaren.
Delmålen kan ändras utifrån hur utbildningen fortlöper.
Studieaktivitet och finansiering (4)
Planerad aktivitet och finansiering läggs in för hela doktorandperioden. Inrapporterad aktivitet och finansiering hämtas automatiskt från andra delar av Ladok.
Handledare och doktorand planerar studieaktivitet framåt i steg om halvår . OBS! Detta ersätter inte aktivitetsrapportering om faktisk aktivitet som görs på separat och sedan läggs in i Ladok och läses över till Ladok-ISP.
Vid Teknisk- naturvetenskapliga fakulteten finns följande finansieringskoder
Vid Teknisk- naturvetenskapliga fakulteten finns följande finansieringskoder (notera att det i Ladok finns fler att välja på än vad som faktiskt används):
DTJ = Anställning som doktorand vid ett universitet eller en högskola, oberoende av finansieringskälla (även vid annat lärosäte).
HTJ = Annan anställning (än som doktorand) inom eget eller annat universitet/högskola (även utländskt lärosäte) som innebär att utbildning på forskarnivå kan bedrivas inom anställningen, tex Marie Curie-doktorand, anställning som assistent med doktoranduppgifter, anställning som adjunkt eller administrativ personal.
FTG = Företagsdoktorand, dvs doktorand som är anställd vid ett företag och bedriver utbildning på forskarnivå inom anställningen. Anställning inom universitetet som finansieras av företag räknas inte hit.
AUH = Annan anställning utanför högskolan som innebär att utbildning på forskarnivå kan bedrivas inom anställningen, tex anställning vid myndighet, kommun, region, skola eller fackförbund.
STP = Stipendiefinansiering (även utländskt stipendium).
BSL = Uppehållsbidrag från Sida för ökade levnadsomkostnader (allowance) till exempel sandwichdoktorand.
När studieaktiviteten rapporterats in vid revision så kan den planerade aktiviteten för samma period tas bort.
Aktiviteten relateras till personlig arbetsinsats i utbildningen på forskarnivå där heltid (100 %) motsvarar 40 timmar/vecka i genomsnitt under halvåret.
Institutionstjänstgöring (5)
Här fylls institutionstjänstgöring i, t ex undervisning.
Övrig dokumentation (6)
Här kan tidigare fastställda ISP utanför Ladok och andra dokument som är av relevans för forskarutbildningen laddas upp (pdf).
Vid fakulteten ska, om en tidigare ISP fastställts på ”papper” eller i digital PDF-fil, en kopia av denna laddas upp här. Exempel på andra dokument som är av relevans för forskarutbildningen är publikationer.
Handledare och beslutsfattare
I ”Ny handledarinsats” fyller huvudhandledare i handledarinsatser, till exempel tid för handledning eller arbetsfördelning.
Använd ”Ändra information” för att lägga till en anteckning om det finns relevant information som inte ryms inom handledarinsatser.
Här beskrivs fördelningen av uppgifter mellan olika handledare, som enligt ”Riktlinjer för utbildning på forskarnivå Teknat” ska anges i ISP.
Handledarsamtal
Välj ”Typ av samtal”, fyll i datum och deltagare.
Minst ett handledarsamtal per år bör gälla utbildningens progression. Detta samtal dokumenteras som ”Årligt uppföljningssamtal”.
Både handledare och doktorand reflekterar i “Anteckning” hur samarbetet har fungerat det gånga året.
Övriga handledarsamtal gällande forskningsprojektets fortskridande kan dokumenteras i ISP men innebär inte att en ny ISP ska fastställas.
Institutionen ska tillse att doktorander erbjuds minst ett karriärsamtal, som guidar doktoranden inom både akademiska och icke-akademiska karriärvägar, inom den totala utbildningstiden.
Avhandlingsarbete
Hur man arbetar med fliken ”Avhandlingsarbete” är upp till respektive institution. Nedan beskrivs olika möjligheter.
Sammanfattning (1)
Här anges avhandlingens preliminära titel samt grundläggande information om denna. Forskningsplanen ska laddas upp här (pdf).
Vid fakulteten är FUAP ansvarig för hur man arbetar med fliken "Avhandlingsarbete". Nedan finns exempel.
Planering och uppföljning (2)
I denna panel kan planering och uppföljning av aktiviteter kopplade till avhandlingsarbetet i stort läggas in, till exempel arbetet med utformning av själva kappan.
Del av avhandlingsarbete (3)
Här kan delar av avhandlingsarbetet läggas in, planeras och följas upp. Det kan till exempel vara en artikel i en sammanläggningsavhandling eller ett kapitel (välj ”Övrigt”) i en monografi. Varje delarbete får en undersida och en underrubrik, ”Planering och uppföljning”, där mer detaljerad uppföljning kan ske halvårsvis.
Rapportera och stäm av vad som är gjort från föregående år i de olika delarna av ”Avhandlingsarbete” och planera framåt för kommande år.
Etiska tillstånd (4)
Här kan etiska tillstånd för avhandlingsarbetet laddas upp.
Kurser och konferenser
Kurser, konferenser och andra poänggivande aktiviteter på forskarnivå rapporteras in i Ladok och förs automatiskt över till doktorandens ISP under rubriken ”Osorterade attesterade resultat” (gulmarkerade rader). Aktiviteterna får sedan sorteras ner under rätt rubrik.
Inrapporterade resultat på forskarnivå innan 2018 som finns under "Andra resultat" i doktorandens översikt i Ladok förs inte automatiskt över till doktorandens ISP.
Osorterade attesterade resultat (1)
Attesterade resultat på forskarnivå i Ladok läses automatiskt in till Ladok ISP och hamnar här. Resultaten ska sorteras ned under rätt rubrik (2, 3, 5,6).
Obligatoriska kurser (2)
Här dokumenteras planerade och genomförda obligatoriska kurser.
När en planerad kurs genomförts, rapporterats in och sorterats ner hit så kan den tas bort som planerad kurs.
Etikkurs 2 hp är ett exempel på en obligatorisk kurs för alla doktorander vid Teknat. Det kan också finnas obligatoriska kurser för ämnet/inriktningen enligt dess allmänna studieplan.
Valbara kurser (3)
Här dokumenteras planerade och genomförda valbara kurser.
När en planerad kurs genomförts, rapporterats in och sorterats ner hit så kan den tas bort som planerad kurs. Ett exempel på en valbar kurs är “Högskolepedagogisk utbildning för doktorander som undervisar”.
Tillgodoräknanden (4)
Kurser som har genomförts på andra lärosäten kan tillgodoräknas och tillgodoräknanden som rapporterats in i Ladok visas här.
Konferenser (5) och Seminarier och övriga aktiviteter (6)
Här dokumenteras planerade och genomförda konferenser, seminarier och övriga aktiviteter som är poänggivande.
Ej poänggivande aktiviteter (7)
Här kan planerade och genomförda konferenser, seminarier samt övriga aktiviteter in som inte ger poäng i forskarutbildningen dokumenteras.
Ej poänggivande aktiviteter ingår i utbildningen för att uppfylla examensmålen.
Lärandemål
I fältet ”Anteckning” för varje lärandemål kan aktiviteter som bidrar till att målet uppfylls läggas in. När målet är uppnått kan det markeras som uppnått.
Det kan behövas flera aktiviteter för att ett mål ska vara uppfyllt.
Tidplan
I tidplanen sammanfattas automatiskt den information som skrivits in i de övriga flikarna i ISP. Syftet är att ge granskare och beslutsfattare en översikt över doktorandens planering framåt. I denna flik fylls alltså inga nya uppgifter i.
Överblick och reflektioner
Denna sida ger en översikt över centrala delar av doktorandens individuella studieplan per kalenderhalvår.
Planerade aktiviteter anges inom parentes. Om både planerade och genomförda aktiviteter finns för samma halvår, visas den genomförda aktiviteten först, följt av den planerade inom parentes.
100 % studieaktivitet motsvarar ett kalenderhalvår av heltidsstudier, vilket innebär att fyra års heltidsstudier ger en total studieaktivitet på 800 %.
Här finns möjlighet att lägga in reflektioner över doktorandens progression i olika skeden av forskarutbildningen. Detta kan till exempel vara uppnådda delmål, eventuella hinder och planering av framtida steg.
Här reflekterar doktorand och handledare var för sig över forskarutbildningen i stort, vad har fungerat bra och vad kan förbättras.
Om det finns väsentliga avvikelser från tidigare plan som kräver prefekts beslut så ska de tydligt presenteras i denna modul.