Diarieföring en del av Uppsala universitets långa historia

Det handlar om att minska sårbarheten i organisationen, men också om att öka effektiviteten, berättar Magdalena Flemström, utredare på Juridiska avdelningen vid Universitetsförvaltningen.

– Det finns ett samhällsperspektiv på diarieföring, men man gör det också för sin egen och för sina framtida kollegors skull. Man behöver inte uppfinna hjulet varje gång. Jag har i andra roller här på universitetsförvaltningen själv sett vilken skillnad det kan göra att ha saker diarieförda. Man sparar mycket arbetstid på att ha ordning.

Ett vanligt missförstånd är dock att dokument som läggs in i diariet blir allmänna handlingar direkt och att det ibland används som ursäkt för att hålla vissa handlingar i ett ärende utanför diariet.

– Man kan direkt lägga in de förslag, övriga underlag, med mera, som ska diarieföras. I själva verket blir interna handlingar i ett pågående ärende inte allmänna förrän ärendet är avslutat. Man ska kunna handlägga ärenden i lugn och ro. För de handlingar som däremot blir allmänna direkt är det också viktigt att de finns i diariet så att det blir enklare att återfinna vid ett eventuellt utlämnande.

En kvalitetsstämpel på rättssäkerheten

Diarieföring ska alltid ske i så nära anslutning som möjligt till tidpunkten då en handling kommer in eller upprättas. Vänta inte tills hela ärendet är klart innan du lägger in allting i diariet, säger Olof Byström, dokumenthandläggare på Juridiska avdelningen vid Universitetsförvaltningen.

– I diariet kan vi också alltid gå tillbaka i tiden och se hur vi har gjort med tidigare liknande ärenden. Dessutom betyder kontinuiteten i arbetet att universitetet gör saker ordentligt och rättssäkert.

Det är en del av det demokratiska samhället att ge förutsättningar för och att ha möjlighet att granska offentliga förvaltningar. Universitetets diarium bidrar därmed till ett öppet samhälle.

– Alla vi medarbetare drar ju varsitt litet strå till en ganska stor stack, som snart är 550 år gammal. Arbetet blir en del av historien. Inte enbart för att se att universitetet gör jättespännande saker, utan det visar också hur ordningsamma vi har varit och dessutom hur vi har blivit bättre på det vi gör, säger Olof Byström.

– Jag tycker att man kan känna sig stolt när man har gjort sin uppgift i diariet. Vem vet vad som blir intressant att bevara om tio år, hundra år eller femhundra år? På senare tid har ju också den viktiga krisberedskapen uppmärksammats. Vi behöver kunna säkra att handlingarna bevaras även om olika samhällskriser skulle uppstå, säger Magdalena Flemström.

Justitiekanslerns årliga granskning

Det är snart dags för Justitiekanslerns (JK) årliga granskning av myndigheters ärendeförteckningar. JK:s granskning går ut på att kontrollera att myndigheterna arbetar effektivt, rättssäkert och enligt lag, bland annat genom att kontrollera att ärenden handläggs i rätt tid.

En stor del av de ärenden som genereras vid universitetet är studentärenden. Det kan ofta vara särskilt viktigt för studenter att få sina ärenden handlagda i tid när det rör till exempel tillgodoräknanden och studieuppehåll.

Magdalena Flemström uppmanar alla att ta en extra titt på sina ärenden i diariet nu i början av året, se till så att rätt handlingar ligger i ärendena och avsluta de som kan stängas.

– Men min bild är att vi på universitetet generellt sett är bra på att ge studenter och andra medborgare de besked och beslut de behöver i tid. Vi brottas inte med de stora balanser och långa handläggningstider som man kan höra om hos andra myndigheter.

Stödmaterial och universitetsövergripande nätverk

Universitetets dokumenthanteringsplan, en lista med olika typer av handlingar som uppkommer vid olika ärenden och som förklarar vad ska diarieföras, arkiveras eller gallras, finns som ett av stödmaterialen i arbetet.

– Dessutom har vi chattboten Aivot som är ett digitalt hjälpmedel i diarieföringsprocessen. Där går man steg för steg och skapar ett ärende eller registrerar en handling, säger Olof Byström.

Aivot har inte lika många funktioner som universitetets huvudsakliga diarieföringsverktyg W3D3, men är uppskattad av sällananvändare som handlägger enstaka ärenden och kanske bara behöver lägga in några handlingar per år.

– Om man diarieför mer regelbundet är det dock oftast bättre att arbeta i W3D3 direkt.

Inför framtiden planeras även för att det tydligare ska framgå i dokumenthanteringsplanen vilka olika digitala system som handlingar kan förvaras i, samt att den ska innehålla ännu fler handlingstyper och processer som utförs vid universitetet.

– Riksarkivets idealbild är att vi ska ha koll på alla handlingar som universitetet genererar och dessutom ha dokumenterat hur vi ska hantera dem, men det är väldigt sällan det skapas en ny, helt unik handlingstyp, säger Magdalena Flemström.

Utbildningstillfällena fortsätter under 2026

Universitetet har konsistoriebeslut på att varje institution ska ha en utsedd kontaktperson för hantering av allmänna handlingar. Detta nätverk av ansvariga är också en viktig pusselbit i arbetet med att utbilda och vidareutbilda i diariefrågor.

De fysiska utbildningstillfällena i diarieföringsverktyget W3D3 drog efter en tids uppehåll igång igen under hösten 2025.

– Under utbildningarna pratar vi om varför ska man diarieföra, om regelverket och ser till att man en lite större förståelse för varför man arbetar med diarieföring. Vi går också igenom de vanligaste funktionerna direkt i W3D3. Vissa nyanställda som kommer från annan offentlig verksamhet kanske har väldigt lätt att komma in i det här tänket medan det för andra ibland kan upplevas lite svårare, säger Magdalena Flemström.

Under 2026 fortsätter utbildningarna på plats i Segerstedthuset. Eventuellt kommer något tillfälle att ges online via Zoom. Planer finns även på att ge fördjupningskurser och att anordna fler träffar för medlemmar i nätverket.