Enklare datorhantering och mer förutsägbara kostnader – IT-utrustning som tjänst tar hand om hela IT-livscykeln

Ur vad som en gång kallades Sait (Samordning av administrativ IT), universitetsförvaltningens samlade hantering av personlig telefon- och datorutrustning, föddes en idé. “Hur gör vi det här tillgängligt för ännu fler vid universitetet i stället för enbart vid förvaltningen?”

Idén utvecklades till ett koncept som testades i ett pilotprojekt. Erfarenheterna från piloten låg sedan till grund för tjänsten IT-utrustning som tjänst (ITUT).

- Sait var en inspiration. Vi såg ett behov och en efterfrågan för att leverera till andra delar av universitetet och pilotprojektet gav oss möjlighet att utvärdera upplägget tillsammans med verksamheten, berättar Per Lindgren, gruppchef för Klientstöd Uppsala inom Avdelningen för universitetsgemensam IT (UIT).

Helhetslösning för IT-utrustning

Genom IT-utrustning som tjänst kan verksamheter låta UIT ansvara för deras IT-utrustning. Man behöver varken inventera, köpa in, uppdatera, eller säkerhetshantera sin IT utan får en helhetsomfattande service och support. En abonnemangstjänst för att hyra IT-utrustning, helt enkelt.

- Genom tjänsten ansvarar UIT för hantering, support och utbyte av utrustning under avtalstiden. Vi hanterar datorerna och de som tar del av IT-utrustning som tjänst får en väl fungerande dator där de också vet att de kan byta ut den om något händer. Det blir enkelt för dem att planera för och budgetera sina IT-kostnader och det skapar en trygghet för verksamheten när de vet att vi fixar problemen om något händer. Samtidigt får Uppsala universitet en mer strukturerad och säkrare datormiljö, säger Per.

Ekonomisk och administrativ effektivisering

Bland de verksamheter som använder tjänsten finns till exempel intendenturen i Blåsenhus, Institutionen för pedagogik, didaktik och utbildningssociologi, Institutionen för nordiska språk och Matematiska institutionen. Den nyinrättade Institutionen för polisiärt arbete har också anslutit sig.

- Kraven på löpande säkerhetsuppdateringar och hantering av IT-utrustning har ökat. Det är ett stort ansvar som ligger på institutionerna i dag och flera av de verksamheter som har kontaktat oss om ITUT har lyft hanteringen av IT-säkerhet som en viktig fråga, säger Per Lindgren, och fortsätter:

- Kostnaden för ITUT omfattar både utrustningen och UIT:s arbete med administration, hantering och support. I våra dialoger med verksamheten är vi tydliga med att vi, UIT, inte tjänar några pengar på hårdvaran inom tjänsten utan att det ska gå på ett ut för verksamheten. Genom en samlad hantering av utrustning, administration och support blir det i slutändan en effektivisering för både UIT, de som tar del av tjänsten och universitetet i stort.

Utvecklas med kärnverksamheten

Nästa steg är att inom UIT fortsätta att se över processerna och rutinerna för tjänsten. Och så klart att fortsätta ha kontinuerliga samtal med institutioner och andra om tjänstens innehåll och villkor.

- Vi vill ha en bra dialog kring vad verksamheten vill ha och behöver och därigenom skapa förståelse för hur vi bäst utvecklar tjänsten utifrån deras behov. Det finns redan många idéer och tankar för hur tjänsten ska kunna bli ännu bättre, bland annat gällande utrustning i sig men även kring administration, support och arbetssätten i stort, säger Per.

Martin Löf Nyqvist