Arbetsformer för konsistoriet vid Uppsala universitet

1. Inledning

I detta dokument regleras arbetsformer för konsistoriet vid Uppsala universitet. Grundläggande regler om organisation och uppgifter regleras i Arbetsordning för Uppsala universitet. Dokumentet ska ses över årligen och revideras vid behov.

2. Sammanträdestider

Konsistoriet sammanträder minst fem gånger per år. Konsistoriet beslutar i normalfallet vid vårterminens sista sammanträde om datum för kommande års sammanträden.

Styrelsen kan besluta om extra sammanträde. I brådskande fall kan beslut om extra sammanträde fattas av ordförande i samråd med rektor.

3. Kallelse och handlingar till sammanträdet

Rektor ansvarar för att i samråd med ordförande ta fram förslag till dagordning. Kallelse och föredragningslista sänds till ledamöterna och de som har närvaro- och yttranderätt vid konsistoriets sammanträde senast sju dagar före sammanträdet. Handlingar och förslag till beslut finns normalt tillgängliga digitalt från denna tidpunkt.

Ledamot som är förhindrad att delta vid konsistoriets sammanträde ska i god tid anmäla detta till konsistoriets sekreterare. Det ankommer på ledamoten själv att underrätta eventuell suppleant.

Det ankommer på ledamot att till ordföranden före sammanträde anmäla förhållande som kan innebära jäv enligt jävsreglerna i 16-18 §§ förvaltningslagen (2017:900).

4. Beredning av ärenden

Konsistorieärenden bereds i normalfallet av rektor i enlighet med 5 kap §§ 9-10 i Arbetsordning för Uppsala universitet.

Universitetsdirektören ansvarar för att ärendena i konsistoriet handläggs i enlighet med kraven på information och förhandling enligt gällande arbetsrättslagstiftning.

5. Sammanträdesordning

Konsistoriet är beslutsfört när fler än hälften av ledamöterna är närvarande, bland dem ordföranden och rektor.¹

Den av regeringen utsedde ordföranden leder konsistoriets sammanträden. Konsistoriet ska vid första sammanträdet under en ny mandatperiod inom sig utse en vice ordförande, som inträder vid förfall för ordföranden.

Vid förfall för rektor inträder prorektor.

Lärarna utser en suppleant och studenterna två suppleanter. Suppleanter för lärare och studenter har närvaro- och yttranderätt om inte konsistoriet beslutar annat vid behandling av enstaka ärenden.

Prorektor och universitetsdirektören (vid förfall för denna ställföreträdande universitetsdirektör) har närvaro- och yttranderätt vid konsistoriets sammanträden om inte konsistoriet beslutar annat vid behandling av enstaka ärenden. Konsistoriet kan därutöver medge annan person närvaro- och yttranderätt.

Ärenden ska avgöras efter föredragning.² I de fall rektor inte själv föredrar ärende är universitets- direktören huvudföredragande. I de fall universitetsdirektören utsett annan föredragande för visst ärende, deltar också denna vid konsistoriets sammanträde. Dock endast vid behandlingen av det ärendet.

Sammanträdesprotokoll förs av en av universitetsdirektören utsedd sekreterare. Konsistoriet utser en person att jämte ordföranden justera sammanträdesprotokollet.

Rösträtt har endast ledamöter och tjänstgörande suppleanter.

Konsistoriets arbete ska utvärderas årligen.

6. Beslut

Beslut sker genom acklamation, om inte omröstning begärs. Omröstning ska ske öppet i enlighet med 29 § förvaltningslagen (2017:900). Utgången bestäms med enkel majoritet. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.

Ledamot som deltagit i konsistoriets beslut har enligt 30 § förvaltningslagen rätt att reservera sig mot beslutet genom att få avvikande mening antecknad till protokollet. Föredragande och andra vid sammanträdet närvarande tjänstemän som är med om den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet har rätt att få avvikande mening antecknad. Utöver vad som anges i lagen har suppleant för student- respektive lärarledamot rätt att få avvikande mening antecknad till protokollet.

Vid brådskande ärenden, då konsistoriet inte hinner sammanträda, får ärendet enligt 2 kap. 5 § högskoleförordningen (1993:100) avgöras genom meddelanden mellan ordföranden, rektor och minst så många ledamöter som behövs för beslutsförhet. Om detta förfarande inte är lämpligt, får ordföranden efter samråd med rektor själv avgöra ärendet. Beslut enligt ovan ska anmälas vid nästa sammanträde.

7. Protokoll

Beslutsprotokoll ska upprättas senast 14 dagar efter det att sammanträdet avslutats. Protokollet undertecknas av sekreteraren och justeras av ordföranden och den justeringsperson som konsistoriet utsett. Det justerade protokollet publiceras på universitetets webbsida och tillställs ledamöterna i samband med handlingar till följande sammanträde.

8. Expediering av beslut

Handläggaren för ett ärende svarar för expediering av konsistoriets beslut. I beslutshandlingen ska anges vilka som deltagit i beslutet, om någon var däremot och vem som var föredragande.

9. Revisionsutskott

Vid Uppsala universitet finns ett revisionsutskott som är inrättat av konsistoriet (UFV 2015/187) med syfte att stödja konsistoriets inblick i den interna och externa revisionen och att underlätta kommunikationen mellan konsistoriet, internrevision och externrevision.

10. Riskutskott

Vid Uppsala universitet finns ett riskutskott (UFV 2022/2804) som är inrättat av konsistoriet med syfte att öka insyn och delaktighet från konsistoriets ledamöter i universitetets process för intern styrning och kontroll.

11. Utskott för beredning av avgångsvillkor för rektor och prorektor

Vid Uppsala universitet finns ett utskott för beredning av avgångsvillkor för rektor och prorektor som är inrättat av konsistoriet (UFV 2020/1003) med syfte att säkerställa likformighet med andra svenska universitet avseende avgångsvillkor och de sätt de förhandlas på, samt att säkra kontinuitet så att samma principer tillämpas över tid.

12. Stiftelseförvaltningen

Uppsala universitet är förvaltare för strax över 600 privaträttsliga stiftelser. Konsistoriet utgör, såsom förvaltaren Uppsala universitets styrelse, även styrelse för de till Uppsala universitet anknutna stiftelserna³.

I konsistoriets beslut från 2018-09-19 samt i stiftelseförvaltningens tilläggsbeslut från 2023-02-20 regleras arbetsfördelning och övergripande mål för stiftelseförvaltningen.

Stiftelseförvaltningen ska utse en valberedning med uppgift att förbereda val av ledamöter i Förvaltningsstyrelsen.

________________________

1 2 kap. 4 § högskoleförordningen (1993:100)

2 2 kap. 6 § högskoleförordningen (1993:100)

3 Stiftelselagen 2 kap 2 § 3 st.