Dokumenthanteringsplan 2024

Vad är en dokumenthanteringsplan?

Uppsala universitet är en statlig myndighet som är skyldig att hantera dokument i enlighet med olika regelverk, bland annat arkivlagen (1990:782). För att säkerställa att dokument hanteras utefter relevanta lagar och föreskrifter har denna dokumenthanteringsplan upprättats. Planen är utformad för att kunna användas av alla delar av universitetet vid arkivredovisning och fastställande av rutiner förm ärende- och dokumenthantering. Ett antal bevarande- och gallringsplaner för specifika handlingar har även upprättats.¹

Dokumenthanteringsplanen revideras årligen. Om du hittar felaktig information i dokumentet kan du kontakta dokumenthandläggarna via funktionsadressen registrator@uu.se.

Allmänna handlingar, offentlighetsprincipen och sekretess

Diarieföring och arkivering säkerställer regelefterlevnad och att allmänna handlingar vid myndigheten är sökbara och kan återfinnas via etablerade sökvägar.

En handling blir vanligen allmän då den har inkommit, skickats ut eller upprättats vid myndigheten. Tryckfrihetsförordningen fastställer den grundläggande rättigheten att ta del av allmänna handlingar. Myndigheten har alltså en skyldighet att hantera utlämnanden av handlingar, vilket innebär återsökning, framtagning och sekretessbedömning av begärda allmänna handlingar.

Arkivering, bevarande och gallring

En allmän handling anses vara arkiverad vid myndigheten när den har förts in i en arkivstruktur och har placerats i en arkivyta som en arkivlokal eller E-arkiv. Dessa ytor är specifika platser som har skapats för att säkerställa att myndighetens handlingar hålls bevarade för evigt. På vissa delar av universitetet kan s.k. närarkiv användas, men dessa bör endast användas som en lagringsplats för framtida överlämnande till arkivlokal eller gallring efter gallringsfrist.

Vissa allmänna handlingar ska efter en viss tidsperiod, eller i samband med specifika faktorer, gallras från universitetets arkiv. Gallring innebär att handlingarna tas ut ur arkivet och förstörs. Ett gallringsprotokoll ska då upprättas för att säkerställa och bevara information om gallringen..

Universitetets arkiv

Uppsala universitet har flera arkivlokaler samt ett elektroniskt arkiv (e-arkiv) med etablerad infrastruktur.

Universitetets gemensamma arkivlokal är centralarkivet i Segerstedthuset. Centralarkivet innehåller arkiverat material från fakulteter, sektioner, institutioner, verksamheter och den centrala förvaltningen.

Det finns även arkivlokaler vid universitetets större byggnader som BMC, EBC, Ångströmlaboratoriet, Blåsenhus, Juridicum och Engelska parken. Dessa arkivlokaler innehåller främst olika institutioners arkiv.

Universitetets e-arkiv är uppbyggt efter programvaran Marshal OAIS. Marshal hanterar leveranser av digital information till en infrastruktur som är utformad efter nuvarande regelverk. Informationen förs in i E-arkivet och blir då tillgänglig för återsökning och nedladdning. Ett antal avvecklade system är arkiverade i e-arkivet, och flera system i drift arkiveras kontinuerligt. För att digitala handlingar inom myndigheten ska kunna klassas som arkiverade behöver de vara arkiverade inom e-arkivet.

Lista över system i drift vid Uppsala universitet kopplade till e-arkivet

Ny data från dessa system förs kontinuerligt till e-arkivet. Alla andra driftsatta system är inte kopplade till e-arkivet och data i dessa system blir således inte digitalt arkiverade.

System Syfte Arkiveras

Arkivering via diariesystemet W3D3

Vissa handlingar ska enligt dokumenthanteringsplanen inte diarieföras utan endast arkiveras. Diariesystemet W3D3 fungerar dock som en direkt ingång till universitetets E-arkiv. Handlingar kan därför diarieföras i syfte att arkivera dem digitalt. För att sänka mängden fysiska handlingar som skapas vid universitetet kan W3D3 därför användas för att arkivera handlingar som annars skulle arkiveras fysiskt.