Försäljning av inventarier till anställda och studenter vid Uppsala universitet: Regler
Med anledning av en PM (”Försäljning av lös egendom inom staten”) författad av deltagare på Handläggarkurs 2006-2007, Förvaltningsrätt 10 p, uppmärksammades Juridiska avdelningen
på att det vid Uppsala universitet saknas ett regelverk för försäljning av inventarier till personal. Då sådan försäljning likväl förekommer, och även kan tänkas komma att ske till studenter, finns mycket att vinna på att formen för detta fastställs.
Ett genomarbetat regelverk skapar ramar för försäljningsförfarandena. Detta bidrar till att öka transparensen och förutsägbarheten för sådana transaktioner och minskar därmed risken för att avyttringama uppfattas som orättfärdiga eller orättvisa. Slutligen minskar ett regelverk risken för att anställda vid Uppsala universitet, av okunskap eller medvetet, bryter mot gällande rätt.
Regelverket omfattar även avyttring av digitala lagringsmedier som innehållit känslig information. Som komplement till regelverket bör därför ske en allmän genomgång och ett fastställande av regler för hantering av sådana medier.
Regler för försäljning av inventarier till anställda och studenter vid Uppsala universitet.
Det uppdras vidare åt säkerhetschefen vid Uppsala universitet att fastställa regler för hantering av digitala lagringsmedier innehållande information som omfattas av sekretess.
I enlighet med förordningen (1996:1191) om överlåtelse av statens lösa egendom får universitetet endast avyttra sådan egendom som blivit obrukbar eller annars inte behövs i verksamheten. Avyttringen kan ske genom att egendomen kasseras, byts bort eller försäljs. Försäljning skall alltid genomföras affärsmässigt, vilket bl.a. innebär att egendom inte får skänkas bort eller försäljas till underpris liksom att inga ovidkommande hänsyn får tas vid försäljningen. Utgående moms skall inte debiteras men priset fastställas till vad varan kan tänkas kosta i handeln, dvs ett pris inkluderat moms (se ESV 2004:23, s 49). Detta regelverk omfattar inte när personal köper ut datautrustning som leasats som s.k. hemPC.
Försäljning av lös egendom skall vid Uppsala universitet ske enligt följande regelverk.
1/ Ansvarig för försäljningen är prefekt/motsv. Ansvaret inbegriper att tillse att försäljningen sker enligt förevarande regelverk, särskilt vad avser att försäljningen är affärsmässig, att överlåtelseavtal tecknas och att inga hårddiskar som innehåller läsbart sekretesskyddat
material försäljs. För det fall att prefekten/motsv själv har för avsikt att köpa eller bjuda på egendomen skall överordnad chef vara ansvarig för försäljningen.
2/ Försäljningen skall ske affärsmässigt. Det innebär att egendomen skall utbjudas till en större krets, i vart fall till alla anställda på den berörda institutionen/centrumbildningen/motsv. Priset skall bestämmas till vad köparen skulle få betala för motsvarande vara hos en detaljist.
3/ Hårddiskar som innehåller läsbara sekretesskyddade uppgifter får inte säljas. Försäljning av datautrustning skall följaktligen alltid föregås av att sådana hårddiskar plockas ur utrustningen. Exempel på sekretesskyddat material är uppgifter om uppdrags- och samverkansforskning, uppgifter om enskildas hälsa eller sexualliv eller uppgifter om enskildas affärs- och driftförhållanden. Försäljningsförbudet gäller även för andra motsvarande lagringsmedier (t ex USB-minnen) som innehåller läsbara sekretesskyddade uppgifter.
Övriga hårddiskar och lagringsmedier får endast säljas efter att de formaterats och skrivits över. För information om programvara för detta ändamål hänvisas till IT-stöd. Det är tillåtet att efter överskrivningen installera licensfri programvara.
4/ Om egendomens värde eller det sammanlagda värdet av egendom som säljs tillsammans kan överstiga 5 000 kr, skall försäljningen alltid föregås av att egendomen värderas av en opartisk och för ändamålet kompetent värderingsman. Värderingsmannen skall inte ha intresse i försäljningen eller ha sådan relation till annan som har intresse i försäljningen att det är ägnat att rubba förtroendet för värderingsmannens opartiskhet. Värderingsintyg skall upprättas.
Om egendomens värde kan överstiga 25 000 kr (t. ex. bilar), skall en opartisk professionell värderingsman anlitas. Värderingsintyg skall upprättas.
5/ Varken ansvarig för försäljningen eller värderingsmannen äger rätt att köpa egendomen.
6/ Vid försäljningen skall alltid skriftligt överlåtelseavtal tecknas mellan universitetet och köparen (mallavtal bifogas).