Historisk-filosofiska fakultetens anvisningar och rutiner för diarieföring och registrering i Ladok av uppgifter om studerande inom utbildning på forskarnivå

Rektor beslutade 2018-10-09 att upphäva tidigare centrala riktlinjer om dokumentation av uppgifter om doktorander vid Uppsala universitet (UFV 2015/518). Riktlinjerna har ersatts med Rutiner för dokumentation i Ladok av uppgifter om studerande inom utbildning på forskarnivå vid Uppsala universitet (UFV 2018/1814), vilka anpassats till gällande nomenklatur, praxis och rutiner i Ladok.

Föreliggande anvisningar och rutiner vid historisk-filosofiska fakulteten, vilka överensstämmer med de centrala rutinerna, gäller från och med 2019-04-02 och
ersätter därmed tidigare anvisningar och rutiner (HISTFILFAK 2017/17).

Antagning

• Vid antagning ska blanketten Ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå fyllas i och undertecknas av doktoranden och behörig beslutsfattare och diarieföras vid institutionen.
• En kopia av ifylld, undertecknad och diarieförd blankett
  ska lämnas till fakultetskansliet för registrering i Ladok.

Terminsvis rapportering av doktoranders/licentianders forskaraktivitet och studiefinansiering (för vidarerapportering till SCB)

• Institutionen ska varje termin tillse att doktorander/licentiander rapporterar forskaraktivitet och studiefinansiering till institutionen på blanketten Aktivitets- och försörjningsuppgifter för forskarstuderande. Vid registreringen omfattar vårterminen perioden januari - juni och höstterminen juli - december.
• Institutionen ska varje termin registrera doktoranders/licentianders forskaraktivitet och studiefinansieringför innevarande termin i Ladok.

Löpande registrering

Institutionen ska i Ladok registrera:

• godkända kurser inom utbildningen. Examinator för kursen ansvarar för att dokumentera godkänd kurs församtliga kursdeltagare oavsett vilket ämne de är antagna till. Godkänd kurs ska attesteras av examinator i Ladok.
• beslut om tillgodoräknanden inom utbildningen. Beslutet dokumenteras i Ladok.
• datum och diarienummer för aktuell individuell studieplan.
• ny handledare eller ny biträdande handledare vid eventuellt handledarbyte. Startdatum och slutdatum för handledare ska registreras.
• när doktoranden/licentianden uppnått 50 % respektive 80 % av examensfordringarna för doktorsexamen.

Inför examen

Institutionen ska i Ladok registrera:

• uppgift om disputation med godkänt resultat. Godkännande av disputation och avhandling protokollförs av utsedd betygsnämnd. Doktorandens huvudhandledare ansvarar för att betygsnämndens beslut registreras i Ladok enligt fakultetens rutiner. Godkänt resultat läggs in i Ladok för kurser som avser doktorsavhandlingen. Attestering av godkänt resultat görs av examinator i Ladok.
• uppgift om att alla kurser är klara för doktorsexamen. Beslut om att en doktorand godkänts i samtliga prov som ingår i utbildningen fattas av huvudhandledare och registreras i Ladok.
• uppgift om licentiatseminarium med godkänt resultat. Godkännande av licentiatseminarium och licentiatavhandling protokollförs av utsedd examinator. Licentiandens huvudhandledare ansvarar för att beslut om godkännande registreras i Ladok. Attestering av godkänt resultat görs av examinator i Ladok.
• uppgift om att alla kurser är klara för licentiatexamen. Beslut om att en licentiand har godkänts i samtliga prov för licentiatexamen fattas av huvudhandledare och ska registreras i Ladok.

Doktorsexamen/licentiatexamen

• Efter ansökan från doktoranden/licentianden via Ladoks studentgränssnitt utfärdar examensenheten examen och registrerar den i Ladok. Förutsättning för att examen ska utfärdas är att examenskraven är uppfyllda utifrån de uppgifter som institutionen beslutat och registrerat i Ladok.

Byte av forskarutbildningsämne

• Vid byte av forskarutbildningsämne ska blanketten Ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå fyllas i och rutan ”Byte av ämne” kryssas i för det ämne som avslutas. Blanketten ska undertecknas av doktoranden/licentianden och behörig beslutsfattare och diarieföras vid institutionen.
• En kopia av ifylld, undertecknad och diarieförd blankett ska lämnas till fakultetskansliet för registrering i Ladok.

Anmäld frånvaro (Studieuppehåll)

• Anmäld frånvaro (studieuppehåll) registreras genom att institutionen i Ladok registrerar motsvarande reducerad forskaraktivitet för aktuell termin. Är forskaraktiviteten 0 % ska även alla registreringar på kurser tas bort för aktuell termin.

Studieavbrott

• Studieavbrott innebär definitiv avregistrering från utbildningen på forskarnivå och att doktoranden inte avser att fullfölja (eller senare återuppta) sina forskarstudier. Studieavbrott anmäls av doktoranden/licentianden på blanketten Aktivitets- och försörjningsuppgifter för forskarstuderande. Institutionen diarieför anmälan om studieavbrott från doktorand/licentiand och registrerar studieavbrott i Ladok. Diarienummer för doktorandens/licentiandens skriftliga anmälan ska anges i Ladok.

För att efter ett studieavbrott återuppta forskarstudier och/eller i ett senare skede lägga fram en avhandling för disputation krävs antagning till utbildning på forskarnivå i enlighet med 7 kap. 3 7§ HF.

Doktorander/licentiander antagna vid andra lärosäten

• Om doktorander/licentiander antagna vid andra lärosäten tillåts läsa kurs vid institution vid Uppsala universitet ska institutionen fylla i blanketten Särskilt tillstånd till kurser på forskarnivå och skicka den till fakultetskansliet.
• Fakultetskansliet lägger in antagning till angiven kurs i Ladok.
• Institutionerna registrerar doktoranden/licentianden på kurserna och registrerar godkänt resultat på kurs för doktoranden/licentianden i Ladok. Examinator attesterar godkänd kurs i Ladok.