Riktlinjer för bemötande och stöd vid kriser och dödsfall

Inledning

Den här riktlinjen ger praktiska råd till prefekter/motsvarande och andra berörda i syfte att underlätta det psykosociala krisstödet vid akuta krissituationer och dödsfall i Sverige och utomlands. Riktlinjen ger dels vägledning i hur en stödjande atmosfär för berörda kan skapas och dels praktiska råd för efterarbetet när en medarbetare eller en student avlidit.

Riktlinjen tar sin utgångspunkt i universitetets riktlinjer för kris- och kontinuitetshantering och utgör en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och en del av universitetets säkerhetsarbete.

Definitioner

Med medarbetare avses i denna riktlinje samtliga anställda och övriga verksamma vid universitet.

Med studenter avses i denna riktlinje samtliga studenter inklusive utbytesstudenter.

Med prefekt/motsvarande avses den funktion/person som har ett formellt ansvar för verksamhet, personal och/eller studenter enligt gällande arbets-, och delegationsordning.

Vid kriser

Vid akut kris

I en situation som innebär en akut kris [1] syftar insatserna initialt till att stabilisera situationen och säkerställa att inte fler drabbas. Det som eftersträvas i denna situation är framförallt att skapa trygghet och lugn.

• Vid akut fara för liv, hälsa och egendom kontakta SOS Alarm (00) 112 för att komma till räddningstjänst, ambulans eller polis.
• Ring universitetets larmnummer 2500 (018-471 2500) för att informera krisledningen och få hjälp vid:
  • Risk för eller konstaterad allvarlig person-, miljö- eller egendomsskada
  • Dödsfall på arbetsplatsen

Skapa en stödjande atmosfär

En persons reaktion vid en kris är individuell och kan bero på händelsen och den berördas personliga förutsättningar och livssituation. Reaktioner påverkas också av tidigare upplevda händelser och hur de har bearbetats. Det betyder att vissa personer kanske inte reagerar nämnvärt på en händelse, medan andra får en kraftig reaktion.

Därför är individuellt anpassat stöd i akuta situationer av stor betydelse. Nedan följer några generella råd för bemötandet av människor i en krissituation;

• Säkerställ den fysiska säkerheten
• Undvik att utsätta de drabbade för ytterligare stress eller starka intryck
• Lugna drabbade och berörda och visa medmänsklig omsorg genom vänlighet och genom att skapa en lugn miljö där det finns möjlighet för enskild återhämtning
• Underlätta för drabbade att komma i kontakt med sina anhöriga
• Hjälp de drabbade med praktiska frågor
• Säkerställ stöd för att ta sig hem, ordna skjuts eller taxi
• Tänk på att det kan vara olämpligt att man som drabbad är ensam hemma, bedöm om det finns behov av att säkra stöd i hemmet
• Ge utrymme för de berörda att tala om det som hänt
• Informera om vart berörda kan vända sig för ytterligare hjälp om de behöver
• Bedöm behovet av ytterligare professionellt stöd såsom externt krisstöd eller stöd via krisorganisationen och tag de kontakter som behövs
• Säkerställ att berörda kollegor/studiekamrater får information
• Informera om när ni ska ses igen, tid för uppföljande träff, nytt informationsmöte etc.

Möta personalgruppen/studenterna

I en krissituation är det extra viktigt för medarbetare/studenter med en närvarande och tillgänglig prefekt/motsvarande. Ett tydligt ledarskap bidrar till att stabilisera situationen. Prefekt/motsvarande har ansvar för att säkerställa att berörda på arbetsplatsen informeras om händelsen. Informationen behöver vara kontinuerlig och syfta till att skapa trygghet och motverka ryktesspridning. Prefekt/motsvarande ansvarar för att det ges möjlighet att prata om händelsen.

Uppsala universitet har upphandlat externt krisstöd som stöd till prefekt/motsvarande och till enskilda individer och grupper. Det externa krisstödet utgör ett komplement till universitetets krisorganisation och samhällets övriga resurser.

Externt krisstöd avropas via krisorganisationen.

Vid dödsfall

Dödsfall i Sverige

• Vid dödsfall på arbetsplatsen ska polis och/eller sjukvårdspersonal alltid kontaktas. Ring (00) 112 och meddela vad som hänt. Ring även universitetets larmnummer 2500 (018-471 2500) för att informera krisledningen och få hjälp.

Om medarbetare eller student avlider på arbetet/i studiesituation ska anhöriga informeras personligen om dödsfallet av polis, präst eller läkare.

Om internationell medarbetare/student avlider kontaktar svensk polis anhöriga i samarbete med berörd ambassad.

När anhöriga är informerade är det prefekt/motsvarades ansvar att säkerställa att information förmedlas till berörda kollegor/studentgruppen. Även kollegor som är frånvarande ska informeras så snart som möjligt.

Krisorganisationen bistår vid behov med stöd vad gäller kontakter med massmedia.

Dödsfall utomlands

• Vid dödsfall utomlands kontaktar Utrikesdepartementets konsulära enhet polisens Rikskommunikationscentral i Sverige.
• Polisen i Sverige kontaktar anhöriga.
• Prefekt/motsvarande säkerställer att information förmedlas till berörda medarbetarna/studenter.

Krisorganisationen bistår vid behov med stöd vad gäller kontakter med massmedia.

Medarbetarens arbetsplats

• Den avlidnas rum eller en annan lämplig plats kan användas för att hedra den bortgångna. Planeringen ska så långt som möjligt ske i samråd med anhöriga.
• Man kan ställa upp ett fotografi av den bortgångna tillsammans med tända ljus och blommor.
• Eventuellt kan en kondoleansbok/minnesbok finnas för att ge möjlighet för dem som önskar lämna en sista hälsning. Boken kan lämnas över till anhöriga vid lämpligt tillfälle.
• Prefekt/motsvarande bör på förhand besluta om hur länge platsen ska vara öppen för att hedra den bortgångna, förslagsvis tills begravning eller minnesstund är genomförd.
• Prefekt/motsvarande har ansvar för att vid lämplig tidpunkt gå igenom arbetsplatsen och städa. Den avlidnas saker delas upp i privata tillhörigheter och arbetsrelaterat material.

Se också riktlinjerna för hantering av elektroniskt lagrad information i samband med dödsfall (UFV 2012/415).

• Prefekt/motsvarande kontaktar de anhöriga för att de ska kunna hämta personliga ägodelar, lämpligen efter begravningen. För mer information om anhörigas rätt att kvittera ut ägodelar, kontakta säkerhetsenheten.

Minnesstund

• En minnesstund kan arrangeras för att hedra den som gått bort. Var lyhörd för anhörigas önskemål i samband med planeringen. Anhöriga kan även bjudas in för att delta i minnesstunden.
• Universitetskyrkan och krisorganisationen kan bistå med råd och universitetskyrkan kan även medverka om önskemål finns.
• Minnesstunden kan ledas av prefekt/motsvarande och innehålla några ord om den bortgångna. Ett musikstycke kan inleda och avsluta minnesstunden. Någon kan läsa en dikt och en tyst minut hållas. Under minnesstunden kan levande ljus brinna och en enkel blombukett stå på bordet ev. vid ett porträtt av den som gått bort.
• En minnesbok/kondoleansbok kan finnas tillgänglig. Boken lämnas lämpligen över till anhöriga i samband med begravningen eller vid annat lämpligt tillfälle.

Sorgflaggning

• Det är prefekt/motsvarande som beslutar om det ska flaggas på halvstång inom campusområdet.
• Flaggning sker vanligen en gång, vid dödsbudet eller på begravningsdagen.
• När institutionen har fått ett dödsbud underrättar prefekt/motsvarande Akademiintendenturen som ansvarar för eventuell ytterligare flaggning t.ex. på universitetshuset enligt rektors direktiv.

Begravning

• Vid begravningen bör universitetet representeras av prefekt/motsvarande och de kollegor/studenter som önskar delta, med reservation för anhörigas önskemål.
• Prefekt/motsvarande kan beställa handbuketter till de som deltar vid begravningen.
• Akademiintendenturen ombesörjer att universitetet hedrar den bortgångna med en krans eller bukett från rektor.
• Kollegor som vill delta i begravningsceremoni bör få göra det på arbetstid.

Stöd till prefekt/motsvarande

Prefekt/motsvarande har ansvar för att säkerställa stöd till kollegor och studenter och samtidigt säkra att den ordinarie verksamheten fortlöper. Internt stöd ges i första hand genom krisorganisationen varvid även externt krisstöd med legitimerad psykolog kan avropas.

Stöd till medarbetare/studenter

Berörda medarbetare och studenter kan få avlastande samtal genom:

• Krisorganisationen
• Företagshälsovården
• Externt krisstöd
• Universitetskyrkan

Fotnoter

[1] För mer information om krisorganisationen, larmkedjan och hur Uppsala universitet definierar en kris hänvisas till Riktlinjer för kris- och kontinuitetshantering (UFV 2015/1058).