Riktlinjer för centrumbildningar vid Uppsala universitet

Riktlinjer för centrumbildningar vid Uppsala universitet

§ 1 Styrdokument

Centrumbildningar regleras ytterst av Uppsala universitets arbetsordning (UFV 2017/95). Föreliggande riktlinjer syftar till att reglera centrumbildningar på en mer detaljerad nivå. De ersätter följande dokument och beslut:

• Strategiska forskningsprogram/kompetenscentra (Dnr 30/96);
• Centrumbildningar och andra enheter med styrelse (motsv) och/eller föreståndare (motsv) (UFV 2007/804);
• Information om centrumbildningar samt formulär för delegationer till föreståndare (Beslut, 2007-0515) (UFV 2007/804);
• Kompletteringar av prefekt- och föreståndaruppdragen med anledning av införandet av uppgiftsfördelningen i det systematiska arbetsmiljöarbetet (Beslut, 2010-06-08) (UFV 2010/840). Beslutet upphävs i den del som avser delegation till föreståndare men kvarstår vad gäller prefekt.

Riktlinjerna avgränsas till att gälla de centrumbildningar som har Uppsala universitet som huvudman.

Befintliga centrumbildningar vid Uppsala universitet följer det regelverk som gällde vid inrättandet tills beslut om förlängning fattas. Vid förlängning uppdateras instruktionen i enlighet med nedanstående riktlinjer.

§ 2 Definitioner

För att en verksamhet ska benämnas centrumbildning och omfattas av dessa riktlinjer måste det röra sig om en långsiktig satsning som innebär antingen interdisciplinära ansatser över flera etablerade akademiska discipliner, alternativt en satsning inom ett smalt och avgränsat forskningsfält som kräver en ansamling av spetskompetens. Vidare måste följande kriterier vara uppfyllda:

• Det måste finnas en instruktion som reglerar verksamheten;
• Det måste finnas en föreståndare och en centrumstyrelse utsedd.

Ledningsfunktionerna för en centrumbildning ska benämnas centrumstyrelse respektive föreståndare och i förekommande fall ställföreträdande föreståndare.

Namnet på en centrumbildning ska i normalfallet innehålla ordet centrum.

§ 3 Centrumbildningar med respektive utan egen anställd personal

I föreliggande dokument görs en distinktion mellan centrumbildningar med egen anställd personal och centrumbildningar utan egen anställd personal.

Den första typen omfattar centrumbildningar som har egen anställd personal samt fungerar som organisatorisk hemvist för sin personal. Därmed liknar centrumbildningar med egen anställd personal i organisatorisk bemärkelse institutioner och föreståndaren får följaktligen uppgifter som ligger nära prefektens (se § 5d). Centrumbildningar med egen anställd personal ska ha sin organisatoriska placering direkt under rektor alternativt under ett vetenskapsområde eller en fakultet.

Den andra typen omfattar centrumbildningar vars personal har sin anställning vid en eller flera andra organisatoriska enheter, företrädesvis vid institutioner.

Centrumbildningar utan egen anställd personal kan ha sin organisatoriska placering på universitets-, områdes-, fakultets- eller institutionsnivå, men rapporterar normalt till en områdes-/fakultetsnämnd och är administrativt placerade inom en värdinstitution.

§ 4 Inrättande och avvecklande av centrumbildningar

Med utgångspunkt i Arbetsordning för Uppsala universitet (UFV 2017/95) beslutar rektor om inrättande och avvecklande av:

• centrumbildningar som är direkt underställda rektor, samt
• centrumbildningar som har egen personal och/eller egna upplåtelseavtal för lokaler.

Därutöver beslutar rektor om inrättande och avvecklande av:

• centrumbildningar som bedriver verksamhet vid mer än ett vetenskapsområde, samt
• centrumbildningar relaterade till strategiska forskningssatsningar som vilar på avtal med andra myndigheter eller finansiärer där Uppsala universitet är avtalspart.

I rektors beslut ingår att i förekommande fall fastställa vilken områdesnämnd eller fakultetsnämnd centrumbildningen ska placeras vid.

Områdesnämnden eller i förekommande fall fakultetsnämnden kan inrätta och avveckla centrumbildningar utan egen anställd personal, i de fall där rektor inte ska fatta beslut enligt ovan.

Oavsett beslutsfattare ska vid beslut om inrättande underlag finnas som innefattar följande:

• Bakgrund till inrättandet som bland annat beskriver föregående beslutsprocesser och motiv för centrumbildningens inrättande;
• Beskrivning av genomförd förankringsprocess mellan/inom vetenskapsområden inklusive eventuell kopia av beslut om finansiering från berörda vetenskapsområden;
• Beskrivning av fördelning av ansvar och uppgifter mellan vicerektor/dekan, områdesnämnd/fakultetsnämnd, den institution som centrumbildningen i förekommande fall är administrativt knuten till, centrumstyrelse respektive föreståndare för aktuell centrumbildning;
• Initial budget och plan för fortsatt finansiering;
• I förekommande fall skriftlig överenskommelse mellan vetenskapsområden och andra berörda parter som bland annat kan omfatta föreskrifter om representation i styrelsen eller ekonomiska åtaganden;
• I förekommande fall avtal med samarbetsparter och/eller finansiärer;
• Förslag på instruktion (se § 5a nedan);
• Redogörelse för eventuell genomförd information och förhandling med arbetstagarorganisationer enligt MBL (protokoll bifogas).

Rektor utser och entledigar styrelse, styrelseordförande och föreståndare för centrumbildningar som är direkt underställda rektor.

Vicerektor utser och entledigar styrelse och föreståndare för övriga centrumbildningar. Vid vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap ska denna uppgift delegeras till dekan om centrumbildningen inrättats under en fakultet. Studentrepresentanter utses och entledigas av studentkårerna.

Den instans som fattat beslut om inrättande äger även rätt att avveckla en centrumbildning. Vid beslut om avveckling ska följande underlag finnas:

• Rapport för centrumbildningens verksamhet;
• Motiv för avveckling inklusive översiktlig risk- och konsekvensanalys;
• Redogörelse för genomförd information och förhandling med arbetstagarorganisationer enligt MBL (protokoll bifogas);
• Plan som beskriver hantering av personal, lokaler, över- och underskott av finansiella medel samt övriga tillgångar och eventuella avtal med externa parter.

Flytt av centrumbildning innebär både ett avvecklande och ett inrättande med beslutsfattare enligt ovan. Det som gäller för avvecklande och inrättande tillämpas därmed i samband med flytt av centrumbildningar.

§ 5 Centrumbildningars interna styrning och organisation

Centrumbildningen leds av en centrumstyrelse respektive en föreståndare och i förekommande fall en ställföreträdande föreståndare. Ordföranden i centrumstyrelsen och föreståndaren ska vara olika personer. Föreståndaren är huvudföredragande i centrumstyrelsen. I de fall en centrumbildning bedriver utbildningsverksamhet ska en studentrepresentant ingå i styrelsen.

Varje centrumbildning ska ha en instruktion som beskriver verksamhetsområdet samt organisation inklusive beskrivning av uppgifter för berörda parter. I instruktionen ska centrumbildningens organisatoriska tillhörighet framgå, exempelvis om centrumbildningen är administrativt knuten till en institution eller rapporterar till en områdesnämnd/fakultetsnämnd. Utförligare beskrivning av instruktionens innehåll finns i § 5a nedan.

Den organisatoriska enhet eller motsvarande vid vilken centrumbildningen är placerad ansvarar föl' utvärdering av centrumbildningens verksamhet. Utvärdering ska föreligga i god tid före beslut om fortsatt verksamhet eller avveckling.

§ 5a Instruktion för centrumbildning

Av instruktionen för centrumbildningen ska framgå:

• Syfte, mål och verksamhetens inriktning;
• Namn på centrumbildningen (på svenska respektive engelska);
• Organisatorisk placering och beskrivning av deltagande vetenskapsområden/fakulteter och andra intressenter;
• Datum då centrumbildningen startar;
• Vem som inrättar centrumbildningen och vem som fastställer instruktionen;
• Centrumstyrelsens sammansättning;
• Eventuella uppgifter till centrumstyrelse och föreståndare utöver det som anges i § 5b, § 5c och § 5d;
• Hur och av vem ledamöter, ordförande och i förekommande fall vice ordförande nomineras och utses;
• När styrelsen är beslutsför;
• Mandattidernas längd för ordförande och centrumstyrelse;
• Tidsperiod för föreståndarens uppdrag alternativt om föreståndarskapet innebär en anställning samt beskrivning av vem som är föreståndarens chef för uppdraget;
• Beskrivning av centrumbildningens organisation och tekniskt-administrativt stöd, inklusive om centrumbildningen har egen anställd personal eller inte;
• I förekommande fall tillgång till lokaler, utrustning och annan infrastruktur;
• Uppsägningstid för gällande överenskommelser och avtal.

Instruktionen kan också innehålla övrigt av relevans, exempelvis plan för utvärdering.

§ 5b Centrumstyrelsens uppgifter

Centrumstyrelsen ska verka för att centrumbildningens verksamhet ska hålla hög kvalitet. Centrumstyrelsen ska ha insyn i centrumbildningens angelägenheter och ansvara för att uppgifterna enligt instruktionen fullgörs. Centrumstyrelsen ska sammanträda minst en gång per halvår.

Centrumstyrelsen beslutar om:

1. Centrumbildningens verksamhetsplan, budget inom givna ramar, återrapportering och årlig uppföljning;
2. Åtgärder med anledning av revisionsrapporter och utvärderingar;
3. Frågor som föreståndaren förelägger centrumstyrelsen.

Beslut om ovanstående punkter 1 och 2 får inte delegeras vidare.

Eventuella uppgifter utöver dessa kan variera beroende på centrumbildningens karaktär. Ytterligare uppgifter regleras därför i centrumbildningens instruktion (se ovan, § 5a).

§ 5c Föreståndarens uppgifter

Föreståndaren är centrumbildningens ledare med uppdrag att fortlöpande leda, företräda och utveckla centrumbildningens verksamhet. Föreståndaren har även ansvar för att ta fram förslag på verksamhetsplan och genomföra beslutad verksamhetsplan.

I föreståndarens uppdrag ingår att:

• Leda centrumbildningens verksamhet och utveckling samt ansvara för intern styrning och kontroll;
• Säkerställa att verksamheten bedrivs inom givna budgetramar;
• I förekommande fall svara för rekryteringar av lärare och forskare samt laborativ, teknisk och administrativ personal som centrumbildningen har rätt att besluta om;
• Ansvara för att centrumbildningen har erforderligt tekniskt och administrativt stöd; I förekommande fall ansvara för studenters studievillkor och studiemiljö vid centrumbildningen;
• I förekommande fall ansvara för lokaler, inredning och utrustning.

Eventuella uppgifter utöver dessa kan variera beroende på centrumbildningens karaktär, vilka då regleras i centrumbildningens instruktion (se ovan § 5a).

§ 5d Föreståndarens uppgifter och delegationer avseende centrumbildningar med egen anställd personal

För centrumbildningar med egen anställd personal är föreståndaren centrumbildningens chef och tilldelas vissa uppgifter och delegationer. Detta styrs av den delegationskedja som via vicerektorer och i förekommande fall dekan som är ordförande i fakultetsnämnd går från rektor till prefekt/föreståndare. Delegationer till föreståndare bör så långt det är möjligt motsvara prefektens delegationer.