Riktlinjer för centrumbildningar vid Vetenskapsområdet för medicin och farmaci
Inledning
Vad är en centrumbildning? I grunden är det en långsiktig satsning, som inte kan genomföras inom ramen för ordinarie institutioner, utan kräver en särskild organisatorisk form för att uppnå sitt syfte. En centrumbildning inrättas därför när denna organisationsform ger de bästa förutsättningarna för en viss verksamhet.
Centrumbildningar vid universitetet regleras genom Arbetsordning för Uppsala universitet (UFV 2017/95) samt genom Riktlinjer för centrumbildningar vid Uppsala universitet (UFV 2020/716).
Syftet med detta dokument är att tydligare reglera arbetet med centrumbildningar vid Vetenskapsområdet för medicin och farmaci:
- Process för inrättande av centrumbildningar,
- Systematisera frågor rörande periodisering av områdesfinansiering och utvärdering av inrättade centrumbildningar, samt
- Process för avveckling av centrumbildningar.
Definitioner
Vetenskapsområdet för medicin och farmaci betraktar centrumbildningar som ett viktigt verktyg för att göra strategiska satsningar. Vid vetenskapsområdet finns ett antal, sinsemellan mycket olika, organisatoriska enheter, som kallas för centrum; att det ser ut så beror på att de inrättats vid olika tidpunkter, utifrån olika regelverk och med mycket varierande syften.
Detta regelverk gäller framför allt för de centrumbildningar som nyinrättas vid Vetenskapsområdet för medicin och farmaci – när så sker, ska regelverket gälla fullt ut.
För äldre centrumbildningar gäller att regelverket ska tillämpas där så är lämpligt, och så långt som möjligt; detta gäller särskilt för strategiska överväganden rörande förnyad finansiering, utvärdering och avveckling.
Regelverket gäller inte för centrumbildningar som inrättas vid andra vetenskapsområden eller externa organisationer, men där Vetenskapsområdet för medicin och farmaci är partner; sådana centrumbildningar följer regelverk och praxis hos huvudmannen. Regelverket gäller heller inte primärt för de verksamheter som, likt strategiska forskningsområden (SFO), infrastrukturer, centrum för klinisk forskning (CKF), Centrum för försöksdjursverksamheten vid Uppsala universitet (CFVUU) etc., kallas för centrum och liknar centrum, men inte uppfyller villkoren för att vara en centrumbildning enligt universitetets riktlinjer. Regelverket bör dock även i dessa fall användas som utgångspunkt för överväganden rörande strategiskt värde, finansiering och utvärdering.
Definition enligt Riktlinjer för centrumbildningar vid Uppsala universitet
I 2 § av Riktlinjer för centrumbildningar vid Uppsala universitet (UFV 2020/716) finns en definition av vad som krävs för att en verksamhet ska kunna kallas för centrumbildning. En centrumbildning ska
- Vara en långsiktig satsning, som rör antingen
- interdisciplinära ansatser över flera etablerade akademiska discipliner, eller
- en satsning inom ett smalt och avgränsat forskningsfält som kräver en ansamling av spetskompetens.
Vidare ska det finnas en instruktion som reglerar verksamheten, samt en utsedd föreståndare och centrumstyrelse.
Namnet på en centrumbildning ska i normalfallet innehålla ordet centrum. Ledningsfunktionerna för en centrumbildning ska benämnas centrumstyrelse respektive föreståndare och i förekommande fall ställföreträdande föreståndare.
Centrumbildningar vid Vetenskapsområdet för medicin och farmaci
Grundläggande för centrumbildningar inom vetenskapsområdet är att de ska betraktas som initiativ från verksamheten och satsningar från områdesnämnden som getts en specifik, men tillfällig, organisatorisk form. Centrumbildningar ska till sin natur vara tidsbegränsade, även om deras slutdatum är okänt; de startas upp och inrättas, de drivs i enlighet med sina specificerade syften, och de avvecklas slutligen.
Eftersom centrum är att betrakta som strategiska satsningar, bör de också i regel erhålla ett visst ekonomiskt stöd från vetenskapsområdet under en inledande period. Centrumbildningar ska också utvärderas regelbundet och systematiskt under sin livscykel, vilket gäller även i de fall där verksamheten bedrivs med en extern part.
Centrumbildningar vid vetenskapsområdet bör i normalfallet:
- Inrättas som centrumbildningar utan egen personal,
- Vara administrativt placerade inom en värdinstitution, samt
- Bedriva verksamhet vid mer än ett vetenskapsområde eller vara relaterade till strategiska forskningssatsningar som vilar på avtal med annan part.
Centrumbildningar bör i normalfallet inrättas för en tidsperiod om fem år.[1] Vetenskapsområdet förbinder sig att delvis bidra till finansieringen under den perioden. Centrumbildningar kan därefter förlängas med fem år i taget, med eller utan ytterligare finansiering från vetenskapsområdet, efter beslut i områdesnämnden.
Centrumbildningar ska årligen under första kvartalet på lämpligt sätt rapportera sin verksamhet till områdesnämnden. Under fjärde året av femårsperioden ska centrumbildningar utvärderas av minst en oberoende extern granskare.[2]
Efter genomförd utvärdering ska områdesnämnden, i samråd med centrumbildningen och eventuella externa parter, besluta om centrumbildningen ska
- Beviljas förnyad delfinansiering för ytterligare en femårsperiod,
- Drivas vidare med enbart egen finansiering, eller
- Avvecklas.
En centrumbildning kan i normalfallet ges finansiering från vetenskapsområdet under högst två femårsperioder. I normalfallet bör finansieringens omfattning minska från första till andra femårsperioden. För ytterligare finansiering efter tio år krävs synnerliga skäl.[3]
[1] Undantag kan göras om särskilda skäl, som exempelvis avtal med extern part, föreligger.
[2] Oberoende personer verksamma inom andra delar av Uppsala universitet än vetenskapsområdet för medicin och farmaci kan användas som granskare, men minst en granskare ska i normalfallet vara extern i förhållande till universitetet.
[3] Synnerliga skäl skulle exempelvis kunna vara att centrumbildningen bedöms ha ett fortsatt högt strategiskt värde, eller att centrumbildningen är föremål för riktade externa bidrag under förutsättning att vetenskapsområdet också finansierar verksamheten.
En centrumbildnings livscykel
Enskilda centrumbildningar har olika livslängd, men de kommer alla under sin livscykel genomgå vissa specifika faser; de inrättas, de driver sin verksamhet och de avvecklas.
Under dessa tre faser finns olika behov av hjälp och stöd från vetenskapsområdet och områdeskansliet.
Figur 1. Exempel på en centrumbildnings livscykel. Observera att detta är tänkt att illustrera ett typfall; förstudiefasen kan vid behov bli både längre eller kortare, och en centrumbildning kan fortsätta drivas i ytterligare femårsperioder så länge områdesnämnden ser ett behov av den.
Förstudie inför inrättande av centrumbildning
Inrättande av centrumbildningar vid Vetenskapsområdet för medicin och farmaci ska alltid baseras på ett konkret och angeläget verksamhetsbehov. Regelverket här syftar till att systematisera och klargöra processen och stödet som kan förväntas, om en centrumbildning prioriteras.
Anhållan om förstudie
Centrumbildningar bör baseras på och drivas av intresserade forskare, som ser ett konkret behov eller möjlighet att främja forskningen genom inrättandet av en centrumbildning. Intresserade forskare, som ser ett behov av och en möjlighet i inrättande av en centrumbildning, kan därför inkomma med en anhållan om att genomföra en förstudie inför ett eventuellt inrättande av en centrumbildning.
Anhållan ska vara grundligt genomarbetad, och skickas in till områdeskansliet via e-post, till medfarm@medfarm.uu.se. Anhållan ska innehålla följande underlag:
- En beskrivning av det tilltänkta centrumets syfte,
- En redogörelse för skälen till att det krävs inrättande av en centrumbildning för att uppnå syftet,
- Ett förslag på namn för centrumbildningen,
- En beskrivning av berörda forskningsfält som ska ingå,
- En lista på personer vid vetenskapsområdet, som förväntas vara engagerad i centrumbildningen,
- En redogörelse för kontakter med andra vetenskapsområden eller externa parter, om sådana är aktuella att involveras i centrumbildningen,
- En övergripande beskrivning av hur centrumet ska finansieras, inklusive ett utkast till budget,
- En redovisning av personer och övriga resurser som behövs för genomförande av en förstudie, samt
- Ett stödbrev från prefekt vid tilltänkt värdinstitution; om det finns flera potentiella värdinstitutioner, ska stödbrevet undertecknas av samtliga berörda prefekter.
Detta underlag utgör grund för en eventuell förstudie, och om förstudie genomförs kommer det utvecklas till underlag för eventuellt beslut om inrättande av centrumbildning.
Beredning av och beslut om anhållan
Inkommen anhållan om förstudie ska beredas i både farmaceutiska och medicinska kommittéerna, oavsett om den föreslagna centrumbildningen vid en första påsyn enbart tycks beröra den ena fakulteten.
Fakultetskommittéerna ska bedöma anhållan utifrån den föreslagna centrumbildningens strategiska värde för dels den egna fakulteten, dels för vetenskapsområdet som helhet. Fakultetskommittéerna ska därefter tillstyrka eller avstyrka anhållan.
Områdesnämnden beslutar utifrån fakultetskommittéernas samlade bedömning om medel ska avsättas för en förstudie.
En anhållan om genomförande av förstudie ska bara beviljas om:
- Den föreslagna centrumbildningen bedöms ha ett stort strategiskt värde för vetenskapsområdet, samt
- Resurserna som krävs för genomförande av en förstudie kan prioriteras i förhållande till andra behov.
Genomförande av förstudie
Förstudien genomförs i projektform. Projektet ges följande organisation:
- Områdeskansliet tillhandahåller en projektledare.
- Projektledaren leder en projektgrupp bestående av de intressenter som skickat in anhållan om förstudie.
- Projektgruppen rapporterar löpande till en projektägare. Projektägaren är en förtroendevald ledningsperson på fakultets- eller områdesnivå, dvs vicerektor, stf vicerektor, dekan eller prodekan.
Syftet med förstudien är att förbereda inrättandet av en ny centrumbildning. Projektet ska därför ta fram följande underlag:
- Syfte, övergripande mål samt årliga mål för centrumbildningen,
- Strategier, inklusive nyckelaktiviteter, för att uppnå målen ifråga,
- En översiktlig livscykelplan för centrumbildningen,
- Omvärldsanalys som visar på behovet av den aktuella centrumbildningen,
- Förslag på centruminstruktion,
- Förslag på föreståndare och centrumstyrelse, men även på andra förtroendeposter som kan behöva fyllas i det specifika centrumet,
- En ekonomisk plan för en femårsperiod, och en detaljerad budget för de första tre åren,
- Signerat godkännande, med beskrivning av planerat administrativt stöd, från prefekt vid tilltänkt administrativt ansvarig institution,
- Signerad avsiktsförklaring, inklusive eventuella utfästelser om finansiering, från intressenter utanför vetenskapsområdet,
- En process och tidsplan för inrättande av centrumbildningen, samt
- En redogörelse för i övrigt uppmärksammade och hanterade frågor som rör den specifika centrumbildningen.
Förstudiens arbete ska resultera i en slutrapport.
Beslutsprocess efter inlämnad rapport
Efter att förstudien är genomförd, överlämnas rapporten till fakultetskommittéerna för ny bedömning. Fakultetskommittéerna ska tillstyrka eller avstyrka inrättande, utifrån dels strategiskt värde, dels prioritering av resurser.
Utifrån förstudiens rapport och fakultetskommittéernas bedömningar, beslutar områdesnämnden om den föreslagna centrumbildningen ska inrättas.
Eftersom centrumbildningar är att betrakta som strategiska satsningar, fattas beslut i samband med ordinarie verksamhetsplaneringsprocess. För att kunna beredas som en del i arbetet med vetenskapsområdets verksamhetsplanering, bör förstudien vara klar och beslutad senast 28 februari.
Projektledaren för förstudien ansvarar för att administrera de beslut som krävs för att inrätta centrumbildningen, inklusive eventuellt rektorsbeslut.
Uppstart och driftsfas
När centrumbildningen inrättats, ansvarar utsedda befattningshavare för dess drift, inklusive att starta upp dess verksamhet. Vetenskapsområdet överlämnar ansvaret, och erbjuder inget ytterligare handläggarstöd från områdeskansliet för centrumbildningens verksamhet.[4]
Värdinstitutionen ansvarar för att tillhandahålla grundläggande administrativt stöd. Centrumbildningen bör dock rekrytera projektkoordinator/motsvarande i mån av behov.
Figur 2. Illustration av en femårscykel under en centrumbildnings driftsfas. Varje femårscykel inleds och avslutas med beslut i områdesnämnden; beslut kan gälla drift med finansiering från vetenskapsområdet, drift med helfinansiering genom egna medel eller avveckling.
Centrumbildningens ansvar
Verksamheten inom en centrumbildning är en del av universitetets verksamhet och ska därmed omfattas av universitetets interna verksamhetsstyrning. Centrumstyrelsen ska årligen till områdesnämnden avge rapport över centrumbildningens verksamhet, ekonomiska utveckling och måluppfyllelse.
Centrumstyrelsen ska med god framförhållning till områdeskansliet anmäla eventuella behov av
- Nya utseenden eller fyllnadsval av föreståndare eller ledamöter i centrumstyrelsen (senast tre månader innan mandatperiodens utgång),
- Eventuella behov av revidering av centruminstruktionen (senast sex månader innan instruktionens utgång),
- Behov av förnyade avtal med externa parter (senast sex månader innan avtalets utgång), samt
- Eventuella övriga insatser i enlighet med centruminstruktionen.
Kommunikation i ovanstående frågor görs via e-post till medfarm@medfarm.uu.se.
Utvärdering av centrumbildningar
Centrumbildningar bör i normalfallet inrättas för fem år i taget. Under fjärde året av varje femårsperiod ska en utvärdering av centrumbildningen genomföras.
Föreståndaren och centrumstyrelsen är ansvariga för att bereda, finansiera och handlägga utvärderingen. Det innebär att planera:
- Upplägg,
- Tidsplan,
- Budget.
Föreståndaren ska anhålla till områdesnämnden om att tillsätta en utvärdering.
Områdesnämnden är beställare och beslutsfattare; det innebär att områdesnämnden:
- Fastställer utredningsuppdrag, och
- Utser en eller flera utvärderare, som ska vara oberoende av och sakna kopplingar till den aktuella centrumbildningen. En utvärderare ska i normalfallet vara extern, men om flera utvärderare används, kan även personer verksamma vid andra delar av Uppsala universitet anlitas.
Utredarens uppdrag bör innehålla följande aspekter[5]:
- Granska utvecklingen av centrumbildningen i förhållande till uppsatta mål,
- Bedöma graden av tvärvetenskaplighet och samarbete över institutionsgränser i centrumbildningens verksamhet,
- Bedöma betydelsen av centrumbildningens verksamhet för universitetet och för det omgivande samhället,
- Bedöma betydelsen av centrumbildningens verksamhet ur ett internationellt perspektiv, samt
- Analysera de övergripande konsekvenserna av en avveckling, respektive en fortsatt drift av centrumbildningen.
Om fortsatt verksamhet rekommenderas, ska utredaren också ta ställning till följande aspekter:
- Bedöma det övergripande resursbehovet, samt
- Bedöma personella förutsättningar
Områdesnämnden är mottagare av utvärderingsrapporten.
Beslut om fortsatt drift, fortsatt finansiering eller avveckling
Efter genomförd utvärdering, ska centrumstyrelsen senast 28 februari under det femte året av innevarande femårsperiod till områdesnämnden inkomma med anhållan om antingen fortsatt drift eller avveckling av centrumbildningen. En anhållan om fortsatt drift kan vara förenad med anhållan om fortsatt stöd från vetenskapsområdet, eller gälla finansiering helt och hållet med egna medel. Anhållan om fortsatt drift eller avveckling skickas via e-post till medfarm@medfarm.uu.se.
En centrumbildning kan i normalfallet ges finansiering från vetenskapsområdet under högst två femårsperioder. I normalfallet bör finansieringens omfattning minska från första till andra femårsperioden. För ytterligare finansiering efter tio år krävs synnerliga skäl.[6]
Anhållan om fortsatt drift
En anhållan om fortsatt drift ska innehålla:
- En reflektion över centrumbildningens verksamhet under den gångna femårsperioden och den genomförda utvärderingens resultat,
- Syfte, övergripande mål samt årliga mål för centrumbildningen,
- Strategier, inklusive nyckelaktiviteter, för att uppnå målen ifråga,
- En översiktlig livscykelplan för centrumbildningen,
- En ekonomisk plan för en femårsperiod, och en detaljerad budget för de första tre åren,
- Signerat godkännande, med beskrivning av planerat administrativt stöd, från prefekt vid tilltänkt administrativt ansvarig institution, samt
- Signerad avsiktsförklaring, inklusive eventuella utfästelser om finansiering, från intressenter utanför vetenskapsområdet.
Efter inkommen anhållan om fortsatt drift ansvarar områdesnämnden för att bedöma huruvida centrumbildningen fortfarande fyller ett syfte samt eventuell prioritering av fortsatt finansiering.
Anhållan om avveckling
Till anhållan om avveckling ska det bifogas en avvecklingsplan. Avvecklingsplanen ska innehålla:
- Rapport över centrumbildningens verksamhet,
- Motiv för avveckling, inklusive översiktlig risk- och konsekvensanalys,
- Redogörelse för genomförd information och förhandling med arbetstagarorganisationer enligt MBL (protokoll bifogas), och
- Redogörelse för hantering av personal, lokaler, över- och underskott av finansiella medel samt övriga tillgångar och eventuella avtal med externa parter, samt vem som ansvarar för arkiverat material.
- Om delar av verksamheten ska drivas vidare i någon form, ska det även redogöras för former och ansvar för detta.
Avveckling
Inrättande instans fattar beslut om avveckling. Vid beslut om avveckling av en centrumbildning utser områdeskansliet en ansvarig handläggare, som handlägger avvecklingen av centrumbildningen som organisatorisk enhet.
Om inrättad centrumbildning inte haft någon aktiv verksamhet under en tid av mer än sex månader eller helt upphört med sin verksamhet ska föreståndaren anmäla detta via e-post till medfarm@medfarm.uu.se.
Föreståndaren och centrumstyrelsen ansvarar för avvecklingen av centrumbildningens verksamhet. Kostnad för detta ska täckas av centrumbildningen.
Värdinstitutionen ansvarar för eventuella omplaceringar eller övertaligheter, samt för hantering av eventuella övriga inventarier och infrastrukturer.
Flytt
En flytt av centrumbildning innebär både ett avvecklande och ett inrättande. Det som gäller för avvecklande och inrättande tillämpas därmed i samband med flytt.
Vid flytt av centrumbildning inom, eller flytt till, Vetenskapsområdet för medicin och farmaci, ska detta regelverk tillämpas i sin helhet.
[4] Områdeskansliet handlägger dock ärenden som kräver beslut i områdesnämnden och dess arbetsutskott. Det rör utseende av ny föreståndare och styrelse, revidering av centruminstruktion, etc.
[5] Uppdraget bör i normalfallet tas fram i dialog med centrumstyrelsen, och aspekter som centrumstyrelsen önskar utvärdera bör beaktas.
[6] Synnerliga skäl skulle exempelvis kunna vara att centrumbildningen bedöms ha ett fortsatt högt strategiskt värde, eller att centrumbildningen är föremål för riktade externa bidrag under förutsättning att vetenskapsområdet också finansierar verksamheten.