Ifrågasatt examenstillstånd (”ifrågasatt kvalitet”)

Inom ramen för UKÄ:s system för kvalitetssäkring av högre utbildning sker en delning av bedömargruppens preliminära yttrande till lärosätet innan det slutgiltigt fastställs och UKÄ fattar beslut. Syftet med delningen är att ge lärosätet möjlighet att korrigera eventuella sakfel. Lärosätet får tre veckor på sig att granska yttrandet och inkomma med eventuella korrigeringar av sakfel till UKÄ. Principen med delning innebär även att lärosätet ges tid till förberedelse inför ett eventuellt besked om ifrågasatt examenstillstånd.

När UKÄ:s preliminära yttrande visar på omdömet ”ifrågasatt kvalitet” sker följande:

1. UKÄ:s preliminära yttrande skickas av projektledaren vid enheten för kvalitet och utvärdering (KoU, vid avdelningen för kvalitetsutveckling) till berörda kontaktpersoner, utbildningsledare och kanslichef. Utbildningsledare/motsvarande vidarebefordrar det preliminära yttrandet till berörda utbildningsansvariga på olika nivåer (vicerektor, dekan, prodekan, prefekt, studierektor, programkommitté etc.). Projektledaren vid KoU varskor rektor, prorektor, universitetsdirektören, kommunikationsdirektören och utvärderingschefen.

2. Utbildningsledaren/motsvarande förser rektor, prorektor, universitetsdirektören, kommunikationsdirektören, utvärderingschefen samt projektledaren vid KoU med ett kortfattat underlag/PM från utbildningsansvariga inför eventuella mediekontakter. Om ifrågasättandet gäller utbildning på grund- eller avancerad nivå ska även Studentavdelningen förses med underlaget (detta är inte nödvändigt gällande utbildning på forskarnivå). Underlaget ska distribueras snarast möjligt, dock senast tre veckor efter UKÄ:s delning av preliminärt yttrande. Kompletteringar av underlaget kan efterfrågas vid behov.

Underlaget ska innehålla följande information (mall finns i bilaga 2):

• Vad har kritiserats och varför – och vilken är områdes-/fakultetsnämndens preliminära kommentar?

Det är viktigt att rektor får ta del av områdes-/fakultetsnämndens preliminära kommentar. Mer specifika kommentarer bör i normalfallet vänta tills ansvarig nämnd har genomfört en mer ingående analys av det inträffade.

• Kommer områdes-/fakultetsnämnd att vidta några särskilda åtgärder utöver de rutinmässiga?

Den rutin som alltid följer ifrågasättande återfinns nedan. Underlaget ska innehålla eventuella lokala tillägg eller förtydliganden till denna.

• Vem/vilka ska hänvisas till vid frågor från media?

Den/de utbildningsansvariga som utses som kontaktperson/-er för media bör naturligtvis kunna besvara ovanstående frågor.

• När offentliggör UKÄ resultatet? (Fylls i om sådan information finns.)

Konsultera vid behov kommunikationsdirektören/pressinformatörerna och utvärderingschefen/projektledaren vid KoU vid sammanställning av underlaget. Det är att rekommendera att underlaget även sprids till berörda inom det egna området/fakulteten, liksom att berörd studentkår informeras.

3. Eventuella korrigeringar av sakfel i det preliminära yttrandet skickas inom tre veckor till UKÄ av berörd utbildningsledare i enlighet med myndighetens anvisningar (samt cc registrator och projektledaren vid KoU) efter att KoU givit återkoppling på svaret.

4. När UKÄ:s beslut om ifrågasättande kommer skickar projektledaren vid KoU beslutet till berörda kontaktpersoner, utbildningsledare/motsvarande och kanslichef, som vidarebefordrar till andra utbildningsansvariga på olika nivåer (dekan, prodekan, prefekt, studierektor etc.). UKÄ publicerar beslutet på webbplatsen Resultatsök dagen efter beslutet.

Studenter/doktorander som läser på den aktuella utbildningen ska snarast möjligt informeras om det inträffade och hur det påverkar deras fortsatta studier. Efter omdömet ”ifrågasatt kvalitet” fortlöper utbildningen som tidigare med implementering av nödvändiga förbättringsåtgärder som enda skillnad. Studenter/doktorander ska löpande hållas underrättade om processen.

5. En kalendermånad efter UKÄ:s beslut om ”ifrågasatt kvalitet” ombeds berörd områdes/fakultetsnämnd redovisa en mer ingående analys av det inträffade liksom en åtgärdsplan för rektor vid ett ordinarie rektorssammanträde. I planen redovisas vilka åtgärder som kommer att vidtas för att avhjälpa av UKÄ påtalade brister; alternativt en strategi för avveckling av den aktuella utbildningen. Åtgärdsplanen ska även innehålla en plan för hur studenternas/doktorandernas fortsatta utbildning säkerställs i den händelse ifrågasättandet följs av indraget examenstillstånd och avveckling av utbildningen.

Förutom det stöd som är knutet till respektive område/fakultet erbjuder KoU samt enheten för universitetspedagogisk utveckling stöd i arbetet. KoU ger återkoppling på områdets/fakultetens åtgärdsplan, och deltar vid rektorssammanträdet. Enheten för universitetspedagogisk utveckling kan ge stöd vid åtgärder som avser t.ex. förstärkt koppling mellan lärandemål, undervisning och examination, utveckling av examinationer, utveckling av betygskriterier, handledarutbildning eller annat.

Efter redovisning av analys och åtgärdsplan för rektor och eventuella justeringar till följd därav, fastställs åtgärdsplanen av ansvarig områdes-/fakultetsnämnd.

Genomförda åtgärder redovisas till UKÄ inom ett år från ifrågasättandet. Det ger ett knappt år för implementering av nödvändiga åtgärder. Under detta år fortlöper utbildningen som tidigare med implementering av nödvändiga förbättringsåtgärder.

6. Åtgärdsredovisningen av genomförda åtgärder utarbetas av berörda utbildningsansvariga och redovisas i enlighet med UKÄ:s anvisningar. KoU ger återkoppling på redovisningen innan områdes-/fakultetsnämnden fattar beslut om att överlämna redovisningen till rektor. Områdes-/fakultetsnämndens redovisning ska anmälas till det rektorssammanträde som äger rum senast två veckor innan sista datum för redovisning till UKÄ. KoU deltar även vid rektorssammanträdet. Rektor beslutar om att överlämna åtgärdsredovisningen till UKÄ. Utbildningsledare/motsvarande skickar in redovisningen i enlighet med UKÄ:s anvisningar.

7. Efter att åtgärdsredovisningen skickats in till UKÄ kan kompletterande frågor komma att ställas av bedömargruppen. I ett nästa skede begärs en lärosätesintervju med utbildningsansvariga på olika nivåer. En lärosätesintervju föregår alltid ett eventuellt beslut om indraget examenstillstånd, varför viss förberedelse för ett sådant beslut kan vara påkallat. KoU och studentavdelningen erbjuder stöd i detta arbete.

8. Ett slutgiltigt beslut fattas av UKÄ, där åtgärderna nu antingen anses tillfyllest, varpå utbildningen ges omdömet ”hög kvalitet”, men om brister kvarstår dras examenstillståndet för den aktuella utbildningen in. Även det slutgiltiga beslutet skickas på delning för att eventuella sakfel ska kunna korrigeras.

Indraget examenstillstånd

• Vid indraget examenstillstånd tillämpas i det första skedet samma riktlinjer för handläggning som vid ifrågasättande enligt ovan (punkterna 1-4). I detta fall är allmänintresset större och situationen mer graverande, varför större mobilisering för mediekontakter är påkallad. Indraget examenstillstånd kräver omedelbar kontakt med antagningsenheten vid studentavdelningen för stopp av antagning av nya studenter på grund- och avancerad nivå, liksom omedelbart stopp för områdes-/fakultetsnämndens antagning av doktorander.

• Enligt högskolelagen får universitetet även vid indraget examenstillstånd fortsatta utfärda examen till de antagna studenter och doktorander som redan har påbörjat sitt program, sin kurs eller utbildning före beslutet om indraget examenstillstånd. Dessa studenter/doktorander har rätt att fullfölja sin utbildning (UKÄ rapport 2016:15, s. 37). Indraget examenstillstånd kräver största omsorg om de studenter/doktorander som redan finns i utbildningen. Utbildningsansvariga ska säkerställa att utbildningen upprätthåller god kvalitet tills den sista studenten/doktoranden lämnar utbildningen.

• Områdes-/fakultetsnämnden tar initiativ till att, tillsammans med utvärderingschefen, genomföra en analys av varför vidtagna åtgärder bedömdes som otillräckliga av UKÄ. Kunskapen är viktig att sprida inom universitetet inför eventuella liknande framtida situationer. Analysen redovisas i kvalitetsrådet och ledningsrådet.

Bilaga 1

Riktlinjer för handläggning i händelse av ifrågasatt eller indraget examenstillstånd i sammandrag

Ifrågasättande av examenstillstånd (”ifrågasatt kvalitet”)

1. Första skedet – delning av preliminärt yttrande, PM och UKÄ:s beslut

• En delning av bedömargruppens preliminära yttrande inkommer till lärosätet innan det slutgiltigt fastställs och UKÄ fattar beslut. Projektledaren vid KoU tillser att det preliminära yttrandet skickas till ledning och berörda kontaktpersoner, utbildningsledare och kanslichef. Utbildningsledare/motsvarande vidarebefordrar det preliminära yttrandet till berörda utbildningsansvariga på olika nivåer.
• Internt svarar ansvarig områdes-/fakultetsnämnd för att rektor m.fl. erhåller ett underlag/PM som stöd vid ev. mediekontakter senast tre veckor från det att det preliminära yttrandet delgivits.
• Lärosätet ges tre veckor att granska yttrandet och lämna in ev. korrigeringar av sakfel till UKÄ. Utbildningsledare/motsvarande skickar in lärosätets korrigering till UKÄ.
• Projektledaren vid KoU tillser att UKÄ:s slutgiltiga beslut skickas till ledning och utbildningsansvariga på olika nivåer när det kommer. UKÄ publicerar beslutet på webbplatsen Resultatsök dagen efter beslutet.
• Områdes-/fakultetsnämnden tillser att berörda studenter/doktorander, anställda och studentkår snarast möjligt informeras om det inträffade och hur det påverkar utbildningen.

2. Åtgärdsplan och implementering

• En kalendermånad efter ifrågasättandet redovisar berörd områdes-/fakultetsnämnd en analys av det inträffade samt förslag på åtgärdsplan alternativt plan för avveckling av utbildningen vid ett ordinarie rektorssammanträde.
• Efter eventuella justeringar till följd av rektorssammanträdet fastställs åtgärdsplanen av ansvarig områdes-/fakultetsnämnd.
• Ett knappt år för implementering av nödvändiga åtgärder följer. Under detta år fortlöper utbildningen som tidigare med implementering av nödvändiga förbättringsåtgärder.

3. Åtgärdsredovisning till UKÄ

• Genomförda åtgärder redovisas till UKÄ inom ett år från ifrågasättandet. Denna redovisning utarbetas av berörda utbildningsansvariga, efter samråd med KoU, och fastställs därefter av rektor. Områdes-/fakultetsnämndens redovisning ska anmälas senast till det rektorssammanträde som äger rum två veckor innan sista datum för redovisning till UKÄ.

Redovisningen till UKÄ skickas in med rektor som avsändare, oavsett utbildningens nivå.

• UKÄ kan komma att begära in kompletteringar och lärosätesintervjuer kan förekomma.
• Delning av slutgiltigt beslut. Lärosätet ges möjlighet att korrigera eventuella sakfel.

Vid indraget examenstillstånd

• Vid indraget examenstillstånd tillämpas i det första skedet samma riktlinjer för handläggning som vid ifrågasättande enligt ovan.
• Antagning av nya studenter/doktorander stoppas omedelbart. Universitetet får dock fortfarande utfärda examen till de studenter/doktorander som redan har påbörjat sin utbildning före beslutet.
• Områdes-/fakultetsnämnden tar initiativ till att, tillsammans med utvärderingschefen, genomföra en analys av varför vidtagna åtgärder bedömdes som otillräckliga av UKÄ. Analysen redovisas i kvalitetskommittén och ledningsrådet.

Bilaga 2

Mall för underlag till rektor m.fl. i samband med besked om ifrågasatt/indraget examenstillstånd

(Se vidare anvisningar i huvuddokumentet ”I händelse av ifrågasatt eller indraget examenstillstånd”)

1. Berörd utbildning:

1. Vad har kritiserats och varför – och vilken är områdes-/fakultetsnämndens preliminära kommentar?

1. Kommer områdes-/fakultetsnämnd att vidta några särskilda åtgärder utöver de rutinmässiga (dvs. att analysera kritiken och vidta åtgärder)?

1. Vem/vilka ska hänvisas till om media efterfrågar direktkontakt med någon utbildningsansvarig vid aktuellt område/fakultet?
2. När offentliggör UKÄ resultatet? (Fylls i om sådan information finns.)

Avsändare:

Namn:

Institution:

Funktion:

Telefon arbete:

E-postadress:

Skicka underlaget till:

Rektor

Prorektor

Universitetsdirektören

Kommunikationsdirektören

Utvärderingschefen

Ansvarig/a handläggare vid enheten för kvalitet och utvärdering

Kommunikationsavdelningen

Studentavdelningen (endast avseende utbildning på grund- och avancerad nivå)