Riktlinjer för inköp och upphandling

1. Tillämpning/bakgrund

All upphandling och samtliga inköp inom statlig verksamhet styrs av Lagen om offentlig upphandling, LOU (2016:1145). Uppsala universitet ska som statlig myndighet följa LOU och angränsade lagar och regler. Den offentliga upphandlingen ska vara effektiv, rättssäker och tillvarata konkurrensen på marknaden. Den ska främja innovativa lösningar, miljö och sociala hänsyn ska tas i beaktande. Lagstiftningen ska göra det lättare för varor och tjänster att röra sig fritt inom EU.

De lagar som styr all offentlig upphandling bygger på fem grundläggande principer.

1. Icke-diskriminering
2. Likabehandling
3. Proportionalitet
4. Öppenhet
5. Ömsesidigt erkännande

Bestämmelserna i upphandlingslagarna ska alltid tolkas mot bakgrund av dessa principer.

Denna riktlinje ska tillämpas av medarbetare vid Uppsala universitet och ska säkerställa att universitetets upphandlingar och inköp görs i enlighet med EU-direktiv, svensk lagstiftning, den nationella upphandlingsstrategin samt andra relevanta bestämmelser.

2. Mål

Målet för universitetet är att göra goda affärer och att erhålla varor och tjänster av tillräckligt hög kvalitet. I universitetets upphandlingar ska ställas krav, när så är möjligt, avseende miljö och hållbarhet, arbetsrätt, säkerhet, arbetsmiljö och social hänsyn.

Universitetets behov och mål ska beaktas vid inköp av varor och tjänster genom ett strategiskt förhållningssätt:

1. Inköp ska ske till rätt kvalitet, totalkostnad och övriga villkor som långsiktigt är mest fördelaktiga
2. Universitetets företrädare ska uppträda opartiskt och affärsetiskt korrekt och utnyttja de konkurrensmöjligheter som finns
3. Inköp ska samordnas då det är möjligt och då det ger ett mervärde för verksamheten som helhet

3. Universitetets inköpsprocess

Universitetet har en decentraliserad inköps- och beställarfunktion. Det innebär att inköp och beställningar från befintliga avtal ska göras av behöriga beställare vid institutioner/ motsvarande. Beställare är skyldiga att hålla sig underrättade om vilka ramavtal som är aktuella. Beslut om anskaffning kan endast ske inom ramen för ekonomiska resurser och tilldelad delegation1.

Varje organisatorisk enhet ska ha en inköpskoordinator. Inköpskoordinatorn ska fungera som verksamhetens inköpsstöd, framför allt när det gäller direktupphandlingar och avrop från ramavtal. Inköpskoordinatorn ska vara kontaktperson mot avdelningen för ekonomi och upphandling i upphandlings-, beställnings- och e-handelsfrågor.

Varor och tjänster ska beställas i universitetets e-handelssystem alternativt via andra anvisade kanaler. En beställning ska ha godkänts av ansvarig chef, budgetansvarig eller motsvarande innan den kommuniceras till leverantör2, enligt gällande Riktlinjer för delegering av attesträtt.

Då inköp i t ex butik eller restaurang, där universitetet saknar avtal, är nödvändiga ska det göras mot faktura/rekvisition. Andra betalsätt får endast användas om leverantören inte kan utfärda en faktura.

Ett inköp ska genomföras enligt följande ordning.

Ramavtal

Vid beställning av vara eller tjänst ska i första hand universitetets ramavtal användas. Om universitetet inte har ett eget ramavtal ska avtal som upphandlats av Statens inköpscentral användas. Beställning från dessa kan göras antingen direkt från en leverantör eller genom en förnyad konkurrensutsättning.

Direktupphandling

Om ramavtal inte finns upphandlat varken hos universitetet eller hos Statens Inköpscentral och värdet är lägre än den gällande lagstadgade direktupphandlingsgränsen3, ska en direktupphandling genomföras. Denna genomför beställande organisatorisk enhet med råd och stöd av avdelningen för ekonomi och upphandling. Se vidare kapitel 5.

Upphandling över direktupphandlingsgränsen

När ramavtal saknas och inköpsvärdet för varan eller tjänsten är högre än den gällande lagstadgade direktupphandlingsgränsen ska en upphandling genomföras. Beställande organisatorisk enhet lämnar en upphandlingsanmodan inklusive fastställd finansieringsplan till avdelningen för ekonomi och upphandling, som genomför upphandlingen i samråd med beställaren.

4. Avtalsförvaltning

Universitetet ska aktivt arbeta med avtalsförvaltning och syftar främst till att:

• säkerställa att kvaliteten på utförda varor eller tjänster håller avtalad nivå
• säkerställa kvalitativa underlag inför kommande upphandlingar
• säkerställa att leveranser motsvarar verksamhetens behov

Avtalsförvaltning innefattar avtalsuppföljning, intern administration av samtliga avtal, att arbeta med avtalstrohet samt handläggning av eventuella förlängningar och prisjusteringar i enlighet med upphandlade avtal.

Samtliga avtal ska ha en avtalsansvarig. Avtalsansvarig ska tillstyrka beslut om avtalstilldelning, förlängningar, förändringar i avtalet och om eventuella sanktioner ska utfärdas efter samråd med avdelningen för ekonomi och upphandling.

Med avtalsansvarig avses den chef vars ansvarsområde avtalet faller under. Om annan än chef ska vara avtalsansvarig krävs en delegation4. I de fall ett avtal inte anses falla under ett specifikt ansvarsområde utser universitetsdirektören avtalsansvarig.

5. Direktupphandling

En upphandlingsform för varor och tjänster som får tillämpas:

• där totalvärdet är lägre än gällande lagstadgad direktupphandlingsgräns
• om det inte finns upphandlade avtal inom universitetet eller hos Statens inköpscentral

Om totalvärdet överstiger 100 000 kr ska anmälan göras till avdelningen för ekonomi och upphandling och efter bedömning kan direktupphandling genomföras enligt följande.

1. Flera leverantörer ska kontaktas för att upprätthålla och verka för en god och sund
2. Genomförandet av en direktupphandling ska dokumenteras och dokumentationen ska innehålla motiveringar till beslut under upphandlingens samtliga skeden.
3. Leverantörer som lämnat anbud ska skriftligen underrättas om resultatet i
4. Skriftligt avtal ska upprättas med vald leverantör.
5. All dokumentation ska diarieföras och bevaras enligt gällande arkivbestämmelser.

Om totalvärdet understiger 100 000 kr ska en prisjämförelse göras mellan minst två leverantörer. För dessa upphandlingar behöver inte genomförandet dokumenteras men all övrig dokumentation ska arkiveras. Även vid direktupphandling ska de fem grundläggande principerna för offentlig upphandling beaktas.

6. Definitioner

Inköp – avser alla varor och tjänster som anskaffas till Uppsala universitet.

Upphandling – är själva inköpsprocessen som offentliga verksamheter använder för att sluta avtal och för att sedan kunna göra inköp av varor och tjänster över direktupphandlingsgränsen.

Ramavtal - ett upphandlat avtal med varor och tjänster i vilket villkoren är fastställda. Beställare kan köpa direkt av den upphandlade leverantören eller genomföra en förnyad konkurrensutsättning. Ramavtalet gäller i regel under maximalt fyra (4) år.

Direktupphandling – avser upphandling utan krav på anbud i viss form och gäller inköp under direktupphandlingsgränsen där avtal saknas eller det finns synnerliga skäl.

Förnyad konkurrensutsättning - en avropsform för varor och tjänster där beställaren genomför en konkurrensutsättning från ett redan upphandlat ramavtal. Avropsformen förekommer i ramavtal som är upphandlade både av universitetet och av Statens Inköpscentral.

Upphandlingsanmodan - ett uppdrag där totalvärdet är högre än den lagstadgade gällande direktupphandlingsgränsen.

Statens Inköpscentral - en avdelning inom Kammarkollegiet som genomför ramavtalsupphandlingar och som alla statliga myndigheter kan avropa ifrån.

E-handelssystem – ett system där beställning av varor och tjänser görs på elektronisk väg.

Avtalsdatabas - en databas med information om upphandlade ramavtal och hur beställning ska göras från avtalade leverantörer.

Avtalstrohet – innebär att beställare ska köpa varor och tjänster från avtalade leverantörer.

_________________________-

1 Delegationsordning vid Uppsala universitet UFV 2020/945. För prefekt är för närvarande fastställd beloppsgräns 10 mnkr exkl. moms.

2 Föreskrifter om hantering av beställningar och standarder vid elektroniskt informationsutbyte (MDFFS 2021:1)

3 Fr o m 2022 är direktupphandlingsgränsen 700 000 kr

4 Delegationsordning vid Uppsala universitet UFV 2020/945