Riktlinjer för prolongation av utbildningsbidrag och anställning som doktorand, Språkvetenskapliga fakulteten

1. Bakgrund

Utbildningstiden för en doktorand får enligt Högskoleförordningen (HF 6 kap. 29 §) förlängas om det finns särskilda skäl. Exempel på särskilda skäl är förtroendeuppdrag inom fackliga organisationer och studentorganisationer. Motsvarande bestämmelser finns för anställningstiden (HF 5 kap. 7 §).

Rektor har i ”Riktlinjer för förlängning av anställnings- och studietid för doktorander med förtroendeuppdrag” fastställt vad som gäller inom Uppsala universitet

(UFV 2021/2081). Språkvetenskapliga fakultetens riktlinjer kompletterar universitetets riktlinjer.

Detta dokument ersätter Språkvetenskapliga fakultetens tidigare riktlinjer för prolongation från 2015-05-21 (SPRÅKFAK 2015/8) samt 2021-09-30 (SPRÅKFAK 2021/34).

2. Villkor

Den förteckning som upprättats av rektor och Språkvetenskapliga fakultetsnämnden avser miniminivåer. Prolongation kan även beviljas för andra förtroendeuppdrag.

Förtroendeuppdraget ska styrkas med intyg eller protokoll. Prolongation medges endast vid närvaro vid sammanträden och frånvaro avräknas normalt från de generella prolongationsdagarna.

Ersättning till de studentrepresentanter som erhåller ersättning från kårverksamhet regleras i separata beslut.

Ordinarie ledamöter

Doktorander erhåller prolongation av studietid för förtroendeuppdrag som innehafts under anställningstiden. Förlängning av studietiden motsvarar ersättning för innehav av förtroendepost under ett års tid.

Suppleanter

Suppleanter tilldelas prolongation för de tillfällen de närvarat på sammanträde istället för ordinarie doktorandrepresentant. Ordinarie ledamot får då avdrag från prolongationen. I de fall både ordinarie ledamot och suppleant närvarat vid ett sammanträde tilldelas endast ordinarie ledamot prolongation.

Doktorander utan anställning

Doktorand utan anställning får ersättning för förtroendeuppdrag i form av ett arvode per sammanträde. Ersättningen inkluderar förberedelsetid, möte samt efterarbete.

3. Ersättning från fakultetsnämnden

Fakultetsnämnden finansierar prolongation för uppdrag inom fakulteten samt inom Humanistiska doktorandrådet, HDR. I UFV 2021/2081 framgår förlängning av studietiden specificerat för de flesta förtroendeuppdrag som är relevanta för fakulteten. Här anges endast de förtroendeposter som inte framgår av de centrala riktlinjerna samt de där fakultetsnämndens förlängning av studietiden är högre än de stipulerade.

Notera att ersättningen ges för arbetsdagar. Institutionen måste räkna om dessa till veckodagar.

För ordinarie ledamot

4. Beräkning av ersättning

Beslut om prolongation innebär att heminstitutionen ersätts för den kostnad som motsvarar antalet angivna arbetsdagar.

Fakultetsnämnden ersätter ordinarie ledamöter och suppleanter med motsvarande lön, lönebikostnader och semesterersättning samt medfinansierar indirekta kostnader genom ett påslag på 30%. Beräkningen av lön utgår från en vid ansökningstillfället gällande doktorandstege vid uppnådda 80%.

Prolongation motsvarande en arbetsdag dras av för varje sammanträde där doktoranden inte deltagit.

5. Hantering och beslut

Ansökan om prolongation ska göras inom tiden som anställning som doktorand men tidigast sex månader innan doktorandanställningens utgång.

Beslut om prolongation fattas av dekan efter beredning av fakultetens controller.

Ansökan ska innehålla uppgifter om typ av förtroendeuppdrag, tidsperiod samt dokument som styrker detta. Ange också hur många sammanträden som hållits samt hur många man har deltagit vid. Närvaro ska kunna styrkas för varje möte.

6. Institutionsstyrelser

Enligt UFV 2021/2081 ska institutionen ge ersättning för prolongation för ledamöter i institutionsstyrelsen motsvarande 10 arbetsdagar per år.

Fakultetsnämnden anmodar institutionsstyrelserna att ta fram riktlinjer för de uppdrag inom institutionen som ger prolongation och som inte framgår av UFV 2021/2081.

Fakultetsnämnden rekommenderar att institutionsstyrelserna beviljar prolongation för deltagande i universitetets pedagogiska utbildning i de fall kursen inte ingår i forskarutbildningen.

Dessa riktlinjer träder ikraft vid beslutsdatum, 2023-08-31.