Bakgrund

Rektor fattade beslut i juni 2021 om inrättande av och instruktioner för fem strategiska råd.

Av instruktionen till råden framgår: ”De strategiska råd som rektor initierar ska stödja det universitetsgemensamma arbetet med övergripande mål, utvecklingsmål och strategiska prioriteringar fastställda i Mål och strategier för Uppsala universitet (UFV 2018/641) och andra universitetsgemensamma styrdokument. De strategiska råden har enbart en rådgivande funktion, ska utgöra ett stöd för rektor och universitetsledning och utgöra ett forum för diskussion och i vissa fall beredning av universitetsgemensamma och gränsöverskridande frågor. Därmed ska de strategiska råden bidra till förankring inom verksamheten och stärka verksamhetens inflytande över universitetets utveckling. De strategiska råden ska därutöver bidra till universitetets omvärldsbevakning. Områdes-/fakultetsnämnder har det övergripande ansvaret för verksamheten inom ramen för konsistoriets och rektors anvisningar”.

Av instruktionen framgår att råden bereder frågor på uppdrag av rektor.

En fråga som uppkommit är hur råden får sina uppdrag och hur formaliserad processen kring uppdragen bör vara. Följande rutin har tagits fram med syfte att skapa tydlighet. Rutinen utgör också stöd för rådens praktiska arbete.

Nya uppdrag

Nya uppdrag kan endast skapas genom att rektor ger ett uppdrag. Råden kan dock, via ordförande i respektive råd, i dialog med rektor föreslå nya uppdrag. Rektor stämmer av med ledningsgruppen innan ett uppdrag ges till ett råd.

Uppdrag ges skriftligt efter samråd med ordförande i rådet. Sekreteraren i rådet bistår vid utformning av nya uppdrag.

Nya uppdrag registreras i diariet. Förslagsvis kan ett samlingsärende för varje råd och mandatperiod skapas ex. ”Uppdrag för rådet för xxx, mandatperioden 2021-07-01–2024-06-30. Ansvarig: sekreteraren i rådet".

Om uppdraget behöver finansiering eller personella resurser är grundprincipen att rektor beslutar om uppdraget i UUs kompletterande verksamhetsplan (Höst-VP) och följer den beredningsprocessen. I undantagsfall kan rektor besluta vid annan tidpunkt och då ska den ordinarie rutinen för rektorsbeslut (UFV 2016/1937) följas.

Rådens arbete

• Råden ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av de uppdrag som tilldelas råden.
• Sekreteraren tar fram dagordning tillsammans med ordföranden i rådet.
• Sekreteraren skriver minnesanteckningar (delas inom en vecka).
• Dagordning och minnesanteckningar skickas regelbundet till ledningsgruppen (via akademisekretariatet) för kännedom.
• Råden kan bjuda in handläggare som föredragande och/eller sakkunniga till punkter på dagordningen.
• Eventuella beställningar av fika i samband med ett möte ska belasta projekt 715100105.