Rutin för universitetsövergripande uppföljning och enkätundersökningar

1. Inledning

För att utveckla Uppsala universitets verksamhet och leva upp till lagkrav som finns görs flera typer av uppföljningar och enkätundersökningar[1]. Det finns planerings- och uppföljningsprocesser på alla organisatoriska nivåer. Rutinen syftar till att förbättra planeringsförutsättningarna och systematiken för universitetsövergripande uppföljning och andra typer av enkätundersökningar.

[1] Enkätundersökningar som syftar till att undersöka olika typer av frågeställningar och som inte har ett uppföljande syfte.

2. Omfattning

Rutinen omfattar uppföljningar eller enkätundersökningar där underlag behöver inhämtas från hela eller stora delar av universitetet på institutionsnivå eller motsvarande, eller från en stor grupp medarbetare.

3. Uppföljningsfunktion

Uppföljningsfunktionen ansvarar för att godkänna uppföljningen eller enkätundersökningen innan underlag inhämtas. Uppföljningsfunktionen består av en kanslichef och planeringsdirektör, med administrativt stöd från Planeringsavdelningen.

Uppföljningsfunktionens uppdrag:

• Tillse att uppföljningen eller enkätundersökningen är motiverad exempelvis utifrån lagkrav, externa krav eller verksamhetens behov.
• Säkerställa att förslag på frågor motsvarar syftet, är i rimlig omfattning och om det finns alternativa sätt att inhämta den information som efterfrågas.
• Besluta om uppföljning eller enkätundersökning inklusive frågor.
• Besluta om frågorna ska distribueras direkt till de som ska svara eller om de ska skickas till områdesnämnderna.

4. Uppföljning och enkätundersökningar

Inom Uppsala universitet görs flera olika typer av uppföljningar och enkätundersökningar. Vissa genomförs årligen och andra är av mer oregelbunden karaktär. Oavsett typ ska dessa i möjligaste mån samordnas med utskick av anvisningar till årsredovisningen.

Genomförande

1. Ansvarig sakavdelning skickar nedanstående information till uppföljningsfunktionens e-postadress uppfoljning@uu.se:

• Syftet med uppföljningen eller enkätundersökning och hur den är Exempelvis utifrån lagkrav, externa krav eller verksamhetens behov.
• Slutmottagare för resultatet.
• Vilka som ska besvara frågorna.
• Förslag på frågor till uppföljningen eller enkätundersökningen.
• Förslag på hur frågorna ska distribueras (om det är direkt till de som ska besvara frågorna eller via områdesnämnderna).
• Tidplan för uppföljningen eller enkätundersökningen.
• Alternativa sätt att inhämta den information som efterfrågas.

2. Uppföljningsfunktionen ansvarar för att godkänna uppföljningen eller enkätundersökningen och tillhörande frågor, samt hur frågorna ska distribueras.

3. Om uppföljningen eller enkätundersökningen ska samordnas med utskick av anvisningar till årsredovisningen, meddelar ansvarig sakavdelning Planeringsavdelningen frågor och tidpunkt för återrapportering. I annat fall hanterar ansvarig sakavdelning distributionen av frågor.