Rutiner för fysisk säkerhet

1 Inledning

Detta dokument avser att beskriva universitetets arbete med fysisk säkerhet vilket omfattar fysiskt skydd, personsäkerhet och egendomsskydd – baserat på riktlinjer för säkerhetsarbetet vid Uppsala universitet (UFV2009/1929).

Syftet med rutinerna är att de ska utgöra en grund för arbetet med fysisk säkerhet vid universitetet, samt ge en övergripande beskrivning av de säkerhetskrav som ställs inom arbetet, såväl vid normal verksamhet som i tänkbara krissituationer - och med behovet av universitetet som en öppen och tillgänglig miljö i åtanke.

Rutinerna ersätter tidigare riktlinjer för Fysiskt skydd – Egendomsskydd och Personsäkerhet (UFV 2012/1947).

2 Ansvar

2.1 Efterlevnad

Ansvaret för efterlevnad av universitetets rutiner för fysiskt skydd fördelar sig enligt följande:

Rektor har det övergripande ansvaret.

Prefekt/motsvarande vid sin institution, avdelning eller motsvarande.

Områdesföreståndare för samordning inom sitt intendenturområde.

Säkerhetschef för planering, samordning och uppföljning, samt kontroll av efterlevnad.

Verksamma vid universitetet för att följa rutinerna.

Ansvaret för externa parter avseende tillgång till universitetets egendom etc. ska vid behov tydligt regleras i avtal.

2.2 Uppdatering av rutinerna

Säkerhetschefen ansvarar för att rutinerna kontinuerligt uppdateras och att underliggande stöddokument fastställs.

Större revideringar av rutinerna ska fastställas av universitetsdirektören.

3 Mål

Det övergripande målet är att upprätthålla ett väl avvägt fysiskt skydd, med hänsyn till universitetets, verksamma vid universitetets och allmänhetens behov. Risken för skada på personer, materiella och immateriella värden, information, informationssystem och byggnader ska minimeras.

Hot, våld och skador som kan drabba anställda, studenter eller övriga verksamma i universitetets lokaler, eller risk för hot, våld och skador, ska förebyggas, minskas eller elimineras.

Därutöver ska anställda, övriga verksamma, studenter och samarbetspartners ha säkra och trygga arbetsplatser. Besökare ska känna sig trygga när de vistas i universitetets lokaler.

4 Personsäkerhet

Personsäkerhetsarbetet ska bedrivas förebyggande och inriktas på att skapa en trygg och säker miljö. Det ska vara en naturlig del i verksamheten och beaktas vid varje förändring i densamma.

Behovet av tillträdesskydd och bemannade receptioner, tjänsterums inredning och överfallslarm bör särskilt uppmärksammas. Detaljerade och korrekta instruktioner till larmmottagare är av största vikt för att säkerställa snabba ingripanden vid nödsituationer.

Personsäkerhetsarbetet innefattas i det lagstadgade systematiska arbetsmiljöarbetet.

Universitetets rutiner avseende personsäkerhet (UFV 2018/1968) anger hur universitetet ska arbeta med personrelaterade säkerhetsfrågor.

5 Fysisk och miljörelaterad säkerhet

Universitetet är en öppen miljö med många lokaler tillgängliga utan passerkort dagtid, vilket ställer stora krav på flexibilitet.

Arbetet ska sträva efter att balansera risker – trolig frekvens och konsekvenser – mot kostnader för skyddsåtgärder. Arbetet ska för varje område planeras, styras och utföras strukturerat. Löpande förbättringsåtgärder ska införas som ett resultat av kontinuerlig uppföljning. Därutöver kan säkerhetsförbättringar vid behov införas utom plan, t.ex. vid allvarliga incidenter.

5.1 Tekniskt skydd vid ny-, om eller tillbyggnad

Vid ny-, om- eller tillbyggnad är det extra viktigt att fastställa säkerhetsnivåer och genomföra riskanalyser så att säkerheten planeras i ett tidigt stadium. Projektledaren för respektive byggprojekt ansvarar för att säkerheten beaktas.

Universitetets rutiner avseende byggnadstekniskt skydd (UFV 2018/1966) anger universitetets ambitionsnivå för skydd i byggnader vid ny- och ombyggnation, och behandlar främst mekaniskt och tekniskt inbrottsskydd, samt i viss omfattning tekniskt brandskydd.

Brandtekniskt skydd faller normalt inom ramen för fastighetsägarens ansvar. I särskilda fall kan universitetet ha en högre ambitionsnivå på brandskyddet än vad som rekommenderas i normalfallet.

5.2 Skydd mot stöld, inbrott, skadegörelse med mera

Det förebyggande arbetet ska prioriteras. Genom förebyggande insatser och tidiga upptäckter kan inbrott, stölder, skador och skadegörelse minskas samt konsekvenserna av dem begränsas.

Skyddsnivå och tillgänglighet ska vara anpassade efter lokalernas skyddsvärde och tillgänglighetskrav. Fastigheter och lokaler som efter riskanalys bedöms ha en hög sannolikhet för skada, eller som kulturellt eller historiskt betingar stora värden, ska ronderas av väktare och förses med fullgott byggnadstekniskt skydd – till exempel mekaniska skydd (lås, galler), elektroniska skydd (larm, kortläsare), driftövervakning och brandskydd. Skyddet är ett komplement till förebyggande arbete, rutiner och regler.

Installerade larm, till exempel för brand, inbrott och drift, ska regelbundet besiktigas för att säkerställa hög tillförlitlighet och effektivitet. Klara rutiner för larmöverföring, övervakning, drift och underhåll – inklusive avtal med leverantörer och vaktbolag – ska finnas framtagna och kommunicerade. Problem med larmteknik som framkallar obefogade/falska larm och medföljande utryckningar ska snabbt följas upp för att undvika onödiga kostnader.

5.3 Systematiskt Brandskyddsarbete (SBA)

Universitetets systematiska brandskyddsarbete (UFV 2004/618) innebär att åtgärder vidtas för att förebygga brand och för att hindra eller begränsa skador till följd av brand. Arbetet ska även öka medvetenheten om risken för brand och risker vid brand. Skydd och säkerhet för människor ska alltid prioriteras. Brandskyddet ska upprätthållas och kontinuerligt förbättras.

5.4 Inventarieförteckningar

Stöldbegärlig egendom ska inventarieförtecknas och märkas för att försvåra avyttring och underlätta identifiering.

Prefekt/motsvarande ansvarar för att egendom stöldskyddsmärks vid respektive institution/motsvarande. Om egendom köps in och hanteras av intendenturen på området ansvarar områdesföreståndaren för märkningen. Vad som anses stöldbegärligt varierar och det är därför prefekt/motsvarandes ansvar att bedöma vad inom institutionen/motsvarande som bör märkas.

Ett sammanhållet system för serier av stöldskyddsetiketter finns vid universitetets gemensamma servicedesk, dit institutioner/motsvarande kan vända sig för utkvittering av etiketter.

5.5 Publicering och utlämning av ritningar

Att publicera eller lämna ut ritningar och beskrivningar över universitetets lokaler kan innebära säkerhetsrisker för både medarbetare och egendom, till exempel genom att upplysa om enskild anställds tjänsterum, lokaler med stora värden eller känslig utrustning, eller om flyktvägar så att inbrott/stöld kan planeras.

Publicering på internet eller universitetets intranät

Publicering får endast ske om

• ritningarna är avidentifierade vad beträffar detaljer som rumsnummer och rumsbeteckningar om de kan ge vägledning till enskild person, känslig verksamhet, känslig utrustning eller lokaler med värdekoncentrationer
• ritningarna inte visar eventuella svagheter i byggnadstekniskt skydd eller ger upplysningar om möjliga flyktvägar
• publicering av ritningar föregås av samråd med säkerhetsavdelningen

Utlämning på papper eller i digital form

Utlämning av ritningsdokument på papper eller i digital form ska alltid föregås av prövning enligt offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) och i samråd med säkerhetsavdelningen.

6 Försäkringsfrågor

Universitetet har ett antal olika försäkringar via Kammarkollegiet som reglerar skador på personer eller egendom. Syftet är att minimera skadekostnader, samt att kostnader och förebyggande åtgärder hanteras och dokumenteras på ett tydligt sätt.

Alla institutioner/motsvarande ska skydda sig mot skador och förluster genom riskhantering och förebyggande åtgärder. Åtgärderna ska finansieras av verksamheten. Skadekostnaderna kan påverkas genom ett aktivt skadeförebyggande säkerhetsarbete. Om verksamheten inte vidtagit erforderliga skyddsåtgärder kan detta komma att påverka ersättningsbeloppets storlek.

Mer information finns i Medarbetarportalen under Stöd och service, Försäkringar.

7 Information och utbildning

För att effektivt kunna bidra till både högre säkerhet och ett förstärkt kvalitetsarbete måste arbetet integreras i ordinarie verksamhetsplanering och verksamhetsuppföljning.

Aktuell och lättillgänglig information om fysisk säkerhet, riktlinjer, rutiner och stöddokument till hjälp och stöd för verksamheten ska finnas i Medarbetarportalen.