Rutiner för tjänstebilar
Om dokumentet
Rutiner avseende inköp, leasing och användning av tjänstebilar
På grundval av förordning (2020:486) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar gäller följande rutiner kring inköp, leasing och användning av tjänstebilar.
Instruktionerna för inköp och leasing av tjänstebilar är främst stöd till prefekt eller motsvarande, eller till anställda som prefekt/motsvarande har utsett till fordonsansvarig.
Instruktionerna för användning av tjänstebilar är stöd till samtliga vid Uppsala universitet som använder tjänstebilar.
Instruktioner för inköp och leasing ¹ av tjänstebilar:
- Inköp av tjänstebilar ska ske i enlighet med universitetets riktlinjer för inköp och upphandling, dnr UFV 2024/556.
- De personbilar som universitetet köper in eller ingår leasingavtal om ska vara miljöbilar. Definition på miljöbil finns i förordning (2020:486) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar.
a. Om det finns särskilda skäl att göra avsteg från kravet om
miljöbil, ska följande krav tillämpas:
i. Personbilar får släppa ut högst 225 gram koldioxid per
kilometer vid blandad körning.
ii. Lätta lastbilar får släppa ut högst 230 gram koldioxid
per kilometer vid blandad körning. - De personbilar som universitetet köper in eller ingår leasingavtal om ska uppfylla särskilda krockskyddsegenskaper som uppnår kravnivån fem stjärnor enligt Euro NCAP eller motsvarande krockskydds- och kollisionsundvikande egenskaper enligt ett intyg från tillverkaren. Detaljer finns i förordning (2020:486) om miljö- och trafiksäkerhetskrav för myndigheters bilar.
- De personbilar och lätta lastbilar som universitetet köper in eller ingår leasingavtal om ska vara utrustade med alkolås.
- Om en tjänstebil ska märkas med universitetets logotyp ska detta ske i enlighet med universitetets grafiska profil. Mer information om detta erhålls från kommunikationsavdelningen vid universitetsförvaltningen.
- Alla universitetets tjänstebilar är försäkrade i en motorfordonsförsäkring hos Kammarkollegiet. Försäkringen gäller vid varje tillfälle för samtliga på universitetet registrerade fordon. Annan fordonsförsäkring ska inte nyttjas. Anmälningar till Kammarkollegiet om inköp eller försäljning av enskilda fordon behöver inte göras.
- Alla inköpta och leasade tjänstebilar ska rapporteras till miljöfunktionen vid universitetsförvaltningen, som redogör för fordonsinköp och eventuella avsteg till Transportstyrelsen.
- Avsteg från punkt 2, 3 och 4 får endast göras om dispens för
detta har erhållits av rektor. Dispensansökan handläggs av miljöfunktionen ².
Instruktioner för användning av tjänstebilar
- Universitetets bilar innehas för tjänstebruk. Bilarna får endast användas i tjänsten.
- Körjournal ska föras löpande.
- Parkering av tjänstebilar ska ske på universitetets förhyrda parkeringsplatser, alternativt parkeringsplatser där parkeringstillstånd erfordras. Parkeringstillstånd erhålls från respektive intendentur.
- De tjänstebilar som är utrustade med teknik för att helt eller delvis kunna köras på förnybara bränslen ska i största möjliga utsträckning köras på sådana bränslen.
- Enheter inom universitetet som har tjänstebilar ska rapportera total årlig bränsleförbrukning för respektive tjänstebil senast 31 januari följande år³. Rapportering sker via e-post till miljöfunktionen. Saknas uppgifter på bränsleförbrukning kan bränsletyp samt körd totalsträcka för året redovisas.
¹ Med leasing avses hyra av en bil med en bestämd hyrestid om minst ett år. Gällande leasing, se också Kapitalförsörjningsförordningen (SFS 1996:1188).
² De specialfordon som nyttjas för museiverksamhet omfattas inte av förordningen (2020:486) och dispens för avsteg från miljö- och trafiksäkerhetskrav behöver därför ej sökas i dessa fall.
³ De tjänstebilar som berörs av rapporteringsskyldigheten är bilar till vilka Uppsala universitet står som ägare och bilar som leasas/hyrs för ett år eller längre. Bilar som hyrs/leasas för kortare tidsperiod än ett år berörs inte.