Rutiner och riktlinjer för ledningsuppdrag - historisk-filosofiska fakulteten

Prefektuppdraget

Fakultetens dekan utser prefekt och ställföreträdande prefekt på delegation från rektor via vicerektor. Prefekt och ställföreträdande prefekt ska vara disputerade och bör vara tillsvidareanställda som universitetslektorer eller professorer vid institutionen.

Det som föreskrivs avseende prefekter i detta dokument gäller även föreståndaren vid Centrum för genusvetenskap.

Prefekt och ställföreträdande prefekt utses i normalfallet för en period av tre år i taget.

Om speciella skäl föreligger kan förordnandet avse en kortare period än tre år. Uppdraget som prefekt kan förnyas högst två gånger om högst tre år i taget.

Vid kortare frånvaro ersätts prefekten av ställföreträdande prefekt. Om prefekten är frånvarande i mer än tre månader ska en tillförordnad prefekt utses. Tillförordnad prefekt utses av dekan.

I vissa fall kan det vara aktuellt med en extern prefekt, det vill säga att prefekten inte tillhör institutionens lärarkollegium. Situationer då detta kan vara lämpligt är institutionssammanslagningar eller perioder då institutionen har större svårigheter och prefekten varit tvungen att avgå. Extern prefekt ska ses som undantag.

Rutiner vid val av prefekt och ställföreträdande prefekt

Institutionsstyrelsen beslutar om förslag till prefekt och ställföreträdande prefekt efter beredning av en valberedning. En valberedning ska alltid finnas. I valberedningen bör ingå representanter för lärare, TA-personal och doktorander.

Minst tio månader innan innevarande prefektmandat går ut ska institutionsstyrelsen tillsätta en valberedning med uppdrag att ta fram förslag till prefekt och ställföreträdande prefekt. Till valberedningens första sammanträde, innan några påtänkta kandidater tillfrågats, ska dekanen och fakultetens utbildningsledare kallas. Valberedningen bör även under processens gång löpande stämma av med dekanen. Valberedningen bör samtala med övriga anställda på institutionen så att dessa får möjlighet att ge förslag och synpunkter på lämpliga kandidater. Även om sittande prefekt ställer upp till omval bör personalen ges möjlighet att lämna synpunkter.

Om en ledamot i valberedningen själv blir kandidat till uppdraget som prefekt ska vederbörande omedelbart lämna valberedningen.

När en eller flera kandidater hittats och vidtalats ska dessa förankras hos dekan innan frågan behandlas i institutionsstyrelsen.

Om sittande prefekt ställer upp till omval får vederbörande inte vara ordförande för denna punkt på institutionsstyrelsens sammanträde när frågan om förslag till prefekt behandlas, utan ska lämna över ordförandeskapet till ställföreträdande prefekt och lämna mötet.

När institutionsstyrelsen fattat beslut om förslag till prefekt fyller institutionen i blanketten ”Uppdrag som prefekt”. Till blanketten ska bifogas utdrag ur protokollet från det sammanträde med institutionsstyrelsen då beslut om förslag till prefekt fattades. Undertecknad blankett och protokollsutdrag skickas till fakultetskansliet för beslut av dekanen. Samma förfarande gäller för blankett om ställföreträdande prefekt.

När blanketterna inkommit träffas dekanen och tillträdande prefekt tillsammans med fakultetshandläggaren och går gemensamt igenom förordnandet och gällande delegationer för att sedan underteckna beslutet och tillhörande bilagor. Efter mötet skickas de undertecknade dokumenten till löneenheten via områdeskansliet. Om prefekten är omvald anordnas inget möte men fakultetshandläggaren tillser att alla nödvändiga beslut och bilagor undertecknas. Prefekten ansvarar för att informera ställföreträdande prefekt om vad uppdraget innebär.

Entledigande av prefekt

I de fall det bedöms som olämpligt att prefekten fortsätter med sitt uppdrag kan dekanen besluta om entledigande från uppdraget. Detta kan komma i fråga exempelvis om prefekten misskött sitt uppdrag. Ny prefekt ska utses enligt rutinerna ovan.

Biträdande prefekt

Biträdande prefekt utses av prefekten. Biträdande prefekt ska vara disputerad och bör vara tillsvidareanställd som universitetslektor eller professor vid institutionen.

Uppdragen som biträdande prefekt och ställföreträdande prefekt kan kombineras.

Uppdraget som biträdande prefekt innebär ansvar för egna sakområden, som exempelvis inom utbildning eller forskning, en organisatorisk enhet inom institutionen eller ett generellt ansvarsområde. Uppdraget ska vara tydligt definierat och avgränsat i tid. Den biträdande prefekten ska ha en skriftlig delegation från prefekten. Delegationen ska undertecknas av bägge parter.

Föreståndare

Föreståndare utses i enlighet med den instruktion som reglerar verksamheten som leds av föreståndaren. Uppdraget ska vara avgränsat i tid. Föreståndaren ska ha en skriftlig delegation från den som utsett denne. Delegationen ska undertecknas av bägge parter.

Studierektor

Studierektorer utses av prefekten. Uppdraget ska vara avgränsat i tid. Studierektor ska i normalfallet tillhöra lärarkollegiet vid institutionen och bör vara tillsvidareanställd. Studierektor ska ha en skriftlig delegation från prefekten som fastställer vad uppdraget innebär. Delegationen ska undertecknas av bägge parter.

Relevanta styrdokument

Arbetsordning för Uppsala universitet, UFV 2017/95

Besluts- och delegationsordning historisk-filosofiska fakulteten, HISTFILFAK 2022/82

Riktlinjer för centrumbildningar vid Uppsala universitet, UFV 2020/716

Riktlinjer för lönetillägg och andra villkor vid särskilda uppdrag samt ändring av lön vid befordran och ny kompetens, UFV 2019/1166

Uppdrag som biträdande prefekt vid Uppsala universitet, UFV 2011/1490