Skyddsombuden och lokalförsörjningen: Riktlinjer för samråd

Om dokumentet

Översyn av riktlinjer kommer att ske under år 2024.

Inledning

Enligt Arbetsmiljölagen (1977:1160), arbetsmiljöförordning (1977:1166) och det avtal om Samverkan för utveckling som 1997 slöts mellan parterna inom den statliga sektorn ska arbetsgivare och arbetstagare samverka för en god arbetsmiljö och en väl fungerande verksamhet. Arbetsmiljölagen ger ramen för Arbetsmiljöverkets föreskrifter, som mer i detalj anger krav och skyldigheter beträffande arbetsmiljön.

När ett förslag framförs som kan medföra en förändring av betydelse ska en konsekvensanalys göras. Målet är att minimera de negativa konsekvenserna av den förändring som planeras.

I Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) klargörs att arbetsgivaren är skyldig att bedöma om ändringar i verksamheten medför risker för ohälsa och olycksfall. Syftet är också att i övrigt tillse att en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Riskbedömningen ska göras innan beslut om ändringen fattas. Den ska göras skriftligt oavsett om risken är allvarlig eller inte. Arbetet ska ske så att medarbetare och skyddsombud har möjlighet att medverka.

Syftet med detta dokument är att (i enlighet med 5 § andra stycket i AFS 2001:1) upprätta en rutin för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska gå till i lokalförsörjningsärenden.

I Arbetsmiljölagens 6 kap 4 § sägs att:

Skyddsombud skall delta vid planering av nya eller ändrade lokaler, anordningar, arbetsprocesser, arbetsmetoder och av arbetsorganisation liksom vid planering av användning av ämnen som kan medföra ohälsa eller olycksfall. Skyddsombud skall vidare delta vid upprättande av handlingsplaner enligt 3 kap. 2a §.

Arbetsgivaren skall underrätta skyddsombud om förändringar av betydelse för arbetsmiljöförhållandena inom ombudets område.

Arbetsgivare och arbetstagare svarar gemensamt för att skyddsombud får erforderlig utbildning.

Att uppfylla detta är nödvändigt för att erforderligt inflytande ska kunna anses vara uppnått.

Vid planering av lokalförändringar ska den som ansvarar för verksamheten, i regel prefekt eller motsvarande, tillse att berörda skyddsombud bereds tillfälle att delta i planeringsprocessen. Här avses även studerandeskyddsombud i den mån projektet berör lokaler för studenter.

I följande text användes genomgående benämningen ”prefekt” om arbetsgivarrepresentanten, då det vanligen handlar om universitetsinstitutioner. I samtliga fall ska detta tolkas som ”prefekt eller motsvarande”, och omfattar då även andra organisationsenheter inom universitetet.

Med termen ”beslut” avses alltid skriftligt sådant.

Med ”samråd” avses organiserad sammankomst med kallelse och dagordning.

Med ”dokumenteras” avses upprättande av skriftligt samrådsprotokoll, där det framgår vilka som deltagit, vad som avhandlats, vilka handlingar som legat till grund för samrådet samt när och var samrådet skett. Där ska också redovisas de viktigast synpunkter som framförts. Slutligen ska det framgå om enighet uppnåtts eller ej angående den fortsatta processen.

I nedanstående text utgås ifrån att initiativet till en föreslagen förändring ligger hos prefekten. I den mån initiativet tas på fakultets- eller högre nivå ska berörda prefekter informeras och beredas tillfälle till samråd innan processen går vidare. Om flera institutioner är berörda kan samrådsprocessen och ansvaret härför lyftas från prefekt till tillämplig högre nivå och ske samlat för flera institutioner, men ska i övrigt följa beskrivningen. Där så är lämpligt kan arbetstagarna då representeras av huvudskyddsombud.

Lokalförsörjningsprocessen med särskilt avseende på skyddsombudens medverkan

1. Förstudie

Prefekt identifierar behov av lokalförändring. Prefekt samråder med skyddsombud och informerar om avsikten att starta en utredning. Dokumenteras.

Prefekt beslutar initiera utredning och vänder sig till byggnadsavdelningen med begäran om medverkan.

Byggnadsavdelningen utser projektledare som inleder en förstudie med målet att formulera ett utredningsuppdrag. Detta sker i samverkan med prefekt eller av denne utsett ombud.

När ett förslag till utredningsuppdrag är formulerat samråder prefekten med skyddsombud angående inriktningen. Dokumenteras.

Utredningsbeslut fattas av vicerektor + kanslichef och/eller rektor + planeringschef, beroende på vem som finansierar utredningen och de framtida kostnader som förväntas uppstå. Att föreskrivna samråd har skett ska framgå i beslutet. Prefekten informerar samtliga berörda anställda.

2. Utredning

Genom utredningsbeslutet uppdras åt byggnadsavdelningen att genomföra en utredning.

Prefekt eller företrädare för institutionen skriver verksamhetsbeskrivning som kortfattat redogör för verksamhetens karaktär och inriktning. Byggnadsavdelningens projektledare och företrädare för institutionen utarbetar förslag till lokalprogram med lokalförteckning och sambandskrav samt funktionskrav på rum. Vid behov kan konsult anlitas för utarbetande av lokalprogrammet, men ansvaret kvarligger ändå på projektledaren.

När förslaget till lokalprogram är klart samråder prefekten med skyddsombud angående innehållet. Dokumenteras.

Lokalprogrammet godkännes av prefekt (eller styrgrupp, om flera institutioner är berörda) och fastställs av fakultets- eller områdesnämnd. Innan beslut fattas ska detta föregås av förhandling enligt MBL. (Styrgrupp utses av fakultetsnämnd, områdesnämnd eller rektor, beroende på finansiering.)

Beslut om fortsatt utredning fram till byggnadsprogram fattas av vicerektor + kanslichef och/eller rektor + planeringschef, beroende på vem som finansierar utredningen och de framtida kostnader som förväntas uppstå. Att föreskrivna samråd har skett ska framgå i beslutet.

Byggnadsavdelningen tecknar avtal med fastighetsägare om utarbetande av byggnadsprogram inklusive tekniskt program och programskisser. Materialet ska utgöra tillräckligt underlag för beslut om projektering av systemhandlingar.

När byggnadsprogrammet är klart samråder prefekten med skyddsombud angående innehållet. Dokumenteras.

Beslut om projektering av systemhandlingar fattas av vicerektor plus kanslichef och/eller rektor plus planeringschef, beroende på vem som finansierar utredningen och de framtida kostnader som förväntas uppstå. Att föreskrivna samråd har skett ska framgå i beslutet.

Prefekten informerar samtliga berörda anställda.

3. Projektering av systemhandlingar

Genom projekteringsbeslutet fastställs byggnadsprogrammet och uppdras åt byggnadsavdelningen att beställa projektering av systemhandlingar av fastighetsägaren.

Som ett led i projekteringen upprättas preliminära planritningar och förslag till inplacering av funktioner/verksamhet. Preliminära upplåtelser upprättas. Tekniska systemval görs.

Prefekt samråder med skyddsombud angående lokalernas utformning och verksamhetens inplacering. Dokumenteras.

Prefekten fastställer inplaceringen och föreslår beslut om genomförande.

Beslut om genomförande fattas av vicerektor + kanslichef och/eller rektor + planeringschef, beroende på vem som finansierar utredningen och de framtida kostnader som förväntas uppstå. Att föreskrivna samråd har skett ska framgå i beslutet.

Prefekten informerar samtliga berörda anställda.

4. Genomförande

Genomförandebeslutet innebär att systemhandlingarna godkänns som underlag för fortsatt projektering. Åt byggnadsavdelningen uppdras att beställa genomförande av projektet.

Byggnadsavdelningens projektledare och företrädare för institutionen medverkar under projekteringen av bygghandlingar och följer upp lokalprogram, rumsfunktionsprogram och inplacering.

Prefekt samråder med skyddsombud om preliminära bygghandlingar som i god tid tillställts skyddsombud för granskning. Dokumenteras.

Prefekt godkänner bygghandlingar, som därmed kan ligga till grund för upphandling och genomförande.

Prefekten informerar samtliga berörda anställda.