Universitetsförvaltningens plan för genomförande av Uppsala universitets mål och strategier, 2025–2026

Bakgrund och utgångspunkter

Universitetsförvaltningen har fått i uppdrag att utarbeta en strategisk plan för implementering och genomförande av Mål och strategier för Uppsala universitet (UFV 2018/641). Universitetsförvaltningen är en del av universitetets verksamhetsstöd, tillsammans med universitetsbiblioteket, och stödfunktioner vid vetenskapsområden, fakulteter och institutioner.
Verksamhetsstödets uppgift är att genom administrativt stöd, råd och sakkunskap ge universitetet förutsättningar att bedriva sina huvuduppgifter och nå sitt övergripande mål. Verksamhetsstödet ska
även säkerställa rättssäkerhet och en effektiv resursanvändning i universitetets myndighetsutövning.

Den övergripande målsättningen för verksamhetsstödet är att det ska vara samordnat, effektivt och kvalitetsstärkande. Därför ska universitetsgemensamma och verksamhetsnära stödfunktioner
samspela med och stärka varandra. Kvalitet och effektivitet i universitetets stödfunktioner uppnås genom ökad samordning samt en tydlig ansvars- och arbetsfördelning. De resurser som avsätts för
stödfunktioner ska användas kostnadseffektivt och alltid med utgångspunkt i vetenskapsområdenas och universitetsledningens behov samt externa krav. Universitetets verksamhetsstöd ska utveckla
arbetssätt och administrativa processer med omvärldsanalys och forskningsbaserad kunskap som grund.

Föreliggande plan har utarbetats genom en bred process där samtliga avdelningar inom universitetsförvaltningen och studentkårerna har getts möjlighet att medverka. Förslag till revideringar har beretts i förvaltningsledningen hösten 2024 och har därefter fastställts av
universitetsdirektören.

Tidsperspektivet i planen är treårigt och avsåg först åren 2021–2023 och efter revidering åren 2025–2026.

Med utgångspunkt i universitetsförvaltningens uppgift och övergripande målsättning ska tre insatsområden prioriteras; Kunskap och förtroende, Kvalitet, Digitalisering och AI. Specifika aktiviteter ska realiseras genom att de formuleras som uppdrag i universitetsförvaltningens verksamhetsplan.

Kunskap och förtroende

Öka vetenskapsområdenas och universitetsförvaltningens
kunskap om och förtroende för varandras processer, roller och prioriteringar

Att tillgodose universitetets behov av verksamhetsstöd till utbildning och forskning är universitetsförvaltningens främsta uppgift. Universitetsförvaltningen behöver bli ännu bättre på att uppfatta och identifiera verksamhetens förutsättningar och behov på kort
och lång sikt. Ett led i detta är att förtydliga arbetsprocesser, uppdrag och prioriteringar. En helhetssyn på universitetsgemensamma utvecklingsprojekt är av stor vikt, från idéstadiet till slutförande. För att nå de gemensamma målen krävs en öppen, ömsesidig och förtroendefull dialog mellan institutioner, fakulteter, vetenskapsområden, universitetsledning och universitetsförvaltningen.

Strategier

• Det konsultativa arbetssättet och servicemedvetenheten ska kontinuerligt utvecklas för att kunna erbjuda rätt verksamhetsstöd till utbildning och forskning utifrån verksamhetens föränderliga behov.
• Arbetssätt för systematisk och kontinuerlig omvärldsbevakning ska användas för att identifiera beprövade och framgångsrika sätt att lösa uppgifter och erbjuda tjänster.
• Prioriteringar av utvecklingsinitiativ och projekt ska genomföras för att bidra till att universitetets strategiska mål och förändringsbehov kan realiseras.

Kvalitet

Förstärk det kontinuerliga kvalitets- och effektiviseringsarbetet

Universitetsförvaltningens arbete ska vara effektivt och kvalitetsdrivande för att på bästa sätt stödja utbildning och forskning. Det handlar bland annat om förmåga att säkra och utveckla verksamhetsstödet för att hantera förväntningar och möta de behov som finns.

Strategier

• Det ska finnas ett kontinuerligt kvalitetsarbete som säkerställer verksamhetsnytta för universitetet och att resurser används på ett optimalt sätt. I detta innefattas att sluta göra saker som inte bidrar till verksamhetens huvudsakliga syfte och fokus. För att hushålla med resurser behövs en dialog inom universitetet kring rimliga
  servicenivåer och vad som är tillräcklig kvalitet i olika uppgifter.
• Universitetsförvaltningen ska ha arbetsformer som möjliggör förnyelse och anpassning till nya behov och krav som uppstår inom universitetet eller hos externa aktörer.
• Samordning och en tydlig ansvars- och arbetsfördelning mellan avdelningar och funktioner inom universitetsförvaltningen är nödvändig för att arbetet ska bli mer effektivt och kvalitetsdrivande.

Digitalisering och AI

Intensifiera arbetet med digitaliseringen

Utvecklingen inom AI-området och ökade behov av effektivisering av
verksamhetsstödet genom digital transformation medför att universitetsförvaltningen behöver intensifiera och koordinera digitaliseringsarbetet ytterligare.

I juni 2023 beslutade universitetsdirektören om en årligt återkommande
prioriteringsprocess för universitetsövergripande digital verksamhetsutvecklingen (UFV 2022/2080). För att kunna realisera de behov som prioriteras behöver universitetsförvaltningen utveckla ny kompetens och nya tekniska lösningar.

Strategier

• Processer och arbetssätt inom verksamhetsstödet ska ensas för att skapa förutsättningar för digitalisering och därigenom en effektivare administration.
• En sammanhållen IT-miljö för att underlätta digitalisering av verksamhetsprocesser och digital transformation ska skapas.
• Ett utökat stöd för trygg, robust och säker AI-omställning och digital
  transformation ska etableras.
• Universitetsförvaltningen ska stödja det universitetsövergripande arbetet med AI i utbildningen.

Genomförande och uppföljning

Specifika insatser ska formuleras som uppdrag eller projekt i universitetsförvaltningens verksamhetsplan. Uppföljningar genomförs i samband med den ordinarie uppföljningen av universitetsförvaltningens verksamhetsplan.