Verksamhetsplan för universitetsförvaltningen

1. Inledning

Verksamhetsplanen för universitetsförvaltningen samlar planeringsförutsättningarna för de närmaste tre åren samt anger de övergripande prioriteringarna.

Konsistoriet beslutar om Verksamhetsplan för Uppsala universitet i juni året före det aktuella verksamhetsåret. I universitetets verksamhetsplan fastställs en rambudget för finansieringen av de universitetsgemensamma stödfunktionerna (se tabell 6.1 i Verksamhetsplan för Uppsala universitet 2025, UFV 2024/25).

I Verksamhetsplan för universitetsförvaltningen fastställs fördelning av budgetramen till respektive avdelning och andra ändamål.

Kompletterande verksamhetsplan för Uppsala universitet som beslutas av rektor under hösten omfattar justeringar mellan konsistoriets verksamhetsplan och regeringens budgetproposition. I denna kompletterande verksamhetsplan fastställs påslag för lönebikostnader (LBK) och interna kostnader i internhyran samt internränta. Vidare omfattas fördelning av medel avsatta i konsistoriets verksamhetsplan för avgiftsbetalande studenter, Campus Gotland och nationell forskningsinfrastruktur (se Kompletterande verksamhetsplan för Uppsala universitet 2025, UFV 2024/25).

Vetenskapsområdena fastställer tilldelningen av medel till områdeskanslierna i sina respektive verksamhetsplaner.

Verksamhetsplan för universitetsförvaltningen är ett övergripande planeringsdokument. Varje avdelning och områdeskansli ska därutöver precisera planeringen i en egen verksamhetsplan och inlämna denna senast den 13 januari 2025 till universitetsdirektören. Verksamhetsplanerna ska diarieföras på samma diarienummer som universitetsförvaltningens verksamhetsplan (UFV 2024/23). I bilaga till Planeringsförutsättningar inför Verksamhetsplan för universitetsförvaltningen 2025 finns, som ett stöd i arbetet, en gemensam mall för avdelningarnas verksamhetsplaner.

I avsnitt 5 presenteras universitetsdirektörens prioriteringar 2025-2027 och de särskilda uppdrag som följer av dessa. Avdelningarnas löpande uppdrag framgår av universitetsförvaltningens arbetsordning (UFV 2020/616). I avsnitt 6 redovisas de resurser som varje avdelning tilldelas för att utföra uppdragen. Verksamhetsplanen har ett treårigt perspektiv. Beslut om verksamhet och budgetram omfattar 2025 och ger därutöver, i förekommande fall, en inriktning för 2026 och 2027.

2. Mål och strategier

Den övergripande målsättningen för verksamhetsstödet är att det ska vara samordnat, effektivt och professionellt. Universitetsgemensamma och verksamhetsnära stödfunktioner ska samspela med och stärka varandra. Detta reflekteras i att varje avdelning ska söka synergier inom universitetsförvaltningen och redogöra för dessa möjligheter i sin verksamhetsplan.

Universitetsförvaltningen arbetar med universitetets mål och strategier som utgångspunkt och ska bidra till universitetets övergripande mål att bedriva utbildning och forskning av högsta kvalitet och relevans. Plan för implementering av universitetets Mål och strategier (UFV 2020/1282) har fastställts av universitetsdirektören. Detta dokument är under revidering och en ny version väntas beslutas i början av 2025.

Riskanalyser genomförs årligen. Den senaste riskanalysen (UFV 2024/910) utgör ett av underlagen till denna verksamhetsplan samt kommande verksamhetsplaner.

3. Styrning, ledning och organisering

Arbetsordning för Uppsala universitet (UFV 2017/95) 12 kap. 1 § enligt: Universitetsförvaltningen stödjer konsistoriet, rektor, områdes- och fakultetsnämnder, institutioner och verksamheten i övrigt i syfte att universitetet ska ges möjlighet att fullgöra sitt övergripande myndighets- och arbetsgivaransvar. Universitetsförvaltningen ansvarar för att förvalta och utveckla universitetets administration. Universitetsdirektören är universitetsförvaltningens chef.

3.1 Organisation

i 17 avdelningar och tre områdeskanslier. Avdelningarna ingår i ett av fem verksamhetsområden vilket leds av en verksamhetsområdeschef.
Chefen för respektive verksamhetsområde har ansvar för att företräda hela sitt verksamhetsområde samt att återkoppla till detsamma. Därutöver har verksamhetsområdeschefen även personal-, arbetsmiljö- och resultatansvar (linjechefskap). Medels- och resurstilldelning görs dock direkt till respektive avdelning. Uppdraget som verksamhetsområdeschef innehas parallellt med uppdraget som avdelningschef. Universitetsförvaltningen består av följande verksamhetsområden, avdelningar och områdeskanslier:

Juridik, HR och Säkerhet

• Juridiska avdelningen
• HR-avdelningen
• Säkerhetsavdelningen
• Uppsala universitet Innovation

Planering, ekonomi och ledningsstöd

• Planeringsavdelningen
• Avdelningen för ekonomi och upphandling
• Avdelningen för forsknings- och samverkansstöd

Student, kvalitetsutveckling och internationalisering

• Studentavdelningen
• Avdelningen för kvalitetsutveckling
• Avdelningen för internationalisering

Kommunikation och externa relationer

• Kommunikationsavdelningen
• Development Office
• Avdelningen för uppdragsutbildning
• Uppsala universitet musik och museer

Infrastruktur

• Avdelningen för universitetsgemensam IT
• Byggnadsavdelningen
• Avdelningen för gemensam service och administration

Kansliet för humaniora och samhällsvetenskap

Kansliet för teknik och naturvetenskap

Kansliet för medicin och farmaci

Från och med 1 januari 2025 ingår Uppsala universitet Samverkan som en enhet inom den nya avdelningen för forsknings- och samverkansstöd.

Förvaltningsledningen utgörs av universitetsdirektören, verksamhetsområdescheferna och kanslicheferna. Övergripande utvecklingsprojekt följs upp i förvaltningsledningen.

3.2 E-förvaltning

E-förvaltningsmodellen är en styrnings- och prioriteringsmodell för underhåll och vidareutveckling av universitetets digitaliserade verksamhetsstöd. Modellen syftar till att kostnadseffektivt och målstyrt arbeta med IT-stödet så att det ger nytta i verksamheterna. De administrativa systemen är grupperade i e-områden utifrån den verksamhet som stöds, t.ex. utbildning, forskning, administration, kommunikation, samverkan samt den digitala arbetsplatsen. Planering och prioritering inom e-förvaltningen sker utifrån universitetets övergripande mål och verksamhetsplaner.

4. Förutsättningar

4.1 Arbetsmiljö och lika villkor

En väl fungerande verksamhet förutsätter en god arbetsmiljö. Varje avdelningschef ansvarar och verkar för att en god arbetsmiljö upprätthålls i enlighet med arbetsmiljölagen (1977:1160), föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1), föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) samt diskrimineringslagen (2008:567). Utifrån dessa regleringar, samt Policy för arbetsmiljö och lika villkor för Uppsala universitet (UFV 2021/1473), ska avdelningarna årligen inventera, analysera, planera, genomföra och följa upp avdelningens arbetsmiljöarbete. Avdelningarna ska årligen upprätta en arbetsmiljöplan som också ska ingå i verksamhetsplanen.

Tätt anknutet till arbetsmiljö är även arbetet med lika villkor oavsett kön, könsidentitet, könsöverskridande identitet, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionsnedsättning, sexuell läggning eller ålder. Avdelningar med fler än 25 anställda ska ha ett lika villkorsombud och en arbetsgrupp för lika villkor.

Arbetsmiljölagen reglerar samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare och studenter avseende arbetsmiljöarbete, och ett led i detta arbete är de lokala arbetsmiljögrupperna genom vilka avdelningarna lyfter arbetsmiljöfrågor.

I avdelningarnas verksamhetsplaner ska metod för arbetet samt årets prioriterade aktiviteter framgå.

4.2 Kompetensförsörjning

Universitetsförvaltningen behöver säkra tillgång till god och ändamålsenlig kompetens både på kort och på lång sikt. Universitetsförvaltningens avdelningar ska därför arbeta strategiskt med kompetensförsörjning. HR-avdelningen stöttar arbetet.

Arbetet med strategisk kompetensförsörjning sker, dels genom samordning av förvaltningens processer för verksamhetsplanering, kompetensförsörjning samt lönebildning, dels genom utförande av prioriterade aktiviteter enligt förvaltningens och avdelningarnas kompentensförsörjningsplaner. Detta arbete ska kommuniceras inom avdelningen. Därutöver ska introduktionen av nya medarbetare prioriteras.

Varje avdelning ska i sina verksamhetsplaner, utifrån sin kompetensförsörjningsplan, kommentera och analysera sina behov såväl vad gäller nuläge som på längre sikt.

4.3 Internationalisering

Förvaltningens avdelningar ska stödja och bidra till Uppsala universitets internationaliseringsarbete, men även sträva efter att den egna verksamheten internationaliseras.

Varje avdelning ska i sina verksamhetsplaner analysera behov och kommentera vilka åtgärder som planeras.

4.4 Kunskap och förtroende

En del av Universitetsförvaltningens plan för genomförande av UU Mål och strategier består i att öka vetenskapsområdenas och universitetsförvaltningens kunskap om och förtroende för varandras processer, roller och prioriteringar. Utifrån denna plan ska avdelningarna ange hur de planerar att arbeta med den inriktning och de insatser som anges.

Varje avdelning ska i sina verksamhetsplaner beskriva vilka sådana åtgärder som planeras.

4.5 Kvalitet

Ytterligare en del av Universitetsförvaltningens plan för genomförande av UU Mål och strategier består i att förstärka det kontinuerliga kvalitetsarbetet. Utifrån denna plan ska avdelningarna ange hur de planerar att arbeta med den inriktning och de insatser som anges.

Varje avdelning ska i sina verksamhetsplaner beskriva vilka kvalitetshöjande åtgärder som planeras.

4.6 Hållbarhet

Universitetet arbetar för att verksamheten på ett tydligt sätt ska främja en hållbar utveckling och en ökad miljömedvetenhet. Detta ska utgå från universitetets mål och strategier och miljöplan (UFV 2020/1258).

Hållbarhetsperspektiv ska finnas i samtliga avdelningars verksamhetsplaner. Aktiviteter sker normalt på förvaltningsgemensam nivå.

4.7 Digitalisering

Inom universitetsförvaltningen ska digitalisering utvecklas utifrån verksamhetens behov och medverka till att de krav som ställs på universitetet som myndighet uppfylls.

Respektive avdelning och områdeskansli ska samordna sitt arbete med digitalisering för att, utifrån verksamhetsnytta, kunna göra gemensamma prioriteringar. Universitetsgemensam IT bidrar med stöd i arbetet.

4.8 Synergier inom universitetsförvaltningen

Inom universitetsförvaltningen ska vi gemensamt undvika onödiga kostnader genom att vi alltid eftersträva synergier och effektiviseringar i verksamheten, så att onödiga kostnader undviks.

Varje avdelning ska i sina verksamhetsplaner ge förslag på sådana åtgärder.

4.9 En ekonomi i balans

Universitetsförvaltningen och varje ingående avdelning ska sträva efter budget i balans. Det innebär att varje avdelning ska väga tilldelade resurser mot tilldelade uppgifter och vidta åtgärder för att upprätthålla ett årligt verksamhetsutfall som är i balans eller positivt. Verktyg för detta kan vara att konsolidera externa tjänster, se över bemanning i samband med pensionsavgångar och att i dialog med förvaltningsledningen justera ambitionsnivå på genomförande av tilldelade uppgifter.

Myndighetskapitalet ska vid varje avdelning inom universitetsförvaltningen vara i balans eller positivt vid utgången av 2025.

5. Prioriteringar för 2025–2027

Nedan redovisas prioriterade uppdrag inom universitetsförvaltningen under perioden 2025–2027. Nya uppdrag och projekt utvärderas i en prioriteringsmodell. Varje avdelning ska utöver att arbeta med dessa prioriterade uppdrag och löpande uppdrag ha beredskap att kunna ta nya uppdrag löpande under året. De prioriterade uppdragen är sorterade efter huvudansvarig avdelning.

Under respektive uppdrag anges enbart huvudansvarig avdelning. Det förutsätts att huvudansvarig avdelning genomför uppdragen i samarbete med andra berörda avdelningar och områdeskanslier där så bedöms nödvändigt.

5.1 Implementering av universitetets mål och strategier

Med utgångspunkt i universitetsförvaltningens uppgift och övergripande målsättning ska tre insatsområden under åren 2025-2027 fortsatt genomsyra förvaltningens arbete:

• Kunskap och förtroende – Öka vetenskapsområdenas och universitetsförvaltningens kunskap om och förtroende för varandras processer, roller och prioriteringar.
• Kvalitet – Förstärks genom audits och andra kvalitetsbefrämjande aktiviteter.
• Digitalisering – Intensifiera och systematisera arbetet med digitalisering och robotisering.

Under 2025 kommer ytterligare utvecklingsarbete ske om hur universitetsförvaltningen bidrar till uppfyllandet av Uppsala universitets mål och strategier.

5.2 Utvecklingsportfölj

Universitetsförvaltningen samlar universitetsövergripande projekt och utredningar i en utvecklingsportfölj. I bilaga 1 redovisas pågående projekt och utredningar som hanteras inom ramen av portföljen. Dessa projekt följs upp och rapporteras i särskild ordning.

5.3 Internrevisionsrapporter

Internrevisionen vid Uppsala universitet överlämnar sina granskningar för fastställande av konsistoriet och arbetar efter en revisionsplan. Rektor besvarar dessa rapporter och ger förslag till åtgärder. I bilaga 2 redogörs för aktuellt arbete inom universitetsförvaltningen avseende internrevisionsrapporter. Detta arbete stäms av med universitetsdirektören.

5.4 Särskilda uppdrag

5.4.1 Genomföra de åtgärder som framgår av rektors svar på internrevisionens rapport Kris- och kontinuitetsarbete (UFV 2023/809)

Uppdraget innefattar att med utgångspunkt i internrevisionens rekommendationer bland annat etablera en riktlinje och metodstöd för riskhantering och kontinuitetsplanering, samt att etablera en riktlinje om krisorganisation och krisledning vid UU. Ytterligare ska utbildning och övning inom krisledning vidareutvecklas, samt rutiner etableras så att universitetets medarbetare och krisorganisationen har relevanta kunskaper och får regelbunden övning.

Huvudansvarig: Säkerhetsavdelningen

5.4.2 Samordnad studentkommunikation

Vid universitetsförvaltningen finns flera funktioner och avdelningar som arbetar med studentkommunikation. Ett arbete har påbörjats med att utifrån befintliga styrdokument och en enklare nulägesanalys och behovskartläggning ta fram en tydlig och hållbar kommunikationsplan samt en kanalstrategi för hur vi bäst nyttjar våra olika informationskanaler för information till befintliga studenter. En specifik del som ingår i detta är att föreslå kanaler för hur vi snabbt förser studenter med information vid särskilt viktiga omvärldshändelser.

Huvudansvarig: Kommunikationsavdelningen

5.4.3 Tillgodoräknande i Ladok

I dagsläget ser processen för tillgodoräknanden av studieresultat från andra universitet olika ut mellan fakulteter men i grunden finns inget adekvat systemstöd för sådana ärenden. Ladok har inbyggd funktionalitet för just sådana ärenden och detta uppdrag syftar till att ta fram en process för att använda denna funktionalitet.

Huvudansvarig: Studentavdelningen

5.4.4 Trygg och säker utbildningsmiljö

Antal ärenden som gäller störningar i undervisningssammanhang har på senare tid ökat, vilket stödjande avdelningar vid universitetsförvaltningen har märkt. För att ytterligare förbättra universitetsförvaltningens stöd till verksamheten vid sådana ärenden syftar detta uppdrag till att stärka samverkan mellan berörda parter och ensa arbetssätt.

Huvudansvarig: Studentavdelningen

5.4.5 Att möta ett försämrat säkerhetsläge

Uppdraget har två delar:

1. Att planera och genomföra två centrala krisövningar per verksamhetsår. Medverkande avdelningar är kommunikationsavdelningen, avdelningen för universitetsgemensam IT, HR-avdelningen, studentavdelningen samt områdeskanslierna.
2. Att lämna förslag på områden som bör utredas inför ett försämrat säkerhetsläge.

Huvudansvarig: Säkerhetsavdelningen

5.4.6 HRS4R (Human Resource Strategy for Researchers)

Att samordna universitetets utvecklingsarbete kopplat till utmärkelsen HR Excellence in Research som universitetet erhöll 2019 genom anslutning till stadgan Charter and Code. Arbetet som kallas HR Strategy for Researchers (HRS4R) sker i treåriga cykler. Under 2025 kommer ett platsbesök att ske som del av förnyad ansökan om att behålla utmärkelsen, därtill kommer universitetets utvecklingsarbete anpassas till den nyligen reviderade europeiska stadgan.

Huvudansvarig: HR-avdelningen

5.4.7 Personalförsörjning vid ett försämrat säkerhetsläge

Uppdraget innebär att inom befintlig ram utreda hur universitetets personalförsörjning kan påverkas vid ett försämrat säkerhetsläge.

Huvudansvarig: HR-avdelningen

5.4.8 Genomföra de åtgärder som framgår av rektors svar på internrevisionens rapport Samverkan mellan universitet och forskningsnära företag (UFV 2021/3024)

Uppdraget innefattar en översyn av befintliga riktlinjer samt kompletterande riktlinjer och stöd som tydliggör hur hantering av nyttjande av universitetets resurser med externa partner ska bedrivas. Översynen berör flera sakområden, så som juridik och ekonomi, och involverar även vetenskapsområdena.

Huvudansvarig: UU Innovation

5.4.9 Inventering av undantag och särlösningar

De stödtjänster som universitetsförvaltningen tillhandahåller har varierad grad av standardisering. I vissa fall kan standardisering i arbetssätt och erbjudna lösningar vara omöjligt på grund av omständigheter som ligger utanför universitetets rådighet. I andra fall kan ett tjänsteutbud präglas av en rad kostsamma särlösningar. Uppdraget syftar till att inventera några typiska särlösningar i studentavdelningens tjänsteutbud, att uppskatta kostnaden för dessa samt att ange vilken grad av rådighet som finns över dessa tjänsters utformande.

Huvudansvarig: Studentavdelningen

5.4.10 Stödstruktur för arbete med breddad rekrytering

Som ett resultat av projektet Oavsett bakgrund kommer stödstrukturer att skapas för Uppsala universitets arbete med breddad rekrytering. Studentavdelningen och kommunikationsavdelningen ska genom detta bland annat genomföra en översyn av processen för arbetet med breddad rekrytering som beskrivs i rektors uppdrag till områdesnämnder/fakultetsnämnder (UFV 2024/259). Arbetet förväntas vara klart senast juni 2028.

Huvudansvarig: Studentavdelningen och kommunikationsavdelningen

5.4.11 Kvalitet och förnyelse 24

I december 2022 fastställde rektor projektdirektiv för forskningsutvärderingen Kvalitet och förnyelse 2024 (UFV 2022/1003). Detta arbete har inletts under 2023 och fortsätter in i 2025, i vilket avdelningen för kvalitetsutveckling ingår i projektets sekretariat och projektgrupp. Avdelningen uppdras att i enlighet med direktivet fortsätta arbetet med KoF24 under 2025.

Huvudansvarig: Avdelningen för kvalitetsutveckling

5.4.12 Förvaltningsaudits

Avdelningsaudits genomförs sekventiellt vid universitetsförvaltningen. Syftet är att bistå avdelningarna med en genomlysning av verksamhetens styrkor och utvecklingsområden som underlag för avdelningarnas kvalitetsutveckling. Bedömarpanelen leds av avdelningschef vid senast genomlyst avdelning, en prefekt, en kanslichef och en extern sakkunnig inom aktuellt område. Under 2024 genomfördes audits vid kommunikationsavdelningen och säkerhetsavdelningen. De som auditeras 2025 är avdelningen för ekonomi och upphandling och Uppsala universitet musik och museer.

Huvudansvarig: Avdelningen för kvalitetsutveckling

5.4.13 Effektiviseringar i universitetspedagogisk kursverksamhet

Den universitetspedagogiska kursverksamheten finansieras av vetenskapsområdena genom beslut i universitetets kompletterande VP. På grund av ansträngd ekonomi är vetenskapsområdena inte beredda att tillhandahålla den ersättning som krävs för full kostnadstäckning under 2025, samtidigt som de vill undvika köbildning. Kursverksamheten måste därför effektiviseras för att rymmas inom den befintliga budgetramen på 7 240 tkr för 2025.
Universitetsdirektören ger avdelningen för kvalitetsutveckling i uppdrag att se över möjliga effektiviseringar, såsom minskat eller ändrat lokalutnyttjande, justerat pedagogiskt upplägg och/eller andra åtgärder. Åtgärder vidtas successivt från och med 2025-01-01. En åtgärdsplan redovisas för universitetsdirektören senast 2025-05-01.

Huvudansvarig: Avdelningen för kvalitetsutveckling

5.4.14 Kommunikationsplan för innovationsregionen Uppsala

Att ta fram en plan för arbetet med kommunikationen för att stärka bilden av Uppsala som en stark innovationsregion, samt kommunikationsmaterial. Arbetet ska genomföras under 2021-2025. Uppdraget ska återrapporteras på universitetsdirektörens dialogmöten med rektor och i anslutning till arbetet med universitetet verksamhetsplan.

Huvudansvarig: Kommunikationsavdelningen

5.4.15 Rutiner för digitalisering av samlingarna

Vid UU Musik och museer (Gustavianum, Evolutionsmuseet, Uppsala Linneanska trädgårdar, Musicum) och Uppsala universitetsbibliotek behöver arbetet med digitalisering av samlingarna prioriteras. Universitetsförvaltningen ska därför tillsammans med universitetsbiblioteket genomföra en översyn och komma med förslag på hur ändamålsenliga och tillfredsställande rutiner kan säkerställas, bl.a. med syfte på rutiner för inventering och hur styrande dokument upprättas. Avdelningen för universitetsgemensam IT ska stödja arbetet så att redan digitaliserat material inte går förlorat samt att en fortsatt digitalisering av föremål kan ske.

Huvudansvarig: UU Musik och museer.

6. Budget och finansiering 2025-2027

6.1 Budgetförutsättningar

De övergripande budgetramarna beslutas av konsistoriet under juni i universitetets verksamhetsplan.

Budgeten är där uppdelad i flera poster, av vilka det i första hand är följande som rör förvaltningen:

1. Universitetsförvaltningen, även kallad basfinansiering (505 mnkr, tabell 1)
2. Studentavgiftsfinansiering (32 mnkr, tabell 2)
3. universitetsövergripande kostnader (100 mnkr, tabell 3a)
4. övrig finansiering (av samma sort som [c], 6 mnkr, tabell 3b)

dessa finns särskild finansiering av Uppsala Universitet musik och museer, universitetsgemensam IT och finansiering ur Gustavianska stiftelsen som beslutats av konsistoriet. Då dessa inte är föremål för beslut i denna verksamhetsplan är de endast med för kännedom i tabell 4 till 6.
Lönebikostnaderna (LBK) uppgår till 55,5 procent fr.o.m. 1 januari 2025. Lönerevision förväntas ske årligen per 1 oktober och riktlinje för budgetering av löneökningar är 3,8 %. Avdelningarna ska i sina budgetar lägga en generell reduktion om minst 2 procent av budgeterade lönekostnader inkl. LBK för sjukledigheter, VAB, m.m.
Internhyra för avgiftsfinansierade verksamheter debiteras respektive kostnadsbärare. Detta gäller i första hand avdelningen för uppdragsutbildning men även externt finansierad verksamhet inom avdelningen för universitetsgemensam IT, avdelningen för ekonomi och upphandling, studentavdelningen, avdelningen för internationalisering, Uppsala universitet musik och museer och säkerhetsavdelningen.
Avdelningen för uppdragsutbildning debiteras ett fast belopp om 1 mnkr för 2025. Övrig externt avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet debiteras för lokalkostnader med 10 procent av bokförda lönekostnader. Därutöver påförs denna externa verksamhet universitetsgemensamma kostnader med 13 procent av bokförda lönekostnader.
Vid förvaltningen bedrivs även viss avgifts- och bidragsfinansierad verksamhet som riktar sig till andra myndigheter och företrädesvis andra universitet och högskolor. Denna verksamhet är nära förknippad med avdelningarnas ordinarie uppgifter och bedrivs enligt 4 § avgiftsförordningen. Denna verksamhet ska belastas med en rättvisande andel av avdelningens kostnader. I de fall överskott ändå uppkommer får det disponeras av avdelningarna för ordinarie uppgifter.

6.2 Hantering av över- och underskott

Efter 2024 års bokslut kommer en genomgång av alla avdelningars utgående balanser att genomföras. Därefter kommer universitetsförvaltningens samlade ackumulerade resultat att hanteras och utnyttjas så att en långsiktig budget i balans på bästa sätt uppnås samt för att säkerställa att tillgängliga medel utnyttjas på bästa sätt inom universitetsförvaltningen. I avsnitt 6.3 anges om respektive finansiering är föremål för indrag eller inte.

Balanserade överskott återförs till universitetsdirektören per 2025-01-01.

6.3 Fördelning av medel 2025-2027

6.3.1 Basfinansiering

Universitetsförvaltningens verksamhet finansieras i huvudsak av medel beslutade av konsistoriet i Verksamhetsplan för Uppsala universitet, och för 2025 uppgår denna finansiering, även kallad basfinansiering, till 504 954 tkr. I tabell 1 redogörs för den beslutade fördelningen av basfinansiering. De överskott som finns på basfinansiering kommer att vara föremål för indrag efter utgången av 2025. I denna fördelning sker större förändringar än tidigare år, vilket beror på omfördelningar till följd av inrättandet av avdelningen för forsknings- och samverkansstöd, samt neddragningar på sammanlagt 10,2 mnkr på avdelningarna.

Tabell 1 Ram avdelningar, universitetsgemensam finansiering (exkl. universitetsövergripande kostnader), tkr

6.3.2 Studentavgiftsmedel

Avdelningarna disponerar budgetram till administration avgiftsfinansierade studenter enligt tabell 2. I samband med årsbokslut görs en avräkning och balanserat över-/underskott redovisas samlat under universitetsdirektören.

Tabell 2 Studentavgiftsmedel 2025, tkr

6.3.3 Universitetsövergripande kostnader

Universitetsövergripande kostnader avser kostnader där en avdelning inom universitetsförvaltningen tar kostnaden för något som utgör en förpliktelse för hela universitetet. Dessa medel särredovisas och eventuella över- eller underskott samlas hos universitetsdirektören efter räkenskapsårets slut. Tabell 3a redogör för vilka dessa budgetposter är och vilken avdelning som ansvarar för dem.

Tabell 3a Finansiering universitetsövergripande kostnader 2025, specifikation UU gemensam finansiering, tkr

Tabell 3b Övrig finansiering tkr

6.3.4 Uppsala universitet musik och museer

Uppsala universitet musik och museer är en del av universitetsförvaltningen men finansieras efter beslut av konsistoriet i Verksamhetsplan för Uppsala universitet 2025. Tabell 4 redogör för detta beslut.

Tabell 4 Finansiering av Uppsala universitet musik och museer 2025, tkr

6.3.5 Gustavianska stiftelsen

Delar av universitetsförvaltningens verksamhet finansieras av medel från gustavianska stiftelsen, efter beslut av konsistoriet respektive rektor. I tabell 5a och 5b redogörs för dessa medel.

Tabell 5 Beslutade medel från Gustavianska stiftelsen 2025, tkr

6.3.6 IT-avgift

Delar av universitetsgemensam IT finansieras av en IT-avgift, efter beslut av konsistoriet. Beslutet i Verksamhetsplan för Uppsala universitet 2025 redogörs i tabell 6.

6.3.6 IT-avgift

Delar av universitetsgemensam IT finansieras av en IT-avgift, efter beslut av konsistoriet. Beslutet i Verksamhetsplan för Uppsala universitet 2024 redogörs i tabell 6.

Tabell 6 Beslutade medel från IT-avgift 2025, tkr

6.3.7 Områdeskanslierna

Finansiering av respektive områdeskansli beslutas av områdesnämnderna. Tabell 7 redogör för områdeskansliernas finansiering 2025.

Tabell 7 Finansiering av områdeskanslierna 2025, tkr

6.3.8 SAIT

Avdelningar med finansiering utanför universitetsförvaltningens tilldelning betalar för universitetsförvaltningens samlade hantering av personlig telefon- och datorutrustning, även kallat SAIT, enligt tabell 8. Beräkningen grundar sig i en ram för SAIT som helhet på 6 000 tkr fördelat efter antal anställda på respektive finansiär. Höjningen syftar till att hantera ett ackumulerat underskott från tidigare år.

Tabell 8 Fördelning kostnader för SAIT 2025, tkr

6.3.9 Internationaliseringsmedel

I kompletterande verksamhetsplan för Uppsala universitet sätter rektor av 4 mnkr i internationaliseringsmedel för disponering av universitetsdirektören. I tabell 9 redogörs för dessa medel.

Tabell 9 Internationaliseringsmedel 2025, tkr

6.3.10 Utvecklingsmedel

Universitetsdirektören avsätter medel för prioriterade utvecklingsprojekt i tabell 1. I tabell 10 redogörs för användningen av dessa medel. Projekten koordineras inom ramen för portföljförvaltningen.

Tabell 10 Utvecklingsmedel 2025, tkr

6.3.11 Kvalitetsmedel Campus Gotland

Rektor avsätter kvalitetsmedel för Campus Gotland vilket avser resor mellan Uppsala och Visby samt merkostnader för de institutioner som bedriver undervisning på Campus Gotland. Universitetsförvaltningens tilldelning av dessa medel disponeras av universitetsdirektören och redogörs för i tabell 11.

Tabell 11 Kvalitetsmedel Campus Gotland, tkr

6.3.12 Uppdragsutbildning

Avdelningen för uppdragsutbildning finansieras till fullo av intäkter från försäljning av kurser till externa aktörer. För kännedom redogörs i tabell 12 för den budgeterade omsättningen 2025, samt prognosticerad omsättning 2026-2027.

Tabell 12 Budgeterad omsättning uppdragsutbildning 2025-2027, tkr

6.3.13 Intendentur Universitetsparken

Universitetshuset, Gustavianum och Musicum organiseras i en ny intendentur som bemannas av avdelningen för gemensam service och administration. Tabell 13 visar hur denna finansieras.
Tabell 13 Finansiering av intendentur universitetsparken, tkr

Tabell 13 Finansiering av intendentur Universitetsparken, tkr

6.4 Prognos och uppföljning

Under hösten sker viss uppföljning av innevarande verksamhetsår. Syftet är att fånga upp förändrade förutsättningar samt att inhämta underlag till beredningen av universitetsförvaltningens verksamhetsplan.

6.4.1 Prognos 2 – 1 oktober

Fokus ska vara på det kommande budgetåret. Visserligen ska en ny prognos för det innevarande året lämnas men det viktigaste är att utifrån prognostiserat utfall för innevarande år lägga en preliminär budget för det kommande året samt de två åren därefter. Kommentarer ska lämnas över ändrade resursbehov, om någon verksamhet tillkommit eller upphört och annat väsentligt som inte kändes till då budgeten fastställdes. Inskickad prognos och budget kommer att användas som underlag till höstens verksamhetsdialoger. Det kommer dock att vara möjligt att ändra budgeten innan den väl fastställs.

6.4.2 Uppföljning – oktober

Under oktober följs universitetsförvaltningens olika uppdrag och verksamheter upp. Avdelningarna bedömer om uppdrag och verksamheter beräknas slutföras inom utsatt tidplan, har påbörjats men ännu inte slutförts (alt. oklart om det hinner slutföras) eller ej har påbörjat (alt. beräknas ej kunna slutföras inom utsatt tid). En kortfattad kommentar ska lämnas, t.ex. om det är något särskilt som tillstött och påverkat tiden för när uppdrag kommer att kunna slutföras.

7. Universitetsdirektörens beslut

Universitetsdirektören beslutar

Att fastställa förutsättningar för avdelningarnas verksamhetsplanering enligt avsnitt 4,

Att fastställa uppdrag till avdelningarna enligt avsnitt 5,

Att fastställa budgetförutsättningar enligt 6.1,

Att fastställa principer för indrag enligt avsnitt 6.2,

Att fastställa finansiering enligt tabellerna 1-3a och 8,

Att fastställa plan för prognoser och uppföljning enligt avsnitt 6.4,

I tabellerna anges beräknade belopp för 2026 och 2027. Dessa fastställs inte i verksamhetsplanen för 2025.

Bilaga 1: Utvecklingsportfölj

Beslutade projekt och utredningar i Uppsala universitets utvecklingsportfölj som kommer att pågå under 2025.

Bilaga 2: Internrevisionsrapporter

Internrevisionsrapporter som fastställts av konsistoriet och där universitetsförvaltningens sakavdelningar arbetar med rektors svar.