Styrning och organisation
E-förvaltningsmodellen är ett stöd i att åstadkomma en styrbar utveckling och förvaltning av universitetets IT-miljö.
Syftet är att genom 1-3 årsplaner säkerställa rätt prioriteringar, helhetssyn och kostnadskontroll. För att få till en fungerande styrning är det en förutsättning att styrningen av e-förvaltningen är integrerad med Uppsala universitets verksamhetsplanering. Den samordnande styrningen sker med stöd i linjens ordinarie beslutsstrukturer.
E-förvaltningsmodellen är anpassad utifrån universitetets strukturer och arbetsordning och är baserad på pm3, en förvaltningsmodell som är vanlig både inom privat och offentlig verksamhet.
Styrgrupperna
För varje e-område inom gruppen Stöd till verksamhet finns en styrgrupp, som bemannas av en avdelningschef eller prefekt (e-områdesansvarig) och en chef från avdelningen universitetsgemensam IT (e-områdesansvarig IT). Vid behov kan styrgruppen utökas med ytterligare representanter från berörd verksamhet.
Universitetsdirektör utser e-områdesansvarig och IT-direktör e-områdesansvarig IT.
Exempel på aktiviteter är:
- Beslut av e-förvaltningsplanen, mål, kostnader och resurser
- Stöd i bemanning och resurssäkring
- Uppföljning av åtgärder och kostnader enligt årsuppdraget
- Hantering av eventuella avvikelser och omprioriteringar
- Uppföljning av serviceöverenskommelser och informationssäkerhet
Koordinatorer
De båda rollerna e-koordinator verksamhet och e-koordinator IT har ett gemensamt uppdrag som utgår från den beslutade e-förvaltningsplanen. I koordinatorernas uppdrag ingår bland annat att planera och initiera samt följa upp de aktiviteter som beslutats i e-förvaltningsplanen samt att rapportera till e-områdets styrgrupp.
Respektive e-områdesansvarig utser e-koordinator (verksamhet och IT).
Exempel på aktiviteter är:
- Jobbar i enlighet med årshjulet
- Planerar årsmål, resurser och kostnader
- Genomför och följer upp aktiviteter
- Arbetar tätt ihop med specialister för leveranser
- Rapporterar status och avvikelser till styrgrupp
- Leder eventuella utredningar
Utförande nivå
Roller på den utförande nivån (specialister) arbetar med de ingående IT-systemen och tjänsterna. Vilka roller som ska finnas på den utförande nivån bestäms utifrån behov i varje e-område. Det kan till exempel vara handläggare och avancerade användare inom verksamheten eller tekniska systemadministratörer och systemutvecklare inom UIT. Resurser bemannas av linjen utifrån överenskommelser mellan respektive e-koordinator och resursägare.