Hybridmöte

På möten som är endast digitala eller rent fysiska deltar alla på lika villkor. Ett bra hybridmöte ställer stora krav på inkludering och delaktighet. Det händer att de som är fysiskt på plats pratar med varandra, avlägger snabba interna skämt eller kommenterar något som händer i eller utanför mötesrummet. Det som sker på plats kan vara svårare att uppfatta för de som deltar på distans, som därför kan känna sig exkluderade.

Det är viktigt att även de som är med via Zoom känner sig sedda, lyssnade till och att de deltar och bidrar på lika villkor. Och där har du som mötesledare ett stort ansvar att se till att alla deltagare kan ta del av hela mötet på ett rättvist och inkluderande sätt. Det är också viktigt att de som är med via länk även ser till att de är aktiva deltagare.

Om du bestämmer dig för att ett hybridmöte är den bästa formen för ditt möte, tänk noga igenom i god tid innan mötet:

• Vad är mötets syfte och mål? Vad ska vi ha uppnått när mötet är klart?
• Vem behöver delta i mötet och vad förväntas de bidra med?
• Vilka tekniska verktyg behövs? Finns webbkameror, högtalare och mikrofoner på plats och hur fungerar de? Behöver du eller deltagarna installera någon mjukvara eller applikation på datorn?
• Det finns en uppsjö av tekniska hjälpmedel för att skapa bra och inkluderande möten. Vilka behöver du under mötet? Ska deltagarna kunna delas in i mindre diskussionsgrupper? Ska vi använda whiteboard eller polls?
• Förbered agenda, länk, och underlag att skicka ut till alla deltagare i god tid innan mötet så alla hinner förbereda sig.
• Hur långt ska mötet vara? Hur många pauser behövs och när i agendan ska de vara? Om agendan är lång, boka hellre in två tillfällen än ett enda långt eftersom det är mer ansträngande för hjärnan att delta i digitala möten. Digitala mötesdeltagare behöver minst en paus i timmen!

Under mötet

• Koppla upp dig i god tid innan möten för att hinna testa teknisk utrustning och länkar.
• Be deltagarna logga in på plattformen minst 5 minuter innan mötet börjar, så att det finns tid att lösa eventuella teknikproblem och ändå starta mötet i tid. Se till att det finns en gemensam chatt eller att alla mötesdeltagarna har ditt telefonnummer för att kunna höra av sig vid eventuella tekniska problem.
• Om mötet har många deltagare bör du utse en bisittare som kan hålla koll på chatten och uppsträckta händer så att du som mötesledare kan fokusera på att leda mötet och inkludera alla deltagare.
• Om ni har en presentationsrunda, glöm inte de som är med via länk.
• Gå igenom spelreglerna för mötet. Be till exempel alla att ha sin mikrofon avstängd när de inte pratar för att undvika rundgång och störande bakgrundsljud. Påminn också de deltagare som sitter i samma rum att undvika interna diskussioner och vikten av att inkludera även de som är med på länk i samtalet.
• Gå igenom mötets mål och vilka förväntningar du och dina deltagare har i början av mötet.
• Undvik långa dragningar och föredrag. Skicka hellre ut materialet i förväg och för en inkluderande diskussion utifrån det.
• Under hela mötet, se till att leda mötet aktivt och ställa inkluderande frågor och att samla in åsikter och reflektioner från alla deltagare, inte minst de som är med via länk. Uppmuntra till delaktighet och engagemang bland dina deltagare.
• Var tydlig med vilka beslut som fattas och kom överens om uppföljning och vem som gör vad med tydliga deadlines.
• Avsluta med att utvärdera mötet. Uppnåddes målen? Ta en runda bland deltagarna där de får säga vad som var bra och vad som kan göras bättre till nästa gång. Det är ett bra sätt för dig att snabbt bli ett proffs på att leda hybridmöten!

Efter mötet

• Skicka ut minnesanteckningar, protokollet med beslut eller uppföljningspunkter till alla deltagare.

Läs mer om e-möte i mötesrum här.

Kom ihåg att övning ger färdighet! Se till att träna med några arbetskamrater innan.Träna gärna i ett fysiskt rum som har den tekniska utrustningen klar så att du får känna på hur det hela kopplas ihop och fungerar.