Allmänt om avtal och mallar

Avtalsgranskning

Enheten för juridik bistår med att upprätta och granska avtalsförslag samt fungerar som stöd vid avtalsförhandlingar. Här finns information om avtalsförhandling samt avtalsmallar som kan vara verksamheten till hjälp. Enheten för juridik rekommenderar att universitetets avtalsmallar används när möjligt.

Vilka typer av avtal granskar enheten för juridik?

Enheten för juridik granskar avtal där universitetet är avtalspart. Exempel på sådana avtal är avtal om uppdrags- och samverkansforskning, avtal om uppdragsutbildning, bidragsavtal, nyttjanderättsavtal, konsortialavtal, konfidentialitetsavtal och uppdragsavtal.

Enheten för juridik bistår inte med granskning av personliga avtal.

När universitets mallavtal använts utan att dess materiella innehåll ändrats är det i allmänhet obehövligt att koppla in enheten för juridik.

Hur ett avtal ska bedömas

Ett avtal ska återspegla de förutsättningar och intressen som är viktiga för Uppsala universitet, involverade forskare samt för det projekt som avtalet rör. Avtalsvillkoren ska därmed vara förenliga med gällande lagstiftning, föreskrifter och universitetets riktlinjer samt vara anpassade efter verksamhetens behov.

Vad granskas särskilt

Enheten för juridik granskar att aktuella avtalsvillkor överensstämmer med lagstiftning, föreskrifter, universitets riktlinjer och med akademisk praxis. Särskild fokus läggs på avtalsvillkor hänförligt till:

Publicering - att forskare vid Uppsala universitet kan publicera på de resultat som de själva är upphovsmän till.
Äganderätt - att äganderätten till framtagna resultat tillfallet upphovsrättsinnehavaren/uppfinnaren alternativt att om en överlåtelse ska ske av resultat så sker det mot marknadsmässig ersättning.
Nyttjande - att Uppsala universitet är förbehållen rätten att nyttja framtagna resultat i fortsatt egen akademisk verksamhet.
Konfidentialitet - att Uppsala universitet är skyldig att hemlighålla information endast så långt som lagligen är möjligt.
Ekonomiskt ansvar - att Uppsala universitet inte gör avtalsåtaganden som kan medföra oskäliga konsekvenser för svenska staten, vilket t.ex. kan säkerställas genom begränsa skadeståndsansvar till ett förutbestämt belopp eller att den ansvariga verksamheten vid en riskbedömning bedömt att eventuella risker med projektet kan hanteras av verksamheten.

För att kunna bistå den ansvariga verksamheten vid universitetet på bästa sätt behöver enheten för juridik viss information. En beskrivning av de bakomliggande förutsättningarna, vad avtalet syftar till samt omständigheter i övrigt som enheten för juridik bör känna till underlättar. Något som är särskilt av intresse är om det föreligger några intressekonflikter. Mer information om intressekonflikter finns på sida Att arbeta på myndighet.

Tänk på att kontakta enheten för juridik med så god framförhållning som möjligt.

Ytterligare ledning för bedömning av ett avtal ges på sida Checklista forskningsavtal.

Saker att vara särskilt uppmärksam på

Det finns regelverk som är tillämpliga på ett begränsat antal avtalssituationer och därför lätta att förbise. Följande är några sådana regelverk. Kontakta enheten för juridik om du misstänker att någon av dessa är relevant för ditt avtal.

EU:s sanktioner mot Ryssland - Medför avtalet att universitetet exporterar vissa listande produkter till en mottagare utanför EU och USA, Japan, Storbritannien, Sydkorea, Australien, Kanada, Nya Zeeland, Norge eller Schweiz så behöver avtalet innehålla en reglering om att produkten inte får vidareexporteras till Ryssland.
Nagoyaprotokollet – Medför forskningen användning av genetiska resurser eller traditionell kunskap hänförlig till genetiska resurser ska det bedömas om regleringen i Nagoyaprotokollet och EU ABS-förordning är tillämpliga. Är de tillämpliga behöver det bedömas vilka avtal som behöver ingås med leverantörslandet/leverantörsländerna med anledning av användningen.
Lagen om granskning av utländska direktinvesteringar (UDI) – forskningsprojekt inom skyddsvärd verksamhet som ska bedrivas i en samverkansform som kan anses som ett enkelt bolag måste anmälas till Inspektionen för Strategiska Produkter (ISP). Projektets genomförande förutsätter att anmälan lämnats utan åtgärd av ISP eller att ISP efter en granskning godkänt universitetets engagemang. Läs mer om UDI i avsnittet Forskningssamverkan.

Vem är behörig att underteckna avtal?

Avtal ska tecknas av den som är behörig enligt gällande delegationsordning vid universitetet. Förutsatt att delegations erhållits är det normalt prefekt vid en institution och vid andra enheter den som är enhetschef.

För vissa kategorier av avtal är behörig firmatecknare områdets vicerektor (t.ex. forskningsstöd från Europeiska kommissionen eller federala amerikanska finansiärer). Det framgår av prefektens/enhetschefens delegation när denna inte är behörig att själv skriva på avtalet.

Den som tecknar avtalet för universitets räkning är ansvarig för att universitetet kan uppfylla de åtaganden som avtalet medför.

Vad ingår inte i enheten för juridiks granskning

Vissa avtalsvillkor är hänförliga till verksamhetsmässiga ställningstaganden. Andra villkor kräver bedömningar som ligger utom juridiska enhetens kompetens. Exempel på avtalsvillkor som fullt ut eller inte alls granskas av enheten för juridik och därmed måste bedömas av den ansvariga verksamheten är:

Verksamhetsperspektiv – den som är ansvarig för avtalet ansvarar för att kontrollera att avtalsvillkoren är funktionella för projektets genomförande och i enlighet med eventuella bidragsvillkor.
Projektets förankring – projektansvarig eller ansvarig för avtalet ansvarar för avtalets förankring på institution eller fakultet.
Projektets innehåll och avgränsning - projektbeskrivningen är viktig för avtalets avgränsning och det åligger projektansvarig eller ansvarig för avtalet att bevaka att beskrivningar och avgränsningar är korrekta.
Budget, finansieringsfrågor och skattefrågor – kontrolleras av projektansvarig eller ansvarig för avtalet men stöd kan hämtas från bl.a. Ekonomiavdelningen.
Etik – projektansvarig eller ansvarig för avtalet ansvarar för bedöma om projektet kräver etiktillstånd eller om befintligt etiktillstånd är tillräckligt för genomförande av projektet.
Jäv- och bisysslefrågor - projektansvarig eller ansvarig för avtalet ansvarar för att upplysa enheten för juridik om det föreligger intressekonflikter, liksom att dessa hanteras.
Nyttiggörandefrågor, så som kommersialisering – stöd kan hämtas från Uppsala universitet Innovation.
Personalrelaterade frågor – frågor om personal stäms av med HR-avdelningen.
Upphandling - frågor om upphandling stäms av med enheten för upphandling och inköp.
Säkerhetsskydd och exportkontroll – den som är ansvarig för avtalet behöver sätta sig in i avtalet bl.a. beträffande vilka avtalsparterna är och vilken verksamhet som ska bedrivas. Om universitetet ska exportera produkter med dubbla användningsområden (PDA) behövs en exportkontrollbedömning. Observera att kunskap kan utgöra en produkt i detta sammanhang. Frågor om säkerhetsskydd och exportkontroll stäms av med Säkerhetsavdelningen.
Lokaler och utrustning - stöd kan hämtas från Byggnadsavdelning gällande frågor om lokaler och utrustning.
Projektets styrning och organisation – Enheten för juridik kontrollerar att det finns tillräcklig möjlighet för universitetet att påverka beslut genom exempelvis röstnings- och vetoregler. Det ligger på projektansvarig eller ansvarig för avtalet att bedöma vad som är lämpligt med hänsyn till projektets mål och innehåll.

Mallavtal

Nedan finns de mallavtal som enheten för juridik tagit fram. Utifrån att förutsättningarna kan skilja sig åt i olika projekt kan mallavtalen behöva justeras för att det fullt ut ska återspegla situationen det ska användas i.

Avsiktsförklaringar

när det inte behövs ett formellt avtal.

Examensarbeten

när det krävs ett avtal med samarbetsparten.

Horizont Europa

när Uppsala universitet koordinerar projektet.

Interna avtal om forskningsresultat

för att reglera ägande av forskningsresultat i förhållande till lärarundantaget.

Konfidentialitetsavtal

vid utbyte av känslig information.

Material Transfer Agreement och Data Transfer Agreement

när material ska skickas eller tas emot, inklusive humanmaterial, samt vid dataöverföring, inklusive personuppgifter.

Personuppgiftbiträdesavtal

när universitet anlitar ett personuppgiftsbiträde som själv omfattas av Dataskyddsförordningen (finns inom EU eller i ett land som bedömts ha adekvat skyddsnivå). Mallen kan även användas när universitetet är personuppgiftsbiträde åt någon annan. Observera att enligt beslut (UFV 2018/1736) ska mallen användas när universitetet är personuppgiftsansvarig och att avvikelser från mallen ska granskas av juridiska avdelningen.