Effektiv rekrytering nyckelfråga för forskningen

Bildtext
Att Uppsala universitet fått mer pengar till forskningen är mycket positivt. För att anslagen snabbast möjligt ska kunna omsättas i forskning påbörjar nu personalavdelningen ett projekt med syfte att underlätta rekryteringsprocessen för institutionerna.
En ny rapport från internrevisionen visar att budgetposten ”oförbrukade bidrag” ökat kraftigt de senaste åren, vilket kan ge felaktiga signaler till omvärlden. Att det dröjer innan pengar börjar användas efter beslut om anslag är naturligt i uppbyggnadsfasen av ett nytt projekt. Löner för nya doktorander, forskare eller teknisk/administrativ personal är oftast den största utgiften och rekrytering påbörjas inte innan positivt besked om anslag kommit.
- Den administrativa delen är stor när det gäller rekryteringar och där finns tid att hämta som kan användas till andra delar i processen. Det är viktigt att få rätt kompetens till projekten, säger Stina Nyström, ny personaldirektör, som sätter ett nytt projekt i sjön från årsskiftet i syfte att stötta institutionernas rekryteringar.
Minska pappersarbetet
Från sin tidigare tjänst på arbetsförmedlingen vet hon att man med hjälp av IT-verktyg kan minska det ofta omfattande manuella pappersarbetet rejält. Det frigör tid för andra delar av processen, vilket i sig kan bidra både till ökad effektivitet och högre kvalitet.
Hon har erfarenhet av flera olika system och vet att det är viktigt att göra rätt val - och därför vill personalavdelningen arbeta i ett nära partnerskap med institutionerna. Systemet ska möta behoven, och dessa kan se olika ut i olika verksamheter. Ett digitalt system kan till exempel automatisera sådant som handlar om bedömning av formella meriter.
- Min erfarenhet är också att kandidaterna kan uppleva förbättringar av ett digitalt systemstöd. Det kan till exempel hjälpa oss att snabbt och enhetligt kommunicera med de sökande, säger hon.
Samverkan med institutionerna
Parallellt med upphandlingen av systemstöd, kommer personalavdelningen också att undersöka hur de kan stötta institutionerna i andra delar av rekryteringen. Det finns flera områden där personalavdelningen har stor kompetens och erfarenhet att bidra med. Att göra tydliga anställningsprofiler ökar till exempel chansen att hitta rätt person på en gång.
- Använder vi begreppen skicklighet och personlig lämplighet fullt ut vid rekrytering? Hur beskriver vi olika yrkesroller, vilka krav ställer vi och vilka metoder kan vi använda för att mäta de krav vi ställt upp?, säger Stina Nyström.
Även förfarandet med sakkunniga kan effektiviseras, menar Stina Nyström. Med vissa delar digitaliserade kan man till exempel undvika dröjsmål för att de sakkunniga inte har tid att träffas i samma rum.
- Jag tror att vi, tillsammans med alla de kompetenta personer som idag arbetar med rekrytering ute i verksamheten, kan hitta bra sätt att effektivisera och samtidigt öka kvaliteten på rekryteringarna, säger Stina Nyström.
Man ska också se över processen för uppsägning och omplacering. Att forskare anställs på allmän visstidsanställning (ALVA) innebär i de flesta fall att de blir tillsvidareanställda efter två år, vilket stämmer illa med universitetsvärlden där de flesta anslag är treåriga.
Fakta
Oförbrukade bidrag
Budgetposten oförbrukade bidrag har ökat med 58 procent 2004-2008. Trenden är densamma i hela landet. Internrevisionens rapport visar att det framför allt är två mekanismer som leder till en ökning av budgetposten.
- Fördröjningseffekten (står för 90 procent: Den totala mängden bidrag ökar, och fördröjningseffekten innan pengarna börjar användas leder då till att mängden oförbrukade bidrag ökar.
- Bufferteffekten (10 procent): En osäker framtid leder till försiktighet i att använda bidragsmedel, då man upplever att det behövs en buffert för oförutsedda utgifter.
Anneli Waara