Hållbarhetsstyrning med hjälp av ny budgetmodell

Teknikförvaltningen på Region Gotland ska under 2023 implementera den nya hållbarhetsbudgeten som tagits fram tillsammans med forskare vid Uppsala universitet, Åbo akademi och Stockholms universitet.

I Region Gotlands utvecklingsstrategi 2040 är hållbar utveckling ett centralt begrepp och fokusområde. Regionen har ett stort ansvar när det gäller att driva frågor kring hållbar utveckling i det gotländska samhället. Men för att lyckas krävs en väl utvecklad verksamhetsstyrning som ger tydlig vägledning för vad som behöver göras. I dag saknas ofta konkreta styrverktyg inom både offentlig- och privat sektor för just hållbar utveckling.  

– Det behövs mer forskning och kunskap kring hållbarhetsstyrning. Det är nödvändigt för att kunna gå från ord till handling och veta vad man behöver göra för att styra mot hållbarhetsmål, säger Mathias Cöster, docent och lektor i industriell teknik vid Uppsala universitet. 

Pilotprojekt inom Teknikförvaltningen

Teknikförvaltningen vid Region Gotland har cirka 600 anställda. Förvaltningen ansvarar för service inom en mängd områden som exempelvis fastigheter, gator, parker, kollektivtrafik, vatten och avlopp, renhållning och hamnar. Det finns med andra ord många potentiella områden där olika typer av förändringar kan bidra till hållbar utveckling i regionen.

Mot bakgrund av detta startades ett samverkansprojekt mellan Teknikförvaltningen och forskarna Mathias Cöster vid Uppsala universitet och Matti Skoog vid Åbo akademi och Stockholms universitet. Från början var målet för Teknikförvaltningen att ta fram en koldioxidbudget men forskarna ville bredda begreppet. 

– Sänkta koldioxidutsläpp är en typ av nyckeltal, men det finns betydligt fler när det gäller verksamhetsstyrning mot en hållbar framtid. Därför breddade vi det hela till att istället handla om att ta fram en hållbarhetsbudget, säger Mathias Cöster. 

Budget som styrprocess

Projektet inleddes med att samla cheferna för de olika avdelningarna inom Teknikförvaltningen till en inledande workshop. 

– Det första vi gjorde var att resonera kring själva begreppet budget. Det är viktigt att förstå att en budget är en form av styrverktyg och samtidigt även en styrprocess. Det handlar i stort om tre saker; planera, mäta och följa upp, berättar Mathias Cöster.

Något som skiljer en hållbarhetsbudget från en vanlig budget är hanteringen av icke finansiella nyckeltal. Det vill säga nyckeltal som inte primärt mäts i pengar, till exempel sänkta koldioxidutsläpp eller minskad vattenförbrukning. Det blev också uppgiften inför nästföljande workshop; att ta fram vilka icke finansiella nyckeltal som är viktiga att följa upp. 

Budgetmatris med icke finansiella nyckeltal

Arbetet mynnade ut i en budgetmatris med konkreta nyckeltal för varje avdelning. Matrisen definierar även vad som ska mätas, vilka aktiviteter som ska göras och vilka effekter som väntas uppstå. Totalt genomfördes fyra workshops samt djupintervjuer med Patric Ramberg, förvaltningschef på Teknikförvaltningen och Ulrika Jansson, ekonomidirektör vid Region Gotland.

En fördel med denna kollaborativa forskningsmetod är att insikter och lärdomar skapas tillsammans och ger värden för både organisationen och för forskningen i stort.

– Det är både roligt och tillfredsställande att som forskare få jobba nära en organisation och se hur de anställda tar sig an dessa frågor. Vi fick en konkret output från denna pilotstudie, en budgetmatris och ett ramverk som förhoppningsvis kommer att skapa samhällsnytta i slutändan, säger Mathias Cöster.

Region Gotland ska under 2023 arbeta vidare med implementeringen av den nya hållbarhetsbudgeten. Forskningskollegorna Mathias Cöster och Matti Skoog kommer att följa det fortsatta arbetet och hoppas även att få nya medel för vidare forskning i ämnet.