Riktlinje för Uppsala universitets hantering av en kris

Inledning

Uppsala universitets huvuduppdrag är att bedriva utbildning och forskning, vilket hela dess organisation är anpassad för. I händelse av en kris kan förutsättningarna för universitetet att genomföra sitt uppdrag påverkas negativt. Oavsett vilka förhållanden som råder ska universitetet förmå bedriva sin verksamhet.
I det fall universitetet drabbas av en kris kan en tillfällig organisation behöva upprättas för att stödja ordinarie organisation att återgå till ett sådant läge där krishantering inte längre bedöms nödvändig.
Målsättningen med hanteringen av en kris är att vidta sådana åtgärder som gör att
• krisens effekter på myndighetens verksamhet motverkas och
• myndighetens verksamhet återgår till ordinarie läge.

Definitioner

För nämnda begrepp i detta avsnitt menas i denna riktlinje följande betydelser.

Kris
En kris vid Uppsala universitet är en allvarlig händelse som påverkar verksamheten så den inte kan bedrivas enligt ordinarie rutiner. En kris kännetecknas oftast av att den:
• drabbar plötsligt, oväntat och oförutsägbart
• bedöms kunna utgöra ett allvarligt hot mot individ, grupp och/eller organisation
• ligger utanför berördas och/eller Uppsala universitets kontroll
• kan förorsaka stora förändringar i livet och/eller mänskligt lidande
• kan skada förtroendet för Uppsala universitet

Krisorganisation
En tillfällig organisation som verkar för att hantera och dämpa akut uppkomna utmaningar till följd av en kris. Uppsala universitets krisorganisation har utformats för att ge stöd till ledning och chefer i händelse vid en kris.

De tre grundprinciperna för svensk krishantering är:

Ansvarsprincipen
vilken innebär ”att den som har ansvar för en verksamhet i normala situationer också har motsvarande ansvar vid störningar i samhället. Aktörer har ett ansvar att agera även i osäkra lägen. Den utökade ansvarsprincipen innebär att aktörerna ska stödja och samverka med varandra.”¹.

Likhetsprincipen
vilken innebär ”att aktörer inte ska göra större förändringar i organisationen än vad situationen kräver. Verksamheten under samhällsstörningar ska fungera som vid normala förhållanden, så långt det är möjligt.” ¹.

Närhetsprincipen
vilken innebär att ”att samhällsstörningar ska hanteras där de inträffar och av de som är närmast berörda och ansvariga.” ¹.

Ansvar och beslutsmandat

Rektor är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen på Uppsala universitet. Rektor säkerställer att den centrala krisorganisationen är bemannad med rätt kompetens och övas på regelbunden basis. Rektor fattar beslut om Uppsala universitet befinner sig i en kris. Rektor fattar också beslut om enskilt vetenskapsområde, universitetets förvaltning eller universitetsbiblioteket befinner sig i en kris. I övrigt följs universitets beslutade delegationsordning när beslut om krisläge behöver fattas.
Den befattningshavare som fattar beslut om kris fattar även beslutet om när krisen är hanterad och ledningen återgår till ordinarie rutin.

Ledningsförhållanden vid en kris

Vid en beslutad kris inträder förändrat sätt att leda en organisationsdel.
Prefektstyre innebär att prefekten kan fatta beslut om åtgärder för att avhjälpa krisen utan att förankra besluten inom ordinarie kollegiala ledningsstrukturer.
Dekanstyre innebär att dekanen inom vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap vid en beslutad kris kan fatta beslut om åtgärder för att avhjälpa krisen utan att förankra besluten inom ordinarie kollegiala ledningsstrukturer. Vid dekanstyre övergår även ingående institutioner inom vetenskapsområdet till prefektstyre.

Områdesföreståndarstyre innebär att områdesföreståndaren inom det campusområde den förestår kan fatta beslut om åtgärder för att avhjälpa krisen utan att förankra besluten inom egen intendenturstyrelse.

Vetenskapsområdet för humaniora och samhällsvetenskap

Prefekt är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen inom egen institution. Dekan fattar beslut om en institution inom vetenskapsområdet befinner sig i kris. Om så inträder prefektstyre.
Dekan är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen inom egen fakultet. Vicerektor fattar beslut om en fakultet inom vetenskapsområdet befinner sig i kris. Om så inträder dekanstyre samt prefektstyre vid de institutioner som ingår inom fakulteten.
Vicerektor är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen inom eget vetenskapsområde. Rektor fattar beslut om vetenskapsområdet befinner sig i kris. Om så leder vicerektor krisen till dess att den är hanterad.

Vetenskapsområdet för medicin och farmaci

Prefekt är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen inom egen institution. Vicerektor fattar beslut om en institution inom vetenskapsområdet befinner sig i kris. Om så inträder prefektstyre.
Vicerektor är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen inom eget vetenskapsområde. Rektor fattar beslut om vetenskapsområdet befinner sig i kris. Om så leder vicerektor krisen till dess att den är hanterad.

Vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap

Prefekt är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen inom egen institution. Vicerektor, inom vetenskapsområdet för teknik och naturvetenskap, fattar beslut om en institution inom vetenskapsområdet befinner sig i kris. Om så inträder prefektstyre.
Vicerektor är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen inom eget vetenskapsområde. Rektor fattar beslut om vetenskapsområdet befinner sig i kris. Om så leder vicerektor krisen till dess att den är hanterad.

Inom universitetsförvaltningen

Universitetsdirektören är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen för verksamhet som organisatoriskt tillhör universitetsförvaltningen. Rektor fattar beslut om universitetsförvaltningen befinner sig i kris. Om så leder universitetsdirektören eller den som universitetsdirektören delegerat ansvaret till krisen till dess att den är hanterad.

Inom universitetsbiblioteket

Överbibliotekarien är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen på universitetsbiblioteket. Rektor fattar beslut om universitetsbiblioteket befinner sig i kris. Om så leder överbibliotekarien krisen till dess att den är hanterad.

Inom campusområden

Områdesföreståndaren är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen på det campusområde denne företräder. Vicerektor fattar beslut om ett campusområde befinner sig i kris. Om så inträder områdesföreståndarstyre. Vid campusområden som omfattar flera vetenskapsområden åligger det aktuella vicerektorer att samverka om vilken vicerektor som fattar beslut om att en kris råder inom aktuellt campusområde.

Campus Gotland

Rektorsrådet för Campus Gotland är ytterst ansvarig för krisorganisationen och krisledningen på Campus Gotland. Rektor fattar beslut om Campus Gotland befinner sig i kris. Om så leder rektorsrådet krisen till dess att den är hanterad.

Krisledningsorganisation

Central krisledningsorganisation

I det fall rektor beslutar om att myndigheten befinner sig i kris aktiveras rektors krisledningsorganisation. Syftet med krisledningsorganisationen är att minska, förenkla och snabba upp tiden från beredning till beslut. Krisledningsorganisationen behöver vara redundant för att kunna verka under längre tid. Därav behöver minst två individer bemanna respektive roll inom krisledningsorganisationen. Vid Uppsala universitet utgörs den centrala krisledningsorganisationen enligt nedanstående organisation.

Ansvar för central och lokal krisledning under aktivering

Central och lokal krisledning ansvarar under dess aktivering för nedanstående punkter.
- leda krisledningsarbetet
- fatta beslut vilka syftar till att avhjälpa krisen
- ta fram och därefter kontinuerligt uppdatera lägesbilden
- ta fram en handlingsplan hur krisen ska hanteras
- säkerställa intern och extern kommunikation till medarbetare, studenter och eventuellt externa intressenter
- svara för samverkan med externa intressenter

Krisledningsorganisation vid institution/motsvarande

Krisledningsorganisation ska finnas på institutionsnivå/motsvarande och ska utses av prefekt/motsvarande. Institutionens krisledningsorganisation aktiveras då högre chef fattat beslut om att kris för institutionen råder. Institutionens krisledning har en ordinarie bemanning med minst en ersättare i syfte att skapa redundans och uthållighet. Vid en kris som inte omfattar hela universitetet kan prefekt/motsvarande efterfråga stöd från den centrala krisledningen via rektor. Exempel på krisledningsorganisation vid institution enligt nedan.

Övningssekretariat

Rektor ansvarar för att utse ett övningssekretariat. I övningssekretariatets ansvar ligger att på årlig basis planera och leda genomförandet av en central krisövning och en krisövning per vetenskapsområde. Övningssekretariatet ansvarar också för att utvärdera krisövningar och redovisa för rektor förslag på förbättringar i syfte att utveckla myndighetens förmåga att hantera en kris.

Beredskap

Vid Uppsala universitet finns beredskapsfunktionen tjänsteperson i beredskap (TiB). Funktionens förmåga är att eskalera händelser utanför ordinarie arbetstid. Grunden i denna beredskap utgår från särskilt utsedda tjänstepersoner i beredskap. Funktionen nås dygnet runt året om via universitetets larmnummer 018 – 471 25 00. Beredskapen säkerställer möjligheten att, vid behov, kunna aktivera relevanta chefer utanför ordinarie arbetstid. I det fall TiB anser att ett ärende behöver eskaleras söks samverkan genom kontakt med befattningshavare enligt nedanstående ordningsföljd:
1. Säkerhetschef
2. Akademiombudsman
3. IT-direktör
4. Kommunikationsdirektör
5. HR-direktör
6. Chefen för studentavdelningen

Inkallelse av universitetsledning

Vid behov av inkallning av universitetsledningen sker detta enligt särskilt upprättad rutin.

Referenser

¹ MSB, https://www.msb.se/sv/amnesomraden/krisberedskap--civilt-forsvar/det-svenska-civila-beredskapssystemet/