Riktlinjer för försäljning av inventarier

Dessa riktlinjer omfattar inte

• försäljning av aktier och andelar;
• försäljning av frivilligt efterfrågade varor som del av en avgiftsbelagd verksamhet;
• försäljning förenad med rätt till hyra och återköp;
• överföring av egendom till svenska myndigheter; eller
• IT-utrustning för vilken Avdelningen för universitetsgemensam IT ansvarar som skickas för återbruk eller destruering enligt särskilt avtal.

I enlighet med förordningen (1996:1191) om överlåtelse av statens lösa egendom får universitetet avyttra lös egendom om egendomen inte längre behövs för statens verksamhet eller den blivit obrukbar. Avyttringen kan ske genom att egendomen kasseras, byts bort eller säljs.

Vid försäljning av universitets lösa egendom ska följande tillämpas.

Behov av egendomen

Eftersom en försäljning förutsätter att egendomen inte längre behövs för statens verksamhet behöver detta förhållande undersökas. Vilka undersökningsåtgärder som är påkallade beror på typen av egendom.

För standardinventarier, så som t.ex. skrivbord, kontorsstolar, skärmar etc., kan det antas att staten har de inventarier som den behöver och att några faktiska undersökningsåtgärder därför inte är nödvändiga. Det är dock lämpligt att undersöka om någon verksamhet inom universitetet kan vara i behov av inventarierna innan försäljning påbörjas till externa parter.

För inventarier utöver normalstandard, så som t.ex. ovanliga forskningsinstrument, behöver konkreta undersökningsåtgärder vidtas. Hur långtgående undersökning som behövs får avgöras från fall till fall beroende av egendomens värde och vilken efterfrågan man kan anta finns för egendomen. Enklast är att ställa frågan till andra institutioner, lärosäten som är svenska myndigheter och andra myndigheter som det kan antas kan ha intresse av att överta egendomen. Om dessa inte visar sådant intresse så får det förutsättas att egendomen inte längre behövs för statens verksamhet.

Bedömningen om att egendomen inte längre behövs för statens verksamhet ska dokumenteras på ett spårbart sätt.

Affärsmässighet

Försäljningen skall ske affärsmässigt. Affärsmässighet innebär att egendomen inte får säljas till underpris liksom att inga ovidkommande hänsyn får tas vid försäljningen. Det bokförda värdet saknar härvid betydelse, så som t.ex. huruvida egendomen är avskriven och därmed saknar värde i redovisningen.

Egendomen ska säljas så att priset blir så fördelaktigt som möjligt för universitetet. Ett lämpligt sätt att säkerställa detta är att egendomen utbjuds till en större krets.

För att säkerställa att försäljningen inte sker till underpris ska priset i vart fall bestämmas till vad köparen skulle få betala för motsvarande vara hos en detaljist, inklusive moms.

Vid försäljning av egendom där värdet kan antas överstiga ett halvt prisbasbelopp (2024: 57 300 kr) ska försäljningen föregås av att egendomen värderas av en opartisk och för ändamålet kompetent värderingsman och det skriftligen dokumenteras hur egendomens värde fastställts. Att värderingsmannen är opartisk innebär att värderingsmannen inte har intresse i försäljningen eller har en sådan relation till annan som har intresse i försäljningen att det är ägnat att rubba förtroendet för värderingsmannens opartiskhet.

Om kostnaden för att sälja en viss egendom (t.ex. i form av kostnad för värdering, raderande av lagringsmedia eller redovisningsarbete) skulle överstiga försäljningsintäkten ska egendomen som utgångspunkt kasseras. Det är också möjligt att bedöma att en försäljning för noll kronor är affärsmässig. Detta förutsatt att det inte går att uppbåda en betalande köpare men att en spekulant genom övertagandet skulle överta universitets kostnader för att kassera egendomen.

Bedömningen av affärsmässighet ska dokumenteras på ett spårbart sätt.

Moms

Utgående moms debiteras inte vid försäljning av inventarier.

Särskilt om IT-utrustning och annan lagringsmedia.

Vid försäljning av IT-utrustning som t.ex. datorer, telefoner eller annan utrustning som kan lagra universitetets data och licenser, ska komplett radering och/eller fabriksåterställning genomföras innan försäljning får ske. Radering och fabriksåterställning säkerställer att varken programvara till vilken universitetet har licens, eller data som personuppgifter, sekretesskyddad eller verksamhetskritisk information, sprids olovligen.

Klientdatorer och mobiltelefoner kan behöva rapporteras för avregistrering i inventariesystem så som klientregister och licensregister i enlighet med gällande regelverk.

Intressekonflikt

Varken ansvarig för försäljningen eller en värderingsman som värderat egendomen eller någon till dem närstående får köpa egendomen.

Exportkontroll m.m.

Vid försäljning av produkter med dubbla användningsområden som omfattas av exportkontroll gäller särskilda regler. Mottagaren av produkten ska alltid informeras om att produkten omfattas av exportkontroll. Intäkter från försäljning av exportkontrollerade produkter med dubbla användningsområden ska deklareras årligen till Inspektionen för strategiska produkter. Om försäljningen innebär att egendomen ska skickas utanför EU (exporteras) så behövs ett exporttillstånd.

Vid försäljning av produkter som utgör krigsmateriel gäller mer restriktiva regler.

Sanktioner kan innebära utökad exportkontrollreglering till vissa länder eller mottagare.

Vid frågor om exportkontroll av produkter med dubbla användningsområden hänvisas till Säkerhetsavdelningen.

Avtal

Vid försäljning ska skriftligt överlåtelseavtal tecknas med köparen. Vid frågor om avtal hänvisas till Juridiska avdelningen.

Ansvar

Ansvarig för försäljningen är den som erhållit delegation för detta enligt gällande delegationsordning. Ansvaret inbegriper att tillse att försäljningen sker enligt förevarande riktlinjer och att överlåtelseavtal tecknas.