Riktlinjer för hantering av kränkande särbehandling

Bakgrund

Inledning

Uppsala universitet ska ha en hälsofrämjande och hållbar arbetsmiljö. Det åstadkoms bland annat genom att arbeta förebyggande för att motverka förhållanden i arbetsmiljön som kan leda till sociala hälsorisker, men också genom att utreda och åtgärda inträffade händelser. Arbetsgivaren har ansvar för att planera, organisera, vid behov genomföra åtgärder, dokumentera och följa upp arbetsmiljöarbetet. Det ska genomföras enligt universitetets uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet, universitetets delegationsordning och i enlighet med de krav som gäller för systematiskt arbetsmiljöarbete. [1] Alla arbetstagare har ett ansvar att delta i arbetsmiljöarbetet, följa de riktlinjer som finns, rapportera eventuella risker och tillbud samt sträva efter att tillsammans kontinuerligt förbättra och utveckla arbetsmiljön. [2] Genom det bidrar alla till att förebygga och motverka kränkande särbehandling.

Kränkande särbehandling accepteras inte vid Uppsala universitet. [3] Om det kommer till arbetsgivarens kännedom att en arbetstagare upplever sig utsatt för kränkande särbehandling ska universitetet agera skyndsamt. Detta dokument utgör riktlinjer för universitetets hantering av misstankar och anmälningar om kränkande särbehandling mot en eller flera arbetstagare vid universitetet. [4] Riktlinjerna beskriver chefens ansvar för att hantera ärenden avseende kränkande särbehandling enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4). På universitetets interna webbplats finns mer information om det förebyggande arbetet för att motverka kränkande särbehandling.

Riktlinjerna utgår från arbetsmiljölagen (1977:1160), Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1), Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4), samt Policy för arbetsmiljö och lika villkor för Uppsala universitet.

Avgränsning

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4), som reglerar arbetsgivarens ansvar gällande kränkande särbehandling, omfattar inte studenter. [5] Dessa riktlinjer är därför avgränsade till att beskriva universitetets hantering av kränkande särbehandling mellan arbetstagare. Riktlinjerna ska dock tillämpas för studenter som även är arbetstagare vid Uppsala universitet. [6]

Uppsala universitet har dock enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) och föreskrifterna om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) en skyldighet att bedriva ett arbetsmiljöarbete för att förebygga sociala hälsorisker i arbetsmiljön/studiemiljön även för studenter, samt för att utreda och åtgärda eventuella händelser. På universitetets interna webbplats finns information om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Arbetsmiljölagstiftningen

Arbetsmiljölagens (1977:1160) ändamål är att förebygga ohälsa i arbetet samt att även i övrigt uppnå en god arbetsmiljö.

Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1) ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för att någon kan komma att drabbas av ohälsa. [7] Om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa i arbetet och om något allvarligt tillbud inträffar i arbetet, ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att risker för ohälsa kan förebyggas i fortsättningen. [8] Arbetsgivaren ska omedelbart eller så snart det är praktiskt möjligt genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa i arbetet. Åtgärder som inte genomförs omedelbart ska föras in i en skriftlig handlingsplan. När åtgärder har genomförts ska arbetsgivaren kontrollera resultatet för att säkerställa att riskerna har hanterats. Om åtgärderna inte har varit tillräckliga kan de behöva kompletteras. [9] Arbetsmiljöarbetet ska genomföras i samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare. [10] Arbetstagarnas representant i arbetsmiljöfrågor, skyddsombudet, har en viktig roll i arbetet.

I Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö (AFS 2015:4) regleras arbetsgivarens ansvar gällande bland annat kränkande särbehandling. Kränkande särbehandling omfattas av det systematiska arbetsmiljöarbetet. [11]

Definition av kränkande särbehandling

Kränkande särbehandling definieras som handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap. [12]

Förebyggande arbete mot kränkande särbehandling

Förebyggande arbete mot kränkande särbehandling handlar om att ha ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete. Ofta är det brister i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön som är orsaken till att kränkande särbehandling uppstår på en arbetsplats. För att förebygga och motverka kränkande särbehandling är det därför viktigt att undersöka om det finns risker i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, och vid behov åtgärda dessa risker. Exempel på förhållanden i arbetsmiljön som är viktiga att vara uppmärksam på och regelbundet undersöka är arbetsbelastning, arbetsfördelning, konflikter och förutsättningar för samarbete. Universitetets arbetsmiljörond för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön kan användas för detta. Även andra sätt att undersöka arbetsmiljön finns, till exempel genom regelbundna personalmöten, avstämningsmöten och medarbetarsamtal. Ett gemensamt arbete kring bemötande kan också bidra till att förebygga och motverka kränkande särbehandling. Universitetets medarbetarpolicy kan användas i detta arbete.

Prefekt/motsvarande ansvarar enligt universitetets uppgiftsfördelning i det systematiska arbetsmiljöarbetet och universitetets delegationsordning för att det förebyggande arbetsmiljöarbetet genomförs på institutionen/motsvarande.

Utredning av omständigheter

Om en arbetsgivare får kännedom om att en eller flera arbetstagare anser sig i samband med arbetet ha blivit utsatt för kränkande särbehandling av någon som utför arbete hos arbetsgivaren, är arbetsgivaren skyldig att utreda omständigheterna kring de upplevda händelserna. [13] Skyldigheten att utreda gäller också i förhållande till den som fullgör praktik eller utför arbete som inhyrd eller inlånad arbetskraft.

Prefekt/motsvarande har en skyldighet att vid misstanke eller anmälan om kränkande särbehandling skyndsamt utreda händelsen. Syftet med utredningen är att, utöver att ta reda på vad som har hänt, få de oönskade beteendena att upphöra, förebygga ohälsa och skapa en god arbetsmiljö. Syftet är således att utreda omständigheterna, inte att reglera frågor om kompensation och skuld. [14] Universitetet är därför inte skyldig att ta reda på om kränkande särbehandling har förekommit. Det kan dock i vissa fall vara relevant att utreda detta. Det behöver avgöras i det enskilda fallet.

Arbetstagare vid universitetet har en skyldighet att inom ramen för sin anställning medverka i en utredning om kränkande särbehandling. [15]

Anmälan

En arbetstagare som upplever sig utsatt för kränkande särbehandling ska i första hand vända sig till sin närmaste chef. I en situation då en arbetstagare upplever sig utsatt för kränkande särbehandling av sin närmaste chef ska arbetstagaren vända sig till chefens överordnade.

Det finns inga formella krav på hur en anmälan ska utformas. För att underlätta utredningen är det önskvärt att anmälan innehåller namnuppgifter på berörda parter, en beskrivning av händelseförloppet samt att det framgår att någon anser sig utsatt för kränkande särbehandling. Av beskrivningen bör tydligt framgå när, i vilket sammanhang och på vilket sätt kränkande särbehandling har ägt rum och av vem/vilka samt om händelserna är arbetsrelaterade eller inte.

En anställd som får kännedom om kränkande särbehandling mot en eller flera arbetstagare bör, efter avstämning med den/de utsatta, informera prefekten/motsvarande vid arbetstagarens institution/motsvarande.

Anonym anmälan

En anonym anmälan innebär att arbetsgivaren fått kännedom om händelsen, utan att känna till anmälarens identitet. Vid kännedom om kränkande särbehandling finns en skyldighet att utreda och i förekommande fall vidta åtgärder, oavsett om anmälaren är känd eller anonym. En anonym anmälan innebär ofta att möjligheterna att göra en fullständig utredning begränsas. Det påverkar också vilka åtgärder som kan vidtas. I normalfallet kan en anonym anmälan inte leda till en utredning som mynnar ut i påföljder för den anmälde.

Observera att i de fall anmälarens identitet är känd för universitetet kan inte anmälan betraktas som anonym.

Inledande bedömning

Prefekt/motsvarande som får kännedom om ett eventuellt fall som rör kränkande särbehandling inom sitt ansvarsområde ska utan dröjsmål initiera en utredning genom en inledande bedömning. Den inledande bedömningen syftar till att prefekt/motsvarande ska kunna fatta beslut om vilka åtgärder som eventuellt kan behöva vidtas för att hantera situationen, få de oönskade beteendena att upphöra och förebygga framtida sociala hälsorisker i arbetsmiljön. Syftet är även att undersöka behovet av att utreda ärendet vidare. Den inledande bedömningen görs vanligtvis genom samtal med berörda. Samtalet ska omfatta information om universitetets riktlinjer och rutiner vid kränkande särbehandling.

I anslutning till en utredning ska prefekt/motsvarande i normalfallet även säkerställa att följande frågor besvaras:

• Har prefekt/motsvarande klargjort att kränkande särbehandling inte accepteras på institutionen/motsvarande?
• Har chefer och arbetsledare på institutionen/motsvarande tillräckliga kunskaper kring hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling?
• Finns det på institutionen/motsvarande tydliga rutiner kring vem som tar emot information, hur informationen hanteras och vilket stöd som finns att få för utsatta personer?
• Finns det på institutionen/motsvarande ett fungerande systematiskt arbetsmiljöarbete som också innefattar organisatoriska och sociala arbetsmiljöförhållanden?

Prefekt/motsvarande kan avstå från åtgärder och vidare utredning, och avsluta ett ärende efter den inledande bedömningen, endast om det är uppenbart att kränkande särbehandling inte har förekommit eller varit av mindre allvarligt slag.

Fördjupad utredning

Om vidtagna åtgärder efter den inledande bedömningen inte bedöms tillräckliga eller om det finns behov av att utreda ärendet vidare ansvarar prefekt/motsvarande för detta.

Det finns inga formkrav på hur en fördjupad utredning ska genomföras.

Omständigheterna ska utredas i den utsträckning som krävs för att prefekt/motsvarande ska kunna bilda sig en uppfattning om vad som hänt. En fördjupad utredning syftar till, på motsvarande sätt som den inledande bedömningen, att prefekt/motsvarande ska kunna fatta beslut om vilka åtgärder som eventuellt kan behöva vidtas för att hantera situationen, få de oönskade beteendena att upphöra och förebygga framtida sociala hälsorisker i arbetsmiljön.

Mindre allvarliga och enstaka händelser kan utredas vidare på

institutionsnivå/motsvarande om förutsättningarna finns. I mer allvarliga och komplexa fall kan utredning behöva göras av någon utanför arbetsplatsen med tillräcklig kompetens, för att säkerställa oberoende och att en saklig och systematisk utredning görs.

Skyddande arbetsmiljöåtgärder under pågående utredning

För att underlätta för berörda parter bör prefekt/motsvarande ta ställning till behov av skyddande åtgärder under pågående utredning av kränkande särbehandling. De skyddande åtgärderna ska vara tillfälliga och begränsade samt måste vara relevanta för att minska risken för situationer där kränkande särbehandling skulle kunna förekomma. Exempel på skyddande åtgärder kan vara att genom arbetsledning göra vad som är möjligt att, inom ramen för gällande regelverk, tillfälligt skilja personer åt i vissa situationer, eller att undvika enskilda möten mellan berörda.

Riskbedömning och åtgärder

Arbetsgivaren är i förekommande fall skyldig att vidta de åtgärder som skäligen kan krävas för att kränkande särbehandling ska upphöra samt att risker för ohälsa kan förebyggas i fortsättningen. [16]

Prefekt/motsvarande har ansvar för att eventuella arbetsmiljöåtgärder eller andra åtgärder till följd av den aktuella händelsen eller händelserna vidtas. Det gäller även när beslut fattats att avsluta en utredning p.g.a. att det är uppenbart att kränkande särbehandling inte har förekommit. Viktiga utgångspunkter är den information som framkommit i den inledande bedömningen och eventuellt den fördjupade utredningen, samt svaret på frågorna som ställs under rubriken ”Inledande bedömning”.

Åtgärder kan behöva vidtas på individ-, grupp- och organisationsnivå.

Åtgärder på individnivå

Individuell handlingsplan tas fram vid behov.

Individåtgärder ska hanteras konfidentiellt och ska inte kommuniceras till de berörda parterna.

I vissa fall kan det vara aktuellt att hänskjuta fråga om individuella åtgärder mot en arbetstagare till personalansvarsnämnden. Detta sker efter beslut av rektor.

Åtgärder på grupp- och organisationsnivå

Om en utredning (inledande bedömning eller fördjupad utredning) visar att det finns risker i den organisatoriska och sociala arbetsmiljön behöver en riskbedömning göras för att kunna fatta beslut om lämpliga arbetsmiljöåtgärder. Åtgärder som inte kan vidtas skyndsamt ska föras in i en handlingsplan. Riskbedömning med handlingsplan ska tas fram i samverkan med skyddsombud.

Åtgärder på grupp- och organisationsnivå ska kommuniceras till de berörda parterna.

Uppföljning

Prefekt/motsvarande ska i normalfallet planera för uppföljning av ärenden gällande kränkande särbehandling. Detta gäller oavsett om ärendet lett till åtgärder eller inte. Om ärendet lett till åtgärder ska dessa följas upp för att säkerställa att de haft avsedd effekt. Om åtgärderna har varit otillräckliga behöver prefekt/motsvarande överväga ytterligare åtgärder för att komma tillrätta med situationen och förebygga framtida ohälsa.

Uppföljningen ska tidsbestämmas och omfatta:

• Individuell uppföljning med inblandade parter.
• Identifierade risker och beslutade åtgärder gällande den organisatoriska och sociala arbetsmiljön på grupp- och organisationsnivå enligt framtagen handlingsplan för arbetsmiljöförbättrande åtgärder.

Dokumentation, allmän handling och diarieföring

En skriftlig anmälan som kommer in till myndigheten utgör en allmän handling. En tjänsteanteckning ska upprättas över en muntlig anmälan varefter tjänsteanteckningen blir en allmän handling. Allmänna handlingar ska diarieföras.

Även interna handlingar ska diarieföras, då dessa tillför ärendet sakuppgift. Prefekt/motsvarande ska, till exempel i en tjänsteanteckning, dokumentera vad som framkommit i den inledande bedömningen och, om sådan genomförts, den fördjupade utredningen, vilka åtgärder som vidtagits och om åtgärderna bedöms tillräckliga för att ärendet ska kunna avslutas. Om en riskbedömning genomförts ska denna diarieföras tillsammans med handlingsplan för arbetsmiljöförbättrande åtgärder.

När ärendet avslutas bör akten gås igenom och handlingar som inte tillför sakuppgift till frågan rensas ut. Handlingar som inkommit till myndigheten och hanteras i ärendet får inte rensas ut. Uppgifter i allmänna handlingar kan vara offentliga eller sekretessbelagda. Begär någon ut handlingen ska en sekretessprövning göras.

Stöd

Det är viktigt att berörda parter vid behov kan få stöd och hjälp. Det gäller både den som upplever sig utsatt och den som är utpekad. Prefekt/motsvarande ansvarar för att informera om och vid önskemål från arbetstagaren erbjuda stöd via till exempel företagshälsovård. En arbetstagare kan även kontakta institutionens/motsvarande skyddsombud eller facklig företrädare för att få stöd.

Prefekt/motsvarande får i första hand stöd av institutionens/motsvarande verksamhetsnära HR och vid behov rådgivning av HR-avdelningen.

Juridiska avdelningen och registraturen hjälper till vid frågor om offentlighet och sekretess.

Fotnoter

[1] I dessa föreskrifter används begreppet prefekt/motsvarande. Utifrån hur arbetsmiljöuppgifter i det systematiska arbetsmiljöarbetet har fördelats kan det innebära att det avser en chef på en annan organisatorisk nivå.

[2] Policy för arbetsmiljö och lika villkor för Uppsala universitet, UFV 2021/1473

[3] Policy för arbetsmiljö och lika villkor för Uppsala universitet, UFV 2021/1473

[4] Se även Riktlinjer för hantering av trakasseriärenden enligt diskrimineringslagen, UFV-PA 2020/2325.

[5] Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, 3 §

[6] Anställda doktorander omfattas av riktlinjerna.

[7] Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1, 8 §

[8] Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1, 9 §

[9] Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1, 10 §

[10] Arbetsmiljölagen (1977:1160), 3 kap. 1a § samt kap. 6 och Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1), 4 §

[11] Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, 5 §

[12] Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, 4 §

[13] Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1, 9 § och Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, 14 §

[14] Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, 14 §

[15] Arbetsmiljölagen (1977:1160), 3 kap. 4 § och Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1), 4 §

[16] Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1, 9 och 10 §§ och

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö, AFS 2015:4, 13 och 14 §§