Riktlinjer för tillträde och upplåtelse till Uppsala universitets lokaler

Inledning

Dessa riktlinjer gäller för tillträde och upplåtelse till samtliga Uppsala universitets lokaler. Universitetets lokaler är inte att betrakta som allmänna i den meningen att allmänheten har tillträde till dem. Uppsala universitet präglas av öppenhet gentemot omgivande samhälle och utgör en lokal, nationell och internationell mötesplats för kunskap, kultur och kritisk dialog. Universitetet utgör en oberoende och opartisk kunskapsorganisation med utgångspunkt i vetenskaplig integritet. Det fria ordet har en given plats inom universitetet.

Grundregeln är att endast studenter som är antagna till utbildning på grund-, avancerad och forskarnivå samt anställda och andra personer med arbetsplats på institutionerna har tillträde till universitetets lokaler. Tillträdesrätten gäller i den utsträckning som behövs för studiema respektive tjänstgöringen. Tillträdesrätten gäller även för representanter för universitetets studentkårer och personalorganisationer. Andra kategorier än de nämnda har inte tillträde till korridorer, undervisningssalar och andra utrymmen utan särskilt tillstånd.

Kulturella ändamål och representation

Tillträde till lokaler som i huvudsak nyttjas för kulturella ändamål eller för representation omfattas också av dessa riktlinjer. Vad gäller denna typ av lokaler har dock allmänheten tillträde under vissa förutsättningar, t ex till universitetsbiblioteket, universitetets museer, trädgårdsinrättningar och caféer/restauranger. Vid föreläsningar och seminarier som utlysts som offentliga, konferenser, konserter och så kallade Öppet hus-arrangemang kan allmänheten även ha tillträde till undervisningslokaler.

Kommersiell verksamhet

Försäljning eller marknadsföring av tjänster eller produkter till studenter eller anställda i egenskap av privatpersoner är inte tillåten i universitetets lokaler. Förbudet gäller all form av försäljning eller marknadsföring, som bedrivs av externa företag, t ex över disk, i tillfälliga montrar eller i form av försäljningserbjudanden på anslagstavlor, i form av flygblad eller andra distributionssätt. Förbudet gäller även för tomtmark i anslutning till universitetets lokaler. Från förbudet finns undantag enligt följande:

1. Undantag gäller för universitetets egen museiverksamhet, inklusive trädgårdsanläggningar, inom vilket försäljning och marknadsföring av universitetets profilprodukter och souvenirer med mera är tillåten, samt för företag och organisationer med vilka universitetet har avtal eller då dessa tillfälligt förhyr lokaler av universitetet.
2. Undantag kan medges för företag och organisationer som inom ramen för försäljning till myndigheten Uppsala universitet förevisar nya produkter eller tjänster för enheter/motsvarande som har bokat visningar etc.
3. Undantag kan också medges för företag och organisationer, som inbjuds att informera studenter i samband med t.ex. recentiorsinformation och arrangemang för arbetsmarknadssyften.

Politiska organisationer

Uppsala universitet kan medge upplåtelse för politiska möten till de politiska partier som innehar mandat i Sveriges riksdag, Uppsala regionfullmäktige, Uppsala kommunfullmäktige eller Gotlands regionfullmäktige.

Inför allmänna val i Sverige gäller följande angående politiska partiers tillträde att bedriva valkampanj i universitetets lokaler. De politiska partier som innehar mandat i Sveriges riksdag, Uppsala regionfullmäktige, Uppsala kommunfullmäktige eller Gotlands regionfullmäktige, får efter samråd med berörda intendenter angående tid och plats för valkampanj saktiviter, tillträde till universitetets allmänna utrymme två veckor före de allmänna valen.

För politiska organisationer som inte innehar plats i Sveriges riksdag, Uppsala regionfullmäktige, Uppsala kommunfullmäktige eller Gotlands regionfullmäktige ska prövning ske vid varje upplåtelse- och tillträdestillfälle. Organisationer med koppling med våldsbejakande extremism medges inte tillträde till universitetets lokaler.

Studentkårer och andra studentföreningar

Enligt I kap. 13 högskoleförordningen gäller följande angående studentföreningars rätt att använda undervisningslokaler:

"En högskola är skyldig att låta en demokratiskt uppbyggd förening för studenter vid högskolan använda undervisningslokalerna vid en sammankomst som föreningen anordnar för sina medlemmar, om sammankomsten hålls för upplysning, meningsyttring eller annat liknande syfte eller för framförande av konstnärligt verk. Den som av föreningen har bjudits in för att medverka vid sammankomsten fir inte vägras tillträde till möteslokalerna.

Vad som sägs i första stycket skall inte gälla om det är antagligt att det vid sammankomsten kommer att uppstå någon allvarlig ordningsstörning eller inträffa någonting som strider mot lag. Första stycket gäller inte heller om föreningens användning av lokalerna är oförenlig med högskoleverksamhetens behöriga gång eller med högskolans förpliktelser mot tredje man."

Om ovanstående inte är uppfyllt, föreligger ingen rätt till tillträde till universitetets lokaler, oavsett om det är undervisningslokaler eller andra utrymmen, såvida det inte föreligger en inbjudan från universitetet.

De studentfdreningar som enligt 1 kap. 13 högskoleförordningen har rätt att använda undervisningslokaler ska vid användning av undervisningslokalerna betala sedvanlig hyra. De sammanslutningar som har ställning som studentkår vid Uppsala universitet får utnyttja undervisningslokaler inom universitetet utan kostnad vid sammankomster för sina medlemmar enligt 1 kap. 13 högskoleförordningen.

En demokratiskt uppbyggd organisation med tydlig anknytning till en utbildning vid universitetet eller till studentkårernas verksamhet kan efter beslut av föreståndaren (motsv) inom varje intendenturområde få rätt att för en viss aktivitet ha tillträde även till gemensamma utrymmen, om detta inte inkräktar på universitetets övriga verksamhet.

Anknytningen skall intygas av ett organ vid universitetet eller av en studentkår vid universitetet. Ett sådant intyg kan gälla för viss tid, dock längst för ett läsår.

Process vid upplåtelse av lokaler

Varje upplåtelse som berörs av dessa riktlinjer ska föregås av prövning i enlighet med nedanstående:

1 . Ansökan med önskemål om förhyrning av lokal lämnas till berörd intendentur alternativt universitetets centrala lokalbokning.

1. Det huvudsakliga syftet med evenemanget samt information om ansvarig, medverkande, talare/föreläsare ska anges vid ansökan.
2. Prövning sker av berörd intendentur alternativt universitetets centrala lokalbokning om förhyrning kan ske. Därvid ska bedömas om en uthyrning riskerar att störa undervisning eller forskning.
3. I det fall oklarhet om uthyrning bör ske föreligger vid prövning ska ärendet hänskjutas vidare till universitetsdirektör för bedömning.
4. Om uthyrning synes kunna medges utförs, i förekommande fall riskbedömning gällande det berörda evenemanget. Riskbedömning utförs av universitetets säkerhetsavdelning.
5. Riskbedömningen kan resultera i att uthyrning inte bedöms genomförbar alternativt bedöms genomförbar om en eller flera säkerhetsåtgärder vidtages.
6. Om evenemanget bedöms möjligt att genomföra med säkerhetsåtgärder ska samtliga kostnader för dessa debiteras hyresgästen ifråga.
7. I det fall ytterligare åtgärder och kostnader uppkommer genom ändrat säkerhetsläge fram till och med genomförande av evenemanget ska även dessa ökade kostnader debiteras hyresgästen.
8. Hyresgästen ska förbinda sig att följa de ordningsregler och föreskrifter universitetet beslutar.

Ansvar

Föreståndaren (motsv) inom varje intendenturområde ansvarar för att dessa riktlinjer efterlevs i universitetets lokaler samt att otillåtet material skyndsamt tas bort från t ex anslagstavlor och andra ytor inom universitetets område. Föreståndaren kan medge undantag från riktlinjerna om synnerliga skäl föreligger.