Rutin för hantering av styrande dokument vid Uppsala universitet

1 Bakgrund

Universitetsdirektören uppdrog 2015-09-07 (UFV 2015/1242) åt planeringsavdelningen att göra en översyn av universitetets måldokument och andra styrande dokument beslutade av konsistorium, rektor, universitetsdirektör, på avdelningsnivå samt på nämndnivå. I uppdraget ingick också att göra dokumenten tillgängliga och sökbara på ett ändamålsenligt sätt. Rutin för hantering av styrande dokument vid Uppsala universitet fastställdes 2016-11-15 och en ny mål- och regelsamling togs i bruk sommaren 2017. I juni 2024 publicerades mål- och regelsamlingen på en ny webbplattform och i samband med det gjordes vissa förändringar för att säkerställa tillgängligheten. Sedan rutinen fastställdes har en del förändringar skett i strukturen för styrande dokument och denna version är en revidering med konsekvensändringar som följer därav.

2 Struktur och begrepp för styrande dokument vid Uppsala universitet

Nedanstående benämningar och beslutsnivåer beskriver den ordning som gäller för styrdokument beslutade av konsistoriet, rektor, områdesnämnd, fakultetsnämnd samt avdelningschef. Dessa är tillgängliga i mål- och regelsamlingen.

2.1 Mål och strategier

Mål och strategier omfattar beslut som innebär övergripande och mer långsiktig mål och resultatstyrning

a) Mål och strategier

Övergripande mål och strategier för Uppsala universitet fastställs av konsistoriet, och utgör utgångspunkt för mål- och strategier för andra delar av verksamheten.

• Beslutsfattare: konsistoriet, områdes- och fakultetsnämnd samt universitetsdirektören.
• Anger universitetets respektive vetenskapsområdets övergripande vision, mål och strategier.
• Giltighet: uppdateras regelbundet enligt fastställd rutin.

b) Policy

En policy anger allmänna mål eller värden som ska beaktas för ett visst område. En policy bör antingen kompletteras med andra styrande dokument, alternativt kan den ingå som en del i en riktlinje.

• Beslutsfattare: rektor.
• Giltighet: uppdateras regelbundet enligt fastställd rutin.

2.2 Verksamhetsplanering och uppföljning

Verksamhetsplanering och uppföljning avser beslut avseende årlig planering och uppföljning som en del i att integrera målen i den ordinarie verksamhetsplaneringen.

a) Planering

• Beslutsfattare: konsistorium, områdes- och fakultetsnämnder samt universitetsdirektör.
• Till planeringsdokument hör exempelvis verksamhetsplaner, budgetunderlag samt forsknings- och utbildningsstrategier.
• Giltighet: begränsad enligt angiven tid (vanligen 1–3 år).

b) Uppföljning

• Beslutsfattare: konsistorium och rektor.
• Till uppföljningsdokument hör exempelvis årsredovisningar samt årlig slutrapport för intern styrning och kontroll.
• Giltighet: begränsad enligt angiven tid (vanligen 1–3 år)

2.3 Regler

Regler omfattar beslut som innebär myndighetsutövning eller annan regelstyrning. Beslutsnivåerna för olika regeldokument följer universitetets delegationsordning.

a) Föreskrifter

Regler beslutade efter bemyndigande av regeringen i en förordning

• Beslutsfattare: konsistorium eller rektor.
• Giltighet: enligt fastställd rutin för uppdatering.
• Sakansvariga vid universitetsförvaltningen ansvarar för översyn och framtagning av förslag till revidering av föreskrifter.

b) Arbetsordningar

Övergripande arbetsordning för Uppsala universitet fastställs av konsistoriet och utgör utgångspunkt för arbetsordningar för andra delar av verksamheten.

• Beslutsfattare: konsistoriet fastställer universitetsövergripande arbetsordning. Områdes- och fakultetsnämnd samt universitetsdirektör fastställer arbetsordning inom ramen för sitt ansvarsområde.
• Anger fördelning av arbetsuppgifter, beslutanderätt och ansvar för olika frågor inom universitetet.
• Giltighet: uppdateras regelbundet enligt fastställd rutin.

c) Riktlinjer

Regler som utgår från externa regelverk samt föreskrifter.

• Beslutsfattare: konsistoriet eller rektor fastställer universitetsövergripande riktlinjer. Områdes- och fakultetsnämnder fastställer riktlinjer som lokala tillämpningar för sitt vetenskapsområde.
• Giltighet: uppdateras regelbundet enligt fastställd rutin.
• Sakansvariga avdelningschefer vid universitetsförvaltningen ansvarar för översyn och framtagning av förslag till revidering av universitetsövergripande riktlinjer inför beslut av rektor. Nämnderna ansvarar för de egna lokala riktlinjerna.

d) Rutiner

Rutiner reglerar på en mer detaljerad nivå hur en regel ska tillämpas och vad som ska göras. Rutiner ska vara beslutade och diarieförda dokument som innebär tillämpning eller tolkning av föreskrifter och riktlinjer.

• Beslutsfattare: universitetsdirektör, respektive avdelningschef eller områdes/fakultetsnämnd.
• Giltighet: uppdateras regelbundet enligt fastställd rutin.
• Sakansvariga avdelningschefer vid universitetsförvaltningen ansvarar för framtagning, översyn och revidering av rutiner. Nämnderna ansvarar för lokala rutiner.

e) Delegationsordningar

Delegation innebär överföring av beslutanderätt från ett organ eller en befattningshavare till underordnat organ eller underordnad befattningshavare. Överföring av uppgifter som inte innebär beslutsfattande utgör inte delegation.

• Beslutsfattare: organ eller befattningshavare med rätt att fatta beslut har också rätt att delegera, om inte annat har föreskrivits. Delegation kan ges till ett beslutande organ eller till en befattningshavare.
• Giltighet: en delegation kan när som helst återkallas, helt eller delvis.

Dokument- och beslutsstruktur för mål och regelsamlingen

2.4 Rekommendationer och administrativ information

Utöver de styrande dokument samt rutiner som fastställs enligt ovan finns även behov av olika slags rekommendationer, handledningar och administrativ information. Dessa innebär konkreta tillämpningar och information och läggs ut i medarbetaringången, dock inte i mål- och regelsamlingen. Vanligen fattas inte heller formaliserade beslut utan dessa hanteras i den löpande verksamheten.

3 Organisation

3.1 Redaktion för mål- och regelsamlingen

Den gemensamma hanteringen av mål-och regelsamlingen sköts av en redaktionsgrupp bestående av:

• Två dokumenthandläggare från planeringsavdelningen, varav en är huvudredaktör.
• Fem dokumenthandläggare, en från vardera studentavdelningen, avdelningen för ekonomi och upphandling, HR-avdelningen, avdelningen för universitetsgemensam IT samt säkerhetsavdelningen.
• Tre dokumenthandläggare, en från respektive områdeskansli.

Redaktionsgruppen ska ha ett övergripande kvalitetsansvar för mål- och regelsamlingen samt gemensamt initiera och samordna utveckling som rör den löpande hanteringen av styrdokument inom Uppsala universitet.

I redaktionsgruppens uppgifter ingår att:

• säkerställa att det finns mallar/skrivanvisningar för olika typer av styrdokument,
• tillhandahålla rutiner för regelbunden uppdatering av samtliga styrdokument i mål- och regelsamlingen,
• tillse att hanteringen av styrande dokument samt mål- och regelsamling kommuniceras i relevanta kanaler, samt
• medverka i samordning mellan mål- och regelsamlingen samt medarbetaringången.

3.2 Huvudredaktör

Huvudredaktörens uppdrag är:

• att vara ordförande och sammankallande i redaktionsgruppen,
• att ansvara för publicering av styrdokument beslutade av konsistoriet, rektor och universitetsdirektör,
• att tillse att aktuella rutiner och mallar för arbete med universitetets styrdokument finns tillgängliga,
• att vara rådgivande och stödjande till handläggare vid framtagning av nya mål- och regeldokument och revidering av befintliga dokument, samt
• att tillse att uppföljning av dokument i mål- och regelsamlingen görs regelbundet, i enlighet med fastställda rutiner.

3.3 Dokumenthandläggare

Dokumenthandläggare utses för varje områdes/fakultetsnämnd samt avdelning som har behörighet att lägga ut styrdokument i mål- och regelsamlingen.

Dokumenthandläggarens uppdrag är:

• att ansvara för publicering av styrdokument beslutade på sin nämndnivå eller avdelningens nivå i mål- och regelsamlingen,
• att tillse att mål- och regelsamlingen inom sitt område är aktuell och relevant, samt
• att tillse att aktuella rutiner och mallar för områdets arbete med styrdokument följs.

3.4 Avdelningschefers ansvar

I universitetsdirektörens delegation till avdelningschefer inom universitetsförvaltningen anges avdelningschefernas ansvar avseende styrande dokument inom sitt sakområde.