Rutiner för beredning av beslut om antagning av forskarstuderande vid historisk-filosofiska fakulteten

Inledning

Regler om antagning till utbildning på forskarnivå finns i 7 kap. 34–41 §§ Högskoleförordningen (HF), samt lokala föreskrifter i form av Antagningsordning och föreskrifter för betyg inom utbildning på forskarnivå vid Uppsala universitet (AFUU, UFV 2022/729), Riktlinjer för utbildning på forskarnivå vid Uppsala universitet (RUF, UFV 2022/728) och Riktlinjer för utbildning på forskarnivå inom Historisk-filosofiska fakulteten (HISTFILFAK 2023/8).

Detta dokument beskriver rutiner för beredning av beslut om antagning till utbildning på forskarnivå vid Historisk-filosofiska fakulteten utifrån fakultetens besluts- och delegationsordning. Rutinerna fastställs av dekan.

Prefekten beslutar om antagning då doktoranden finansieras genom basanslag. Fakultetsnämnden beslutar om antagning då doktoranden inte är anställd vid Uppsala universitet (anställning vid annat lärosäte, stipendiefinansiering, SIDAs bilaterala sandwichprogram och s.k. industridoktorand) samt vid antagning med mål att avsluta med licentiatexamen. Dekanen beslutar i övriga fall.

Genom dessa rutiner tillser fakultetsnämnden:

• att antagningen uppfyller kravet på öppenhet och konkurrens med undantag av de fall som anges i 7 kap. 37 § HF och 1 § AFUU
• att varje sökande genomgår samma noggranna prövning av allmän och särskild behörighet samt förmåga att tillgodogöra sig utbildningen
• att berörd institution tar det ekonomiska ansvaret om finansieringen ändras till doktorandens nackdel och/eller upphör
• att villkoren i fråga om resurser och inkomstnivå för doktorand som antas med extern finansiering är desamma som för doktorander anställda med basanslag
• att institutionen uppfyller kravet på att stipendiefinansierade doktorander utan anställning informeras om dels att de, efter ansökan till prefekt, har rätt till anställning som doktorand när tre nettostudieår återstår
• att institutionen uppfyller kravet på att stipendiefinansierade doktorander utan anställning informeras om skillnaderna i villkor jämfört med en doktorandanställning, till exempel gällande tillgång till socialförsäkringsförmåner.

Antagning av doktorand med doktorandtjänst finansierad genom basanslag

Beslut: Prefekt

Rutin för beredning: Bereds på institution i enlighet med Högskoleförordningen och lokala föreskrifter.

Antagning av doktorand med doktorandtjänst finansierad genom externa medel

Beslut: Dekan

Rutin för beredning: Institutionen inkommer med en anhållan till fakultetsnämnden om att anta doktorand finansierad med externa medel (skickas till utbildningsledare vid områdeskansliet).

Anhållan ska skrivas under av prefekt och innehålla uppgifter om doktorandens namn och personnummer, forskarutbildningsämne samt finansiär. Av anhållan ska även framgå att utlysnings- och urvalsprocessen skett i enlighet med Högskoleförordningen och lokala föreskrifter.¹

I anhållan ska framgå att institutionen tar ansvaret för doktorandens resurser (handledning, arbetsrum, etc.) och att institutionen garanterar doktoranden full finansiering under totalt fyra år i det fall nuvarande finansieringsplan ändras till doktorandens nackdel eller upphör.

Till anhållan ska bifogas blanketten Ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå. Blanketten ska skrivas under av doktorand.

Antagning av doktorand med doktorandtjänst vid annan institution inom UU

Beslut: Dekan

Rutin för beredning: Institutionen inkommer med en anhållan till fakultetsnämnden om att anta doktorand med anställning vid annan institution inom UU (skickas till utbildningsledare vid områdeskansliet).

Anhållan ska skrivas under av prefekt och innehålla uppgifter om doktorandens namn och personnummer, forskarutbildningsämne samt vid vilken institution doktoranden anställs.

Av anhållan ska även framgå att utlysnings- och urvalsprocessen skett i enlighet med Högskoleförordningen och lokala föreskrifter.

I anhållan ska framgå att institutionen tar ansvaret för doktorandens resurser (handledning, arbetsrum, etc.) och att institutionen garanterar doktoranden full finansiering under totalt fyra år i det fall nuvarande finansieringsplan ändras till doktorandens nackdel eller upphör.

Till anhållan ska bifogas en överenskommelse om finansiering mellan institutionen och den andra institutionen.

Till anhållan ska bifogas blanketten Ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå. Blanketten ska skrivas under av doktorand.

Antagning av doktorand med doktorandtjänst vid annat lärosäte

Beslut: Fakultetsnämnden

Rutin för beredning: Institutionen inkommer med en anhållan till fakultetsnämnden om att anta doktorand med anställning vid annat lärosäte (skickas till utbildningsledare vid områdeskansliet). Anhållan ska skrivas under av prefekt och innehålla uppgifter om doktorandens namn och personnummer, forskarutbildningsämne samt vid vilket lärosäte doktoranden anställs.

Av anhållan ska även framgå att utlysnings- och urvalsprocessen skett i enlighet med Högskoleförordningen och lokala föreskrifter.

I anhållan ska framgå att institutionen tar ansvaret för doktorandens resurser (handledning, arbetsrum, etc.) och att institutionen garanterar doktoranden full finansiering under totalt fyra år i det fall nuvarande finansieringsplan ändras till doktorandens nackdel eller upphör.

Till anhållan ska bifogas avtal om finansiering mellan institutionen och det andra lärosätet.

Avtalet tas fram med hjälp av Uppsala universitets juridiska avdelning.

Till anhållan ska bifogas blanketten Ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå. Blanketten ska skrivas under av doktorand.

Antagning av doktorand med stipendiefinansiering utan doktorandtjänst

Beslut: Fakultetsnämnden

Rutin för beredning: Institutionen tar i ett tidigt skede kontakt med kansliets utbildningsledare. I den kontakten klarläggs hur utlysnings- och urvalsprocessen kommer att se ut samt villkoren för stipendiet. När kandidaten identifierats inkommer institutionen med en formell anhållan till fakultetsnämnden om att anta doktorand med stipendiefinansiering (skickas till utbildningsledare vid områdeskansliet).

Anhållan ska skrivas under av prefekt och innehålla uppgifter om doktorandens namn och personnummer, forskarutbildningsämne till vilket doktoranden avses antas till samt stipendiegivare.

Av anhållan ska även framgå att utlysnings- och urvalsprocessen skett i enlighet med Högskoleförordningen och lokala föreskrifter.

Till anhållan ska bifogas ett avtal mellan Uppsala universitet och stipendiegivaren, i vilket skäliga stipendievillkor garanteras.

Fakultetsnämnden kan besluta om att frångå kravet på avtal med en stipendiegivare när det uppenbart är onödigt då det berör fonder som Uppsala universitet själv förvaltar eller väletablerade nationella stipendiegivare där universitetet sedan många år väl känner till att villkoren är skäliga. Beslut om avtal med länder som bedriver säkerhetshotande verksamhet kan vara särskilt känsliga och fattas av vicerektor.

Avtalet tas fram med hjälp av Uppsala universitets juridiska avdelning.

I anhållan ska framgå att institutionen tar ansvaret för doktorandens resurser (handledning, arbetsrum, etc.) och att institutionen garanterar doktoranden full finansiering under totalt fyra år i det fall nuvarande finansieringsplan ändras till doktorandens nackdel eller upphör.

Till anhållan ska bifogas blanketten Ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå. Blanketten ska skrivas under av doktorand.

Observera att stipendiefinansierade doktorander utan anställning i direkt anslutning till antagningen ska informeras om att de, efter ansökan till prefekt, har rätt till anställning som doktorand när tre nettostudieår återstår av utbildningen. Det finns ingen tidsbegränsning för när en sådan ansökan kan inlämnas. Samtliga stipendiefinansierade doktorander ska dessutom i direkt anslutning till antagningen informeras om skillnaderna i villkor jämfört med en doktorandanställning, till exempel gällande tillgång till socialförsäkringsförmåner.

Antagning av doktorand med extern anställning
(s.k. industridoktorand)

Beslut: Fakultetsnämnden

Rutin för beredning: Begreppet ”industridoktorand” inbegriper doktorander vars anställning är förlagd till annan organisation än Uppsala universitet, som till exempel företag, annan myndighet, kommun och forskningsinstitut. Institutionen tar i ett tidigt skede kontakt med kansliets utbildningsledare. I den kontakten klarläggs bl.a. kandidatens koppling till den externa organisationen. Efter godkännande om att gå vidare med en anhållan inkommer institutionen med en anhållan till fakultetsnämnden om att anta doktorand med extern anställning (skickas till utbildningsledare vid områdeskansliet).

Anhållan ska skrivas under av prefekt och innehålla uppgifter om doktorandens namn och personnummer, forskarutbildningsämne samt uppgifter om den organisation där doktoranden är anställd.

I anhållan ska framgå att institutionen tar ansvaret för doktorandens resurser (handledning, arbetsrum, etc.) och att institutionen garanterar doktoranden full finansiering under totalt fyra år i det fall nuvarande finansieringsplan ändras till doktorandens nackdel eller upphör.

Därtill ska anhållan innehålla:

• detaljerade uppgifter om organisationen och kandidatens koppling till densamma
• institutionens motivering och beskrivning av samarbetets avsedda mervärde
• organisationens motivering och beskrivning av samarbetets avsedda mervärde
• en kort redogörelse för hur upplägget för doktorandens utbildning kommer att se ut
• en redogörelse för hur urvalsprocessen sett ut då den inte skett efter sedvanlig utlysning i enlighet med undantaget i 7 kap. 37 § HF (d.v.s. hur institutionen har säkerställt att kvalitetskravet ligger på samma nivå som vid ordinarie utlysningar).

Till anhållan ska bifogas avtal om finansiering mellan UU och organisationen. Avtalet tas fram med hjälp av Uppsala universitets juridiska avdelning.

Till anhållan ska bifogas blanketten Ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå. Blanketten ska skrivas under av doktorand.

Antagning av doktorand inom ramen för Sidas bilaterala sandwichprogram

Beslut: Fakultetsnämnden

Definition: En doktorand inom ramen för Sidas bilaterala s.k. sandwichprogram är universitetslärare från något av Sidas partnerländer antagen till utbildning på forskarnivå vid lärosätet i Sverige men med sin anställning vid lärosätet i hemlandet.

Rutin för beredning: Institutionen tar i ett tidigt skede kontakt med kansliets utbildningsledare. När kandidaten identifierats inkommer institutionen med en formell anhållan till fakultetsnämnden om att anta doktorand med extern finansiering (skickas till utbildningsledare vid områdeskansliet).

Anhållan ska skrivas under av prefekt och innehålla uppgifter om doktorandens namn och födelsedatum, forskarutbildningsämne till vilket doktoranden antas, finansiär samt samarbetsprojektets titel.

I anhållan ska framgå att institutionen tar ansvaret för doktorandens resurser (handledning, arbetsrum, etc.) och att institutionen garanterar doktoranden full finansiering under totalt fyra år i det fall nuvarande finansieringsplan ändras till doktorandens nackdel eller upphör.

Därtill ska anhållan innehålla:

• en kort redogörelse för hur upplägget för doktorandens utbildning fråga kommer att se ut (terminer i Sverige, terminer i partnerlandet, etc.)
• en redogörelse för hur urvalsprocessen sett ut då den inte skett efter sedvanlig utlysning i enlighet med undantaget i 7 kap. 37 § HF (d.v.s. hur institutionen har säkerställt att kvalitetskravet ligger på samma nivå som vid ordinarie utlysningar).

Till anhållan ska bifogas avtal om finansiering mellan UU och det andra ingående universitetet. Avtalet skrivs med hjälp av International Science Programme (ISP), Uppsala universitet.

Till anhållan ska bifogas blanketten Ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå. Blanketten ska skrivas under av doktorand.

Observera att Migrationsverket i regel kräver ett beslut om antagning för att handlägga ansökan om uppehållstillstånd och att handläggningstiden kan vara lång för sådana ärenden.

Antagning av doktorand till senare del av utbildning på forskarnivå

Beslut: Dekan

Beredning av beslut: Institutionen tar i ett tidigt skede kontakt med kansliets utbildningsledare.

Fyra villkor för antagning till senare del av utbildning på forskarnivå vid Historisk-filosofiska fakulteten är:

• den tillgodoräknade delen är relevant för det forskarutbildningsämne till vilken kandidaten ska antas
• att den institution där doktoranden är antagen ger sitt medgivande till flytten
• att doktoranden i fråga inte redan fullbordat nettostudietiden om 48 månader och
• att doktoranden uppbär doktorandtjänst vid Uppsala universitet under återstoden av den fyråriga nettostudietiden.

Antagning till senare del tillämpas endast i undantagsfall.

Institutionen ska inkomma med en anhållan till fakultetsnämnden om att anta doktorand till senare del av utbildning på forskarnivå (skickas till utbildningsledare vid områdeskansliet).

Anhållan ska skrivas under av prefekt och innehålla uppgifter om doktorandens namn och personnummer, forskarutbildningsämne, institution och lärosäte vid vilket doktoranden är antagen och anställd samt uppgifter om typ av finansiering (externa medel/basanslag) för återstoden av den fyråriga nettostudietiden. Anhållan ska innehålla ett intygande om att den tillgodoräknade delen är relevant för det forskarutbildningsämne till vilket kandidaten ska antas. Till anhållan ska bifogas doktorandens individuella studieplan (ISP), av vilken planerat disputationsdatum framgår.

I anhållan ska även ingå den mottagande institutionens motivering till flytten samt (a) ett intyg från prefekt/motsvarande vid den institution där doktoranden är antagen som bekräftar att bytet är i sin ordning (b) ett utdrag ur Ladok att doktoranden avbrutit sina studier och (c) i förekommande fall intyg från den externa finansiären att den godkänner medlens transferering.

I anhållan ska framgå att institutionen tar ansvaret för doktorandens resurser (handledning, arbetsrum, etc.) och att institutionen garanterar doktoranden full finansiering under totalt fyra år i det fall nuvarande finansieringsplan ändras till doktorandens nackdel eller upphör.

Till anhållan ska bifogas blanketten Ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå. Blanketten ska skrivas under av doktorand.

Antagning av doktorand till gemensam utbildning på forskarnivå, dvs. som planeras och genomförs av två eller flera lärosäten i nära samarbete

Beslut: Dekan

Rutin för beredning: Institutionen tar i ett tidigt skede kontakt med kansliets utbildningsledare. Avtal om gemensam utbildning planeras av prefekt i samråd med studierektor för forskarutbildningen efter godkännande av dekan. En gemensam forskarutbildning är en utbildning som utvecklas/planeras och genomförs av två eller flera lärosäten i nära samarbete. Den forskarstuderande antas då och registreras normalt sett vid samtliga lärosäten som ska utfärda examen. Utbildningen kan leda till en gemensam examen eller en dubbel examen (s.k. cotutelle). En utbildning som inte utvecklas/planeras eller genomförs tillsammans, men innehåller mobilitet till annat lärosäte eller samarbete kring handledning, betraktas inte som en gemensam utbildning.

Antagning till gemensam utbildning på forskarnivå tillämpas endast i undantagsfall.

Vid inrättande av gemensam utbildning på forskarnivå ska rutinerna i Rutin vid inrättande av gemensam utbildning på forskarnivå (UFV 2018/681) följas. I de riktlinjerna framgår hur avtal mellan de medverkande lärosätena ska tas fram.

Byte av forskarutbildningsämne

Beslut: Dekan

Rutin för beredning: Institutionen tar i ett tidigt skede kontakt med kansliets utbildningsledare. Byte av ämne kräver nytt beslut om antagning och tillämpas endast i undantagsfall. Vid byte av forskarutbildningsämne registreras avbrott i Ladok enligt fakultetens rutiner för doktoranden för det ämne som avslutas.

Till anhållan ska bifogas blanketten Ansökan om antagning till utbildning på forskarnivå. Blanketten ska skrivas under av doktorand.

Antagning med mål att avsluta med licentiatexamen

Beslut: Fakultetsnämnd

Rutin för beredning: Institutionen tar i ett tidigt skede kontakt med kansliets utbildningsledare för vidare beredning i särskild ordning.

Antagning med mål att avsluta med licentiatexamen tillämpas endast i undantagsfall.

¹ Även doktorandtjänster som bara kommer att tillsättas under förutsättning att den sökande som föreslås för tjänsten erhåller extern finansiering från relevant svenskt forskningsråd ska alltid utlysas. Gäller exempelvis Berit Wallenbergs Stiftelse som utlyser doktorandtjänster i konst- och kulturhistoria, med fokus på arkeologi eller konstvetenskap, vid ett svenskt universitet.