Regler för hyra av lokal vid Campus Gotland

Uthyrning i andra hand är inte tillåten. Om bokning sker via ombud ska denne på begäran kunna presentera fullmakt och faktureringsuppgifter för organisationen som står för aktiviteten.

Bokning skall ske genom bokningsformuläret på Campus Gotlands webbplats. Bokningsförfrågan som inkommit på annat sätt kommer inte att beaktas.

Inkomna bokningsförfrågningar behandlas i den ordning de kommit in. Inga undantag görs.

Tid

Minsta tid per hyrestillfälle är två timmar. Start- och sluttid kan endast planeras in på hel timme.

Den tid ni bokat är den tid ni har tillgång till salen. Det går alltså inte att använda salen före eller efter den bokade tiden.

Den bokade tiden ska inrymma både förberedelser och undanplockning. För ett seminarium på en timme skall alltså två timmar bokas för att möjliggöra 30 minuters för- och 30 minuters efterarbete. Vi ber er att visa hänsyn till övriga förhyrare genom att respektera hyrestiderna.

Bekräfta bokning

När lokal är bokad skickas ett bokningserbjudande där det framgår vilken lokal och tid som blivit bokad. I det bokningserbjudande som skickas ut finns alltid det bästa alternativ vi kan erbjuda baserat på era önskemål.

Reserverad lokal skall bekräftas av förhyraren genom den bekräftelselänk som finns på sista sidan i bokningserbjudandet. Det går inte att bekräfta på annat sätt. Bokningen skall bekräftas inom två veckor från det att erbjudandet skickats ut. I annat fall anses bokningen återtagen och lokalen kan komma att erbjudas annan förhyrare. När ni har bekräftat er bokning är bokningen bindande.

I de fall lokal inte kan tillhandahållas enligt önskemål, kommer besked om detta att lämnas, eventuellt tillsammans med erbjudande om andra lediga lokaler.

Återställande av lokalen

Hyrda lokaler skall återställas innan den bokade tiden går ut. Möbleringen skall vara återställd, material och skräp undanplockat och whiteboard ska vara suddad.

Uppsala universitet tar inget ansvar för problem som orsakats av andra förhyrare. Om sådana situationer skulle uppkomma lämnar universitetet däremot vid behov ut kontaktuppgifter.

Utrustning och möblering i lokalen

I bokningserbjudandet finns information om salsbenämning, antal platser i salen och vilken utrustning som ingår.

Alla våra salar hyrs ut standardmöblerade. Bilder på våra salar finns på följande länk Lokaler Almedalsveckan Campus Gotland. OBSERVERA att teknisk utrustning som t.ex. mikrofon och högtalare inte ingår. Läs mer om teknik i lokalerna under rubriken Utrustning och möblering.

Vi har ingen möjlighet att tillmötesgå önskemål om ändrad möblering, ståbord eller liknande. Däremot är förhyraren välkommen att själv möblera om under förutsättning att inga utrymningsvägar blockeras och att all möblering är återställd när den bokade tiden går ut.

Ingen effektkrävande el-utrustning får användas. Om så sker finns en risk att säkringarna går och de kan inte återställas skyndsamt. Detta kan även drabba förhyrare i anslutande lokaler.

Betalning sker mot faktura. Vid betalning senare än 30 dagar från fakturadatum debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen.

Fakturan skickas alltid till den som ansvarar för aktiviteten och kan med andra ord ej betalas av ombud.

När ni bekräftat bokningen är bokningen bindande. Om avbokning sker före den 15 maj försöker vi hitta en ny förhyrare. Lyckas detta återbetalas hyran. Vid avbokningar senare än den 15 maj debiteras alltid full hyra.

I bokningserbjudandet finns en länk för avbokning som kan användas om avbokning önskas av icke bekräftad bokning.

Enligt ordningslagen krävs det tillstånd för att samla människor till ett arrangemang som inte är privat. Tillstånd för Allmän sammankomst söks hos Polismyndigheten.

I första hand är du som anordnare ansvarig för säkerheten, det vill säga att det råder god ordning vid sammankomsten. Polisen kan besluta om särskilda villkor som du måste följa.

Polisen kan också besluta om vilka polisresurser som behövs för arrangemanget.

• Polistillstånd skall på begäran kunna uppvisas.

Internetuppkoppling

Internetuppkoppling ingår inte i hyran. I regel finns det trådlösa nätverket UU-guest tillgängligt i lokalerna men ingen garanti ges för vare sig kapacitet eller täckning.

Om förhyraren har för avsikt att direktsända (strömma) evenemanget via Internet skall detta anges i formuläret i bokningsförfrågan.

Villkor för fast nätverk i samband med direktsändning:

• Erbjudande av fasta nätverksuttag i hyrd sal sker i mån av tillgång.
• Ingen garanti ges för kapaciteten i det fasta nätverket.
• Förhyraren förbinder sig att endast koppla in utrustning avsedd för direktsändning i dessa uttag.
• Switch, hub, router eller accesspunkt får inte anslutas till uttagen.
• Förhyraren ansvarar för att erforderlig utrustning och tjänster för direktsändning finns tillgängligt.
• Förhyraren måste meddela MAC-adress för utrustning som behöver kopplas in i uttagen till av-support-cg@uu.se, senast vecka 23.
• Teknisk support ges enbart på anslutningen till uttaget och dess nätverksförbindelse.

Ljud och ljus

Utrustning för ljud och ljus finns inte tillgängligt i universitetets lokaler under Almedalsveckan. Våra lokaler används för undervisning och kräver normalt sett inte extra ljud och ljus.

PA-tjänster kan beställas genom de företag som anges på Almedalsveckans officiella webbplats. Meddela oss gärna om ni har för avsikt att hyra in denna typ av tjänst.

I våra lokaler finns restaurang Maltfabriken. Från dem är ni välkomna att beställa vatten, kaffe, smörgåsar, luncher eller annan mat och dryck, både för leverans till er bokade sal, för catering eller för förtäring i restaurangen.

Innanför Almedalsbibliotekets entré finns Café Foajé som bl a erbjuder kaffe, the, bakverk och lättare luncher.

Observera!
Mat och dryck är inte tillåtet i salarna B23 och B24.
Ingen egen beredning av mat eller dryck får ske i våra lokaler.

Affischering och uppställning av roll-ups är endast tillåten i direkt anslutning till den hyrda lokalen. Dessa får dock inte placeras så att de försvårar framkomlighet eller blockerar utrymningsvägar och brandredskap.

De får heller inte fästas på sådant sätt som lämnar spår på eller skadar den yta där affischeringen sker.

Uppsala Universitet tillhandahåller inte hjälp med kopiering eller utskrifter. För kopierings- och trycktjänster ber vi er kontakta något av företagen på Almedalsveckans officiella webbplats.

Arrangören för ett evenemang vid Uppsala universitet är ansvarig för evenemangets säkerhet. Det innebär bland annat att:

• besökare ska kunna känna sig trygga och välinformerade i händelse av en incident,
• polisen är informerad om, eller har beviljat tillstånd för, evenemanget i de fall det är föreskrivit enligt ordningslagen (1993:1617), samt att
• områdets intendent/motsvarande är informerad om vilka eventuella risker evenemanget bedöms kunna medföra.

Bevakningspersonal

Om ni bedömer att det finns en högre risknivå och att bevakningspersonal bör bokas skall detta ske genom Säkerhetsavdelningen vid Uppsala universitet. All bevakning inom universitetets område utförs av personal från universitetets upphandlade bevakningsleverantör. Enda undantaget är för individer med personskydd (exempelvis från Säkerhetspolisen och Polisen).

Bokningsförfrågningar skall inkomma till Säkerhetsavdelningen senast 20 arbetsdagar före evenemanget och sker genom e-post till security@uu.se. Ange även i bokningsformuläret att ni önskar väktare.

Arrangören står för kostnaden för eventuell bevakningsinsats.

Genom att bidra med trygghetsskapande åtgärder under ett evenemang bidrar du till att områdets goda krisberedskap.