Regler för hyra av lokal vid Campus Gotland

Bokningsförfrågan som inkommit på annat sätt än genom bokningsformuläret på Campus Gotlands webbplats kommer inte att beaktas.

• Den bokade tiden ska inrymma både förberedelser och undanplockning. För ett seminarium på en timme så ska alltså två timmar bokas för att möjliggöra 30 minuters för- och 30 minuters efterarbete.

Minsta tid per hyrestillfälle är två timmar. Start- och sluttid kan endast planeras in på hel timme.

Inkomna bokningsförfrågningar behandlas i den ordning de kommit in. Inga undantag görs.

I de fall lokal enligt förfrågan inte kan tillhandahållas kommer besked om detta att lämnas, eventuellt tillsammans med erbjudande om andra lediga lokaler. I det bokningserbjudande som skickas ut finns alltid det bästa alternativ vi kan erbjuda baserat på era önskemål.

• Reserverad lokal bekräftas genom länk som du hittar på sista sidan i bokningserbjudandet. Du måste svara på bekräftelsen inom två veckor från det att erbjudandet skickats ut. Bekräftad bokning är bindande.

• Bekräftad bokning är bindande. Om avbokning sker före den 15 maj försöker vi hitta en ny hyresgäst. Lyckas detta återbetalas hyran. Vid avbokningar senare än den 15 maj debiteras alltid full hyra.

I bokningserbjudandet finns en länk för automatisk avbokning som kan användas om avbokning önskas av icke bekräftad bokning.

Betalning sker mot faktura. Vid betalning senare än 30 dagar från fakturadatum debiteras dröjsmålsränta enligt räntelagen.

I bokningserbjudandet finns information om salsbenämning, antal platser i salen och vilken utrustning som ingår.

Alla våra salar hyrs ut standardmöblerade. Bilder på våra salar finns på vår webbplats.

Vi har ingen möjlighet att tillmötesgå önskemål om ändrad möblering, ståbord eller liknande. Däremot är hyresgästen välkommen att själv möblera om under förutsättning att inga utrymningsvägar blockeras och att all möblering är återställd när den bokade tiden går ut.

Ingen effektkrävande elutrustning får användas. Om så sker finns en risk att säkringarna går och de kan inte återställas skyndsamt. Detta kan även drabba hyresgäster i anslutande lokaler.

• Hyrda lokaler ska återställas innan bokade tiden går ut. Möbleringen ska vara återställd, material och skräp undanplockat och whiteboard ska vara suddad.

Enligt ordningslagen krävs det tillstånd för att samla människor till ett arrangemang som inte är privat. Tillstånd för Allmän sammankomst söks hos Polismyndigheten.

I första hand är du som anordnare ansvarig för säkerheten, det vill säga att det råder god ordning vid sammankomsten. Polisen kan besluta om särskilda villkor som du måste följa. Polisen kan också besluta om vilka polisresurser som behövs för arrangemanget.

• Polistillstånd ska på begäran kunna uppvisas.

Internetuppkoppling ingår inte i hyran. I regel finns det trådlösa nätverket UU-guest tillgängligt i lokalerna men ingen garanti ges för varken kapacitet eller täckning.

Om hyresgästen har för avsikt att direktsända (strömma) evenemanget via Internet ska detta anges i formuläret i bokningsförfrågan. Villkor för fast nätverk i samband med direktsändning:

• Om man har behov av att rigga i salen MÅSTE man boka extra tid för det. Det finns inget utrymme för att rigga utrusning mellan de olika bokningarna. Bokningen ska omfatta tid för iordningställande!

• Erbjudande av fasta nätverksuttag i hyrd sal sker i mån av tillgång.
• Ingen garanti ges för kapaciteten i det fasta nätverket.
• Hyresgästen förbinder sig att endast koppla in utrustning avsedd för direktsändning i dessa uttag.
• Varken switch, hub, router eller accesspunkt får anslutas till uttagen.
• Hyresgästen ansvarar för att erforderlig utrustning och tjänster för direktsändning finns tillgängligt.
• Hyresgästen måste meddela MAC-adress för utrustning som behöver kopplas in uttagen till av-support-cg@uu.se, senast vecka 24.
• Teknisk support ges enbart på anslutningen till uttaget och dess nätverksförbindelse.

Våra lokaler används för undervisning och kräver normalt sett inte extra ljud och ljus. Under Almedalsveckan kan det dock finnas behov av bl a ljudutrustning.

PA-tjänster kan beställas genom de företag som anges på Almedalsveckans officiella webbplats.

I våra lokaler finns restaurang Maltfabriken. Från dem är ni välkomna att beställa vatten, kaffe, smörgåsar, luncher eller annan mat och dryck både för leverans till er bokade sal, för catering eller för förtäring i restaurangen. I salarna B23, B24 samt D24 tillåts inte mat och dryck.

Utanför sal E22 ligger Café Foajé som bl a erbjuder kaffe, the, bakverk och lättare luncher.

• Ingen egen beredning av mat eller dryck får ske i våra lokaler.

Affischering och uppställning av roll-ups är endast tillåten i direkt anslutning till den hyrda lokalen. Dessa får dock inte placeras så att de försvårar framkomlighet eller blockerar utrymningsvägar och brandredskap.

De får heller inte fästas på sådant sätt som lämnar spår på eller skadar den yta där affischeringen sker.

För kopierings- och trycktjänster ber vi er kontakta något av företagen på Almedalsveckans officiella webbplats.

Om arrangemanget bedöms kunna äventyra säkerhet och ordning i universitetets lokaler kommer väktare att tas in. Kostnaden för väktare kommer att debiteras hyresgäst.

Bedömningen görs av Säkerhetsavdelningen vid Uppsala universitet och kan inte överklagas. Hyresgästen äger rätt att avboka utan kostnad inom två veckor från det datum Säkerhetsavdelningen meddelat beslutet via e-post.