Amerikansk finansiering - efter beviljat bidrag
När du har beviljats ett amerikanskt forskningsbidrag och ska påbörja ditt projekt är det en rad saker som du behöver tänka på.
Kontrakt behöver upprättas, forskningsmedel ska rekvireras och bokföras korrekt, och både de vetenskapliga och ekonomiska resultaten ska så småningom rapporteras till finansiären.
Nedan kan du läsa mer om saker du behöver ta hänsyn till när du bedriver ditt amerikanskfinansierade forskningsprojekt.
Kontrakt
Vid beviljat bidrag får huvudsökande beslutet i form av en så kallad "Notice of Award" (NoA). Detta dokument utgör kontraktet som universitetet ingår med NIH. Juridiska avdelningen hjälper dig som forskare att granska kontraktet innan det godkänns av Vice-rektor för det aktuella vetenskapsområdet. Först efter detta godkännande kan du börja rekvirera medel.
Kontakta Forskningsstöd snarast när du har fått en NoA.
Om du är medsökande på en ansökan till NIH, ska universitetet ingå ett så kallat "subkontrakt" med den huvudsökande organisationen. Den huvudsökande organisationen tar fram subkontraktet. Observera att prefekten inte får underteckna detta avtal, utan det måste göras av Vice-rektor för det aktuella vetenskapsområdet. Innan Vice-rektor signerar kontraktet måste det granskas av Juridiska avdelningen.
Kontakta Forskningsstöd snarast om du får reda på att en ansökan som du är medsökande på har blivit beviljad.
Under ett pågående projekt kommer årligen en ny NoA till den huvudsökande och därmed nya "subkontrakt" till eventuella medsökande. Även dessa ska godkännas och undertecknas av Vice-rektor. Forskningsstöd hjälper dig med detta.
NIH kräver att utländska medsökande årligen tillgängliggör kopior av all dokumentation (inklusive labb-böcker och data) som stödjer forskningsresultaten till huvudmottagaren. Detta krav ska regleras i kontraktet. Kravet innebär en risk för att väldigt mycket data kan behöva lämnas ut, vilket kanske inte är möjligt utifrån svensk och europeisk lag. Det är därför viktigt att diskutera med din motpart i USA exakt vilken dokumentation som kommer behöva delas. Forskningsstöd och Juridiska avdelningen stöttar dig i att ta fram en avtalsformulering som fungerar för ditt projekt.
Rekvirering, konton och bokföring
I NIH-finansierade projekt rekvirerar institutionen kostnader i efterhand. I NoA eller "subkontraktet" framgår det med vilka intervall rekvireringarna kan göras. Subkontrakt innehåller även ofta en mall för hur huvudmottagaren vill att fakturorna ska se ut.
Direkta medel betalas ut direkt till institutionen. Indirekta medel, så kallad F&A, får inte användas som vanlig OH och ska därför bokföras på ett universitetsövergripande konto. Detta gäller när universitetet är både huvudmottagare och medmottagare.
Humanstudier
Observera att svensk och amerikansk lagstiftning definierar humanstudier på olika sätt. Den svenska definitionen kan du läsa mer om på Etikprövningsmyndigheten. Potentiellt kan alltså en studie som inte räknas som humanstudie enligt amerikansk lagstiftning ändå räknas som det här i Sverige och därmed kräva tillstånd från Etikprövningsmyndigheten.
Använd gärna NIHs verktyg för att avgöra om din forskning definieras som ”Human Subject Research” enligt amerikansk lagstiftning
Om ditt projekt involverar humanstudier enligt den amerikanska definitionen krävs, förutom godkännande av Etikprövningsmyndigheten, godkännande av universitetets ”Internal Review Board” (IRB). Denna nämnd är speciellt inrättad för att uppfylla de krav på granskning av humanstudier som NIH ställer. Godkännande från IRB krävs både inför projektstart och årligen under projektets gång. Forskningsstöd hjälper dig med detta. Var därför noga med att meddela Forskningsstöd om ditt projekt involverar humanstudier redan vid inskickandet av ansökan.
Om ditt projekt involverar humanstudier behöver du även gå en obligatorisk webbkurs i humanetik. Kontakta Forskningsstöd för att få tillgång till kursen.Om ni hanterar personuppgifter i projektet är det viktigt att du är medveten om att sådana uppgifter inte får överföras från Sverige till USA utan vidare skyddsåtgärder.
Rapportering
Som forskare kan du oftast inte skicka in rapporteringar till NIH själv, utan det behöver en officiell representant för universitetet göra (till exempel någon på Forskningsstöd eller en ekonom på Avdelningen för ekonomi och upphandling). Du behöver därför kontakta Forskningsstöd i god tid innan rapporten ska vara inne.
Tidrapportering
Tidrapportering krävs för all personal vars löner helt eller delvis bekostas av NIH-medel. Kontakta ekonomen på din institution eller Avdelningen för ekonomi och upphandling för att få en mall för tidrapportering.
Ekonomisk rapportering
Huvudmottagaren av NIH-medel ska skicka in en ekonomisk rapport (kallad "Federal Financial Report", FFR) till NIH antingen årligen eller endast efter avslutat projekt. Om NoA indikerar att projektet går under Streamlined Non-competing Award Process (SNAP) krävs rapportering endast efter avslutat projekt. Annars krävs en årlig ekonomisk rapportering. Avdelningen för ekonomi och upphandling är behörig att skicka in den ekonomiska rapporten i NIH:s ekonomisystem. Institutionsekonomen tillsammans med forskaren tillhandahåller ekonomiavdelningen med underlag för denna rapport.
Vetenskaplig rapportering
Huvudmottagaren av NIH-medel ska årligen skicka in en vetenskaplig rapport (kallad Research Performance Progress Report, RPPR) via NIH:s webbsystem (eRA Commons). Du som forskare färdigställer rapporten men det är Forskningsstöd som skickar in den. Kontakta Forskningsstöd snarast när det är dags för denna rapportering.
NIH kräver att utländska medsökande, inför den årliga vetenskapliga rapporteringen, ger tillgång till all dokumentation (data, labböcker etc) som stödjer forskningsresultaten. Digital tillgång till materialetär godkäns.
Rapportering av innovationer
I samband med den årliga vetenskapliga rapporteringen ska även eventuella patent som tagits fram i projektet rapporteras i iEdison-systemet. Efter avslutat projekt ska en slutrapport över alla patent skickas in. Observera att denna slutrapport ska skickas in även om du inte har tagit fram några patent inom projektet.
Årliga obligatoriska intyg
Du som forskare behöver årligen skicka in två signerade intyg till Forskningsstöd under hela bidragsperioden.
1. Principal Investigator Assurance Form (PIA; e-blankett)
Om Uppsala universitet är huvudsökande organisation kräver finansiären att den huvudansvariga forskaren skickar in en PIA i samband med den årliga vetenskapliga rapporten, samt i samband med requests for prior approval. I PIA intygar forskaren bland annat att informationen som skickas in är korrekt och sanningsenlig samt att hen tar ansvar för det vetenskapliga utförandet i projektet.
2. Redovisning av signifikanta finansiella intressen (e-blankett)
NIH kräver att varje forskare med ansvar i projektet årligen redovisar eventuella finansiella intressen som är kopplade till dennas förpliktelser gentemot universitetet (det vill säga forskning, undervisning, administration) och att organisationen bedömer huruvida en intressekonflikt existerar. Observera att du ska lämna in redovisningen även om du inte har några ekonomiska intressen. I samband med att du fyller i denna blankett får du också intyga att du har gått en kort, obligatorisk utbildning i NIH:s regelverk för hantering av finansiella intressekonflikter (länk till utbildningen finns i e-blanketten).
Granskning av god forskningssed
Universitetet måste följa amerikanska riktlinjer och regelverk rörande god forskningssed. Det innebär bland annat att:
- Universitetet årligen skickar in en rapport om eventuell oredlighet i forskning finansierad av federala amerikanska anslag till ”Office of Research Integrity" (ORI),
- Universitetet ska samarbeta med ORI om oredlighet i forskning identifieras.
- Universitetet ska rapportera till ORI hur identifierad oredlighet har hanterats.
ORI sammanställer de fall där forskare inte följt god forskningssed på sin webbsida, där de även publicerar namn. Du som forskare behöver inte göra något i denna granskning. Det sköts av Forskningsstöd och juridiska avdelningen.
Hjälp och stöd efter beviljat bidrag
Forskningsstöd stödjer dig som har fått ett beviljat federalt bidrag, t ex vid rapporteringar och frågor som uppstår.
Juridiska avdelningen och Forskningsstöd hjälper dig att granska kontraktet och få det godkänt av Vice-rektor för det aktuella vetenskapsområdet. Avdelningen för ekonomi och upphandling kan ge stöd till institutionsekonomen att ta fram underlag till den ekonomiska rapporteringen till NIH. Det är även den avdelningen som ansvarar för att skicka in rapporten till NIH.
När det är dags för den årliga vetenskapliga rapporten hjälper Forskningsstöd dig att skicka in den i NIH:s webbsystem. Om du bedriver humanstudier hjälper Forskningsstöd dig även med beredning av ärendet till universitetets Internal Review Board, för att få dess obligatoriska godkännande inför projektstart samt årligen under pågående projekt.
En bidragsansökan till NIH skiljer sig från svenska ansökningar - den är generellt mer omfattande och komplex.
Läs mer om hur du ansöker om amerikansk finansiering vid Uppsala universitet
Kontakt
Avd. för ekonomi och upphandling
Information om överföring av personuppgifter till tredje land: Jacob Håkansson