Skriva och utveckla ansökan

En forskningsansökan ska hjälpa utvärderaren att snabbt förstå:

vilket problem du/ni ska lösa
varför det är viktigt att lösa problemet
på vilket sätt projektet är innovativt och nydanande
hur projektet ska genomföras
varför just du eller ni är rätt personer och miljö

En stark ansökan är tydlig, relevant, trovärdig och genomförbar.

Din viktigaste uppgift är att hjälpa utvärderarna att förstå dina idéer, projektets kvalitet och potential. Läsaren ska aldrig behöva leta efter svaren eller gissa vad du menar.

Skriva EU-ansökan

Inspelat webbinarium om ansökningar till Horisont Europa.

Skriv en framgångsrik ansökan till Horisont Europa, inspelat webbinarium Europeiska kommissionen (24 mars 2021)

Planera ansökan

Bra ansökningar börjar långt innan skrivandet. Planering ger bättre kvalitet och minskar stress nära deadline.

Starta i tid

Hur mycket tid som går åt för att skriva ansökan beror på flera saker:

Hur erfaren du är att skriva en bidragsansökan.
Om du börjar från början eller utgår från en tidigare ansökan.
Hur komplex ansökan är.

I vilket fall som helst behöver du antagligen mer tid än du tror.

För en projektansökan till Vetenskapsrådet är tumregeln åtta till tio veckor. För en ansökan om ett större samarbetsprojekt från EU kan det ta dubbla den tiden (eller mer).

Planera samarbeten och immateriella rättigheter

Om ditt projekt omfattar samarbeten, externa parter, data, material eller möjlig kommersialisering är det viktigt att tidigt fundera på frågor kring ansvarsfördelning, avtal och immateriella rättigheter.

Många finansiärer förväntar sig att dessa frågor är genomtänkta redan vid ansökningstillfället – särskilt i större samarbetsprojekt och internationella konsortier.

Det kan exempelvis handla om:

roller och ansvar i projektet,
hantering av forskningsdata och resultat,
sekretess och informationsdelning,
ägande och nyttjande av immateriella tillgångar,
behov av samarbets- eller konsortieavtal.

Att planera detta tidigt kan stärka både projektets genomförbarhet och kvaliteten i ansökan.

Lär känna finansiären, den specifika utlysningen och utvärderarna

Se till att din ansökan passar för finansiären och den utlysning du söker i genom att:

Förstå varför du ska söka i den aktuella utlysningen och vad finansiären vill ha så att du kan formulera texten utifrån det. Var extra noga med detta om du utgår från en tidigare ansökan.
Hitta projekt som tidigare beviljats av finansiären. I databasen Swecris hittar du id-nummer för beviljade projekt. Med hjälp av projektets id-nummer kan du hämta information om projekten från finansiärerna. Swecris – sök bland svenska forskningsprojekt.
Läs instruktionerna till granskarna för att förstå vad finansiären/utlysningen är ute efter. Se till att tydligt få med detta i ansökan.
Om möjligt, läs på om utvärderarna och/eller sammansättningen av utvärderingspanelen. Det är bra att veta vilka du skriver för.
Om en samhällsorganisation eller industrin är representerade i panelen måste du skriva så att du fångar även dessa icke-akademiker.

Strategi för att hitta rätt finansiering

Läs instruktionerna – och följ dem

Det här är inte rätt tillfälle att vara kreativ! Du behöver följa finansiärens instruktioner noggrant.

Om du inte följer utlysningens krav och andra instruktioner kan du diskvalificeras från att ansöka. Och även om det inte sker riskerar du att granskarna får en negativ bild av dig och ditt projekt.

Planera upplägget på projektplanen

Innan du börjar skriva ditt första utkast – bestäm vilka huvud- och underrubriker du ska använda. Du måste förstås använda de rubriker som finns i utlysningens instruktioner (t.ex. ”Syfte och mål”, ”Bakgrund”, ”Preliminära data” etc) men du kan också lägga till mer informativa rubriker som beskriver din ”story” (t.ex. “Genetic determinants in cardiovascular disease”, “Lack of knowledge about xx”, “State-of-the-art technology for studying xx”).

Lägg därefter in i punktform vad du tänker ha med i respektive avsnitt.

Nu har du en bra grund för att börja skriva på ansökan.

Budget i ansökan

Förutom de uppenbara kostnaderna för att genomföra projektet, behöver du också tänka på lönebikostnader, löneökning och indirekta kostnader (overhead) när du sätter upp din projektbudget.

Budget i externfinansierade forskningsprojekt

Särskilda budgetregler gäller för federala amerikanska bidrag

Skriva ansökan

En genomarbetad ansökan svarar på frågorna vem, vad, varför, hur, när, var och med vad – utan att läsaren behöver gissa. Läsaren ska aldrig behöva leta efter svaret.

En stark ansökan uppfyller:

tydlighet – vad och hur
relevans – varför
trovärdighet – vem och var
genomförbarhet – när och med vad

Vägledande frågor innan du börjar skriva

Innan du börjar skriva din projektplan finns det vissa nyckelfrågor som du bör överväga. Se till att svaren på dessa frågor på ett eller annat sätt finns med i din ansökan.

Frågor att ta ställning till innan du börjar skriva din projektplan:

Vilket problem eller utmaning adresserar detta projekt?
Varför är det viktigt att ta itu med detta problem?
Vilka är de nuvarande kunskapsluckorna (som du kommer att fylla)?
Varför har ingen annan lyckats lösa detta problem tidigare?
Varför är du rätt person att ta itu med detta problem?
Vilka är dina unika egenskaper eller resurser som säkerställer ett framgångsrikt projekt?
Varför är det rätt tid att ta itu med detta problem nu?

Din forskningsansökan ska på ett övertygande sätt hjälpa bedömare besvara:

Varför ska just detta projekt finansieras?
Varför nu?
Varför denna forskare?
Varför denna miljö?
Varför är risken värd att ta?

Fånga läsarens intresse tidigt – skriv en intresseväckande förstasida

Både projektets titel, projektplanens första sida, samt abstrakten behöver vara intresseväckande. Väck läsarens intresse med en informativ, kort och lättförståelig titel.

Ansökans första sida behöver förklara vad projektet ska åstadkomma och varför detta är viktigt.

Vad handlar projektet om? Vilket problem ska lösas?
Varför är forskningen viktig nu? Vetenskapligt? Samhälleligt?
Vem ska genomföra projektet? Varför är du rätt person att genomföra projektet?

Abstrakten ska sammanfatta projektplanen kort och koncist. Ge utvärderarna den information de behöver för att de ska kunna förstå vad projektet går ut på. Väck nyfikenhet.

Fånga läsaren tidigt – skriv en intresseväckande förstasida

Skapa en struktur som vägleder läsaren

En tydlig informationsstruktur hjälper bedömaren att snabbt förstå projektidén, följa argumentationen och behålla fokus genom hela ansökan.

Utforma texten så att läsaren hela tiden vet:

vad stycket handlar om
varför informationen är viktig
hur den kopplar till nästa del

Fundera tidigt på:

I vilken ordning bör argumenten presenteras?
Vad måste bedömaren förstå först för att resten ska bli tydligt?

Informativa rubriker

Använd informationsbärande över- och underrubriker som hjälper läsaren att orientera sig i texten. Rubrikerna ska signalera innehåll och funktion – inte bara ämnesområde.

Undvik generiska rubriker som Models, Methods, Background etc.

Skriv i stället:

Patient-derived models for therapeutic research
Why current diagnostic methods fail
Integrating clinical and computational data

Bra rubriker fungerar som vägvisare och gör det möjligt för bedömaren att snabbt förstå textens struktur och huvudbudskap.

Meningsuppbyggnad

Placera den viktigaste informationen tidigt i meningen. Bedömare läser ofta snabbt och selektivt; centrala budskap ska därför inte döljas sent i resonemanget.

Skriv:

korta meningar
en huvudtanke per mening
aktivt och konkret språk

Undvik långa meningar med flera sidospår eller omfattande förklaringar innan huvudpoängen blir tydlig.

Styckesstruktur

Låt varje stycke behandla ett huvudämne. Inled stycket med en tydlig kärnmening som presenterar huvudbudskapet direkt och hjälper läsaren att förstå varför stycket är relevant.

En effektiv styckesstruktur kan ofta följa denna logik:

kärnmening – huvudbudskapet i stycket
förklaring eller bevis
betydelse eller konsekvens
övergång till nästa resonemang

Håll styckena relativt korta. Långa textblock gör det svårare för läsaren att identifiera huvudbudskapet.

Avsluta gärna stycket med en sammanfattande eller framåtblickande mening som binder ihop argumentationen och leder vidare till nästa del. Detta är särskilt viktigt för granskare som inte är experter inom området eller inte delar samma ämnesspecifika referensramar.

Placera inte huvudbudskapet mitt i stycket – viktig information riskerar då att försvinna i detaljerna.

Skapa en stark röd tråd

Hitta din berättelse (story) och håll dig till den genom hela projektplanen. Berättelsen bildar en större kontext som läsaren kan förstå ditt projekt utifrån. Berättelsen definieras på förstasidan. Återkom till de viktiga elementen i berättelsen – det vill säga mål, syfte, kunskapsluckor, problem och motivering som belyser varför det är viktigt att fylla kunskapsluckan – genom hela ansökan.

Exempel på story utifrån Problem-Gap-Hook-metoden:

“Men live shorter and are more susceptible to disease at younger ages compared with women. The loss of chromosome Y (LOY) mutation could help explain this life expectancy difference. However, the causal relations between LOY and disease are yet to be discovered. Screening for LOY and thus identifying individuals with increased risk could result in earlier diagnoses and treatment. The long-term goal is increased survival of men. My proposal aims for comprehensive understanding of the cellular changes induced by LOY in immune cells and delineation of associated disease mechanisms that could explain why men with LOY in the immune cells of blood have a higher risk for disease in other organs.”

(Exemplet är anpassat från Lars A. Forsbergs beviljade ERC-ansökan.)

För att hålla dig till din story i avsnittet Aktuell forskningsfront (ibland kallad Bakgrund eller State-of-the-art) i projektplanen, behöver du sålla mycket i bakgrundslitteraturen och bara ta med den litteratur som är helt relevant för din story. Det är också viktigt i detta avsnitt att inte bara fokusera på vad vi redan vet, utan snarare ha stor fokus på de kunskapsluckor (gaps) som du kommer att fylla i ditt projekt.

Skapa tydlighet i din text – språk och layout

Hur ska jag uttrycka det jag vill berätta?

Anpassa språket till presumtiva läsare, exempelvis:

panelens expertisnivå
internationella bedömare
interdisciplinära granskare

Språk för tydlighet och läsbarhet

Använd:

aktivt språk
korta meningar
konsekvent terminologi
tydliga kärnmeningar som visar vad stycket handlar om och varför det är relevant

Aktivt språk gör texten mer direkt och lättläst. Skriv till exempel ”Jag kommer att testa den här teorin” i stället för ”Den här teorin kommer att testas”. Passiv form kan dock vara lämplig exempelvis i metodbeskrivningar där det inte är relevant vem som utför handlingen.

Kontrollera även att din ansökan inte har några typografiska eller grammatiska fel.

Anpassa texten till olika expertisnivåer

Utvärderingskommittéer består ofta av forskare från andra områden än ditt samt ibland även representanter från samhälle och näringsliv.

För att ansökan ska vara begriplig för alla:

beskriv ditt projekt utan teknisk jargong
generalisera tillräckligt för att icke-experter ska förstå
ge samtidigt tillräcklig detaljnivå för att experter ska vara tillfredsställda

För att underlätta förståelse:

skriv så att argumentationen blir lätt att följa även för icke-experter
avsluta stycken med en mening som sammanfattar huvudpoängen och leder vidare i resonemanget
introducera komplexitet gradvis och undvik att gå in på detaljer för tidigt i ansökan

Bilder, layout och läsbarhet

Om ansökan innehåller bilder, se till att de är:

relevanta för texten
lätta att förstå
försedda med beskrivande bildtexter
tydliga även i svartvitt

En genomtänkt layout och välavvägd text hjälper bedömaren att snabbt få en relevant överblick över projektet. Strukturera informationen så att läsaren enkelt kan orientera sig, förstå projektets relevans och följa argumentationen steg för steg.

Använd:

tydliga rubriker och stycken
figurer när de förtydligar innehållet
markering av centrala budskap och viktiga slutsatser
endast text som bidrar till förståelse och argumentation (överväg att ta bort överflödig text)

Utforma layouten så att den stödjer ansökans tydlighet, läsbarhet och helhetsintryck.

Utforma en en layout som stärker din ansökan

Vässa varje avsnitt i din projektplan

Projektplaner följer ofta ungefär samma modell med liknande avsnitt. De brukar börja med syfte och mål och aktuell forskningsfront (bakgrund) för att sedan gå vidare till projektbeskrivning. Vanligtvis behöver du också få med betydelse och nytänkande någonstans i projektplanen.

Förbättra varje avsnitt i din ansökan / projektplan

Beskriv din forsknings impact

En tydlig redogörelse för vilket nyttiggörande (impact) din forskning kan få i samhället är ofta avgörande för en framgångsrik ansökan.

En tydlig impactbeskrivning hjälper dig att visa:

vilken nytta forskningen kan skapa,
vilka målgrupper som påverkas,
hur resultaten kan användas utanför akademin,
hur projektet bidrar till samhälle, näringsliv, policy eller hållbar utveckling.

Beskriv din forsknings impact